Ćwiczenia wojskowe a okres wypowiedzenia umowy o pracę

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, co dokładnie wynika z otrzymanego dokumentu. Ten artykuł dotyczy typowej sytuacji, w której pracownik znajduje się w pasywnej rezerwie i zostaje powołany na ćwiczenia wojskowe podczas trwającego okresu wypowiedzenia. To nie jest to samo co powołanie do zasadniczej służby wojskowej ani pełnienie terytorialnej służby wojskowej.

Obowiązek stawiennictwa a trwający okres wypowiedzenia

Pełnienie służby w pasywnej rezerwie polega na odbywaniu ćwiczeń wojskowych. Mogą one być jednodniowe, krótkotrwałe, długotrwałe albo rotacyjne. Sam fakt, że pracownik jest już w okresie wypowiedzenia, nie znosi obowiązku stawienia się w miejscu i terminie wskazanym w decyzji o powołaniu.

Jednocześnie ustawa o obronie Ojczyzny nie przewiduje dla ćwiczeń pasywnej rezerwy mechanizmu odpowiadającego art. 303 ust. 3. Przepis ten stanowi, że wypowiedzenie dokonane wcześniej przez pracodawcę albo pracownika może stać się bezskuteczne, jeżeli jego okres upływa po powołaniu do zasadniczej lub terytorialnej służby wojskowej. Ćwiczenia żołnierza pasywnej rezerwy nie zostały w tym przepisie wymienione.

Dlatego jeżeli wypowiedzenie zostało skutecznie złożone przed rozpoczęciem ćwiczeń, co do zasady biegnie dalej. Data zakończenia zatrudnienia nie przesuwa się tylko dlatego, że część okresu wypowiedzenia przypada na ćwiczenia. Na czas służby pracodawca udziela urlopu bezpłatnego na zasadach z art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny, stosowanych odpowiednio do żołnierza rezerwy.

W czasie takiego urlopu pracownik zachowuje uprawnienia wynikające ze stosunku pracy z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Trzeba przy tym odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli pracodawca chciałby dopiero wręczyć wypowiedzenie w czasie urlopu, zastosowanie może mieć ogólna ochrona z art. 41 Kodeksu pracy. Jeżeli jednak wypowiedzenie zostało złożone wcześniej, późniejsze rozpoczęcie urlopu bezpłatnego na czas ćwiczeń nie powoduje jego cofnięcia ani zawieszenia.

Jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca zaplanował pracownikowi urlop wypoczynkowy, a termin tego urlopu pokryje się z ćwiczeniami pasywnej rezerwy trwającymi do 3 miesięcy, Kodeks pracy nakazuje odpowiednio przesunąć urlop albo udzielić niewykorzystanej części później. Nie oznacza to jednak automatycznego przesunięcia końcowej daty zatrudnienia. Jeżeli do dnia rozwiązania umowy urlopu nie będzie już można wykorzystać, jego rozliczenie następuje według przepisów prawa pracy właściwych dla ustania stosunku pracy.

Szerzej o samej decyzji, obowiązku stawiennictwa i podstawowych możliwościach reakcji piszemy w poradniku powołanie na ćwiczenia wojskowe.

Wniosek o zmianę terminu ćwiczeń w okresie wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia sam w sobie nie jest ustawowym wyjątkiem, który pozwala po prostu nie stawić się na ćwiczenia. Może jednak powodować realny konflikt, na przykład gdy pracownik ma w tym czasie obowiązek przekazania odpowiedzialności za projekty, rozliczenia mienia, zamknięcia spraw przed odejściem albo rozpoczęcia nowej pracy bezpośrednio po ustaniu dotychczasowego zatrudnienia.

W takiej sytuacji należy działać przed terminem ćwiczeń. Do WCR, które prowadzi sprawę, można skierować udokumentowany wniosek dotyczący zmiany terminu, a jeżeli została już wydana i doręczona decyzja o powołaniu, trzeba także uwzględnić tryb odwoławczy wskazany w pouczeniu. Samo wysłanie pisma nie daje podstaw do założenia, że termin przestał obowiązywać. Do czasu zmiany lub uchylenia rozstrzygnięcia trzeba kierować się aktualną treścią decyzji i jej wykonalnością.

Wniosek powinien wyjaśniać konkretną kolizję, a nie ograniczać się do stwierdzenia, że pracownik jest na wypowiedzeniu. Im bardziej uchwytne są skutki terminu ćwiczeń, tym łatwiej organowi ocenić sytuację. W praktyce znaczenie mogą mieć między innymi data ustania stosunku pracy, charakter obowiązków, konieczność rozliczenia powierzonego mienia, brak możliwości zastępstwa, termin rozpoczęcia nowego zatrudnienia albo inne udokumentowane obowiązki.

Szczegółowo o tym, jak opisać taką kolizję i jakie argumenty mogą mieć znaczenie, wyjaśniamy w materiale o przesunięciu terminu ćwiczeń wojskowych.

Jeżeli problem wynika nie z wypowiedzenia, lecz ze stanu zdrowia, podstawą działania powinny być dokumenty medyczne i aktualna sytuacja zdrowotna. Tego scenariusza nie należy mieszać z kolizją zawodową. Osobno omawiamy zmianę terminu z powodu choroby.

Jakie dokumenty przygotować jako pracownik lub przedsiębiorca

Nie ma jednego zamkniętego katalogu dokumentów, który w każdej sprawie gwarantowałby zmianę terminu ćwiczeń. Załączniki powinny potwierdzać dokładnie te okoliczności, na które powołuje się zainteresowany.

Pracownik w okresie wypowiedzenia powinien w szczególności rozważyć dołączenie:

• kopii wypowiedzenia albo porozumienia rozwiązującego umowę, z którego wynika data zakończenia zatrudnienia,
• kopii decyzji lub dokumentu dotyczącego powołania na ćwiczenia,
• zaświadczenia lub pisma pracodawcy opisującego czynności, których nie można wykonać przed rozpoczęciem ćwiczeń, jeżeli rzeczywiście występuje taki problem,
• dokumentów dotyczących obowiązku przekazania mienia, projektów, dokumentacji lub odpowiedzialności, jeżeli ma to znaczenie dla wniosku,
• dokumentu potwierdzającego termin rozpoczęcia nowej pracy, jeżeli właśnie ta okoliczność ma uzasadniać prośbę o zmianę terminu.

Przedsiębiorca, który nie pozostaje w stosunku pracy albo równolegle prowadzi działalność, może wykazywać rzeczywistą kolizję terminów za pomocą umów z kontrahentami, harmonogramów wykonania usług, dokumentów dotyczących zatrudnienia pracowników, terminów kontraktowych lub innych dowodów pokazujących, dlaczego jego osobista obecność w konkretnym okresie ma znaczenie. Sam fakt prowadzenia działalności nie tworzy automatycznego zwolnienia z ćwiczeń.

Inny zestaw dokumentów jest potrzebny do późniejszej rekompensaty finansowej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z 19 kwietnia 2024 r. pracownik występuje do pracodawcy o zaświadczenie zawierające dane wymagane przepisami i wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia świadczenia. Pracodawca wskazuje także liczbę dni urlopu bezpłatnego. Przedsiębiorca występuje o właściwe zaświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego. Podmioty te powinny wydać zaświadczenie niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od wniosku żołnierza.

Rekompensata, odwołanie i ryzyko niestawiennictwa

Świadczenie za utracone wynagrodzenie lub dochód

Żołnierzowi pasywnej rezerwy odbywającemu ćwiczenia przysługuje na zasadach art. 312 ustawy o obronie Ojczyzny świadczenie pieniężne rekompensujące utracone wynagrodzenie ze stosunku pracy albo utracony dochód lub przychód z działalności gospodarczej. Przepisy przewidują sposób obliczenia świadczenia, limit dzienny oraz szczególne zasady na wypadek, gdy wysokości utraconego wynagrodzenia lub dochodu nie da się ustalić.

Udokumentowany wniosek składa się do dowódcy jednostki wojskowej właściwego dla odbywanej służby. Zasady art. 312 stosowane odpowiednio do żołnierza PR przewidują złożenie wniosku nie później niż w ciągu 3 miesięcy po upływie okresu służby, a świadczenie jest ustalane i wypłacane w terminie 30 dni od złożenia wniosku. Do wniosku dołącza się zaświadczenie pracodawcy, naczelnika urzędu skarbowego albo właściwego organu gminy, zależnie od źródła utraconego wynagrodzenia lub dochodu.

Trzeba też pamiętać o skutku zakończenia zatrudnienia w trakcie ćwiczeń. Jeżeli umowa rozwiąże się zgodnie z wcześniejszym wypowiedzeniem, od następnego dnia nie ma już urlopu bezpłatnego u dotychczasowego pracodawcy ani wynagrodzenia z tego stosunku pracy, które pracownik mógłby utracić. Rekompensata z tytułu tego zatrudnienia może więc dotyczyć jedynie okresu, w którym stosunek pracy jeszcze trwał i występowała utrata wynagrodzenia. Jeżeli żołnierz równolegle prowadzi działalność gospodarczą, jej utracony dochód lub przychód ocenia się odrębnie według przepisów.

Niezależnie od świadczenia rekompensującego żołnierzowi odbywającemu ćwiczenia przysługuje także uposażenie zasadnicze za dni ćwiczeń na zasadach art. 479 ustawy. Przy ustalaniu rekompensaty uwzględnia się uposażenie zgodnie z art. 312.

Odwołanie od decyzji o powołaniu

Decyzja o powołaniu na ćwiczenia wojskowe podlega odwołaniu w administracyjnym toku instancji. Na podstawie art. 122 ustawy o obronie Ojczyzny stosuje się zasady Kodeksu postępowania administracyjnego. Co do zasady termin na odwołanie wynosi 14 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, do organu wyższego stopnia, którym w sprawach decyzji szefa WCR jest Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji.

W decyzji trzeba sprawdzić pouczenie o środku zaskarżenia i wykonalności. Ustawa wyłącza natomiast skargę do sądu administracyjnego na decyzję w sprawie powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych. To odróżnia tę kategorię spraw od wielu innych decyzji wydawanych na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny.

Co grozi za niestawienie się bez usprawiedliwienia

Nie należy traktować okresu wypowiedzenia ani samego złożenia wniosku o zmianę terminu jako zgody na niestawienie się. Art. 682 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje karę aresztu albo grzywny między innymi za nieusprawiedliwione niestawienie się w określonym terminie i miejscu na wskazane ćwiczenia wojskowe. Jeżeli pojawi się przeszkoda uniemożliwiająca stawiennictwo, trzeba ją niezwłocznie zgłosić właściwemu organowi i odpowiednio udokumentować.

FAQ

Czy ćwiczenia wojskowe przerywają okres wypowiedzenia?

Co do zasady nie, jeżeli chodzi o ćwiczenia żołnierza pasywnej rezerwy. Wcześniej rozpoczęty okres wypowiedzenia biegnie dalej, a umowa może rozwiązać się w pierwotnie ustalonym dniu. Inaczej może być przy powołaniu do zasadniczej albo terytorialnej służby wojskowej, dla których art. 303 ustawy przewiduje szczególny mechanizm ochronny.

Czy pracodawca może wręczyć wypowiedzenie w trakcie ćwiczeń?

Na czas ćwiczeń żołnierz rezerwy korzysta co do zasady z urlopu bezpłatnego. W czasie urlopu działa ogólna ochrona z art. 41 Kodeksu pracy przed zwykłym wypowiedzeniem przez pracodawcę, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów szczególnych. Nie oznacza to jednak, że wypowiedzenie wręczone przed rozpoczęciem urlopu staje się bezskuteczne.

Czy trzeba stawić się na ćwiczenia, gdy za kilka dni kończy się umowa o pracę?

Tak, jeżeli decyzja o powołaniu nadal obowiązuje i nie zachodzi prawnie uznana przeszkoda. Kończąca się umowa o pracę nie jest sama w sobie zwolnieniem z obowiązku stawiennictwa. Jeżeli termin powoduje poważną kolizję, należy zawczasu uruchomić właściwy tryb przed WCR.

Czy czas ćwiczeń w okresie wypowiedzenia jest urlopem wypoczynkowym?

Nie. Dla żołnierza rezerwy przepisy przewidują na czas służby urlop bezpłatny. Jeżeli ćwiczenia kolidują z zaplanowanym urlopem wypoczynkowym i mieszczą się w ustawowych warunkach, urlop wypoczynkowy trzeba przesunąć albo przerwać zgodnie z art. 165 i 166 Kodeksu pracy.

Czy po rozwiązaniu umowy nadal przysługuje rekompensata utraconego wynagrodzenia?

Nie można rekompensować wynagrodzenia z zakończonego stosunku pracy za okres, w którym nie byłoby już należne. Przy ćwiczeniach obejmujących dzień rozwiązania umowy trzeba więc rozdzielić dni, w których pracownik pozostawał w zatrudnieniu, od dni późniejszych. Inne źródła utraconego dochodu, na przykład działalność gospodarcza, ocenia się odrębnie.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 825 ze zm., w szczególności art. 122, art. 248–251, art. 303, art. 305, art. 312, art. 479 i art. 682.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., w szczególności art. 41, art. 165, art. 166 i art. 167¹.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 127 i art. 129.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 kwietnia 2024 r. w sprawie świadczenia pieniężnego dla żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową, żołnierzy aktywnej rezerwy i żołnierzy pasywnej rezerwy, Dz.U. z 2024 r. poz. 616.