- Powołanie na ćwiczenia wojskowe dotyczy pracownika jako żołnierza pasywnej rezerwy, dlatego co do zasady to on powinien złożyć wniosek lub odwołanie zgodnie z pouczeniem w decyzji.
- Pracodawca nie ma prawa veta wobec powołania, ale może przedstawić organowi wojskowemu konkretne dowody, że termin ćwiczeń powoduje wyjątkową kolizję z działalnością firmy.
- Art. 248 ustawy o obronie Ojczyzny stanowi, że pełnienie służby przez żołnierzy pasywnej rezerwy polega na odbywaniu ćwiczeń wojskowych.
- Samo złożenie pisma nie powinno być traktowane jak automatyczne zwolnienie ze stawiennictwa; do czasu rozstrzygnięcia pracownik powinien działać zgodnie z decyzją i pouczeniem organu.
- Jeżeli pracownik odbędzie ćwiczenia, pracodawca powinien prawidłowo rozliczyć nieobecność i może sprawdzić, czy przysługuje mu świadczenie pieniężne za koszty zastępstwa.
Czy pracodawca może przesunąć ćwiczenia wojskowe pracownika?
Nie. Pracodawca nie może samodzielnie odwołać, zawiesić ani przesunąć powołania pracownika na ćwiczenia wojskowe. Adresatem decyzji lub karty powołania jest pracownik, który jako żołnierz pasywnej rezerwy ma obowiązek stawienia się w terminie i miejscu wskazanym przez organ wojskowy. Firma może natomiast wesprzeć pracownika w staraniu o zmianę terminu, jeżeli istnieją ważne, dobrze udokumentowane powody.
W małej firmie nieobecność jednej osoby może mieć znacznie większe skutki niż w dużym zakładzie pracy. Jeżeli powołany pracownik jest jedyną osobą posiadającą określone kwalifikacje, prowadzi kluczowe ofertowanie albo odpowiada za wykonanie kontraktu w nieprzesuwalnym terminie, warto opisać to w piśmie do organu. Jeżeli kolizja dotyczy pracy przy umowie realizowanej poza Polską, warto osobno sprawdzić kontrakt zagraniczny pracownika. Nadal nie jest to jednak gwarancja pozytywnego rozstrzygnięcia, ponieważ ćwiczenia wojskowe służą realizacji obowiązku obrony państwa.
Zgodnie z ustawą o obronie Ojczyzny służba żołnierzy pasywnej rezerwy polega na odbywaniu ćwiczeń wojskowych. Mogą one być jednodniowe, krótkotrwałe, długotrwałe albo rotacyjne. Więcej o tym, jak wygląda powołanie na ćwiczenia i kiedy można je kwestionować, wyjaśniamy w osobnym artykule.
Rola pracownika i pracodawcy przy zmianie terminu
Wniosek dotyczący własnego powołania powinien pochodzić od pracownika, natomiast pracodawca może go poprzeć konkretnymi dowodami organizacyjnymi. Pismo firmy nie zastępuje środka prawnego pracownika i samo nie zmienia terminu wskazanego w decyzji.
Ogólne zasady odwołania, zmiany terminu i obowiązku stawiennictwa opisuje poradnik o odwołaniu od powołania na ćwiczenia.
Jakie argumenty mogą uzasadniać zmianę terminu?
Organ wojskowy będzie oceniał konkretne fakty, a nie samą wygodę pracodawcy. Dlatego argument, że w firmie będzie trudniej zorganizować pracę, jest zwykle za słaby. Znacznie większe znaczenie mają okoliczności wyjątkowe: jedyny specjalista w danym obszarze, brak realnego zastępstwa, wcześniej zatwierdzony urlop drugiej osoby, nieprzesuwalny termin przetargu, utrata dużego kontraktu albo ryzyko niewykonania zobowiązania wobec ważnego kontrahenta. Jeżeli kolizja terminu wynika z ważnego wydarzenia rodzinnego, warto osobno sprawdzić, czy ślub lub pogrzeb w rodzinie może uzasadniać zmianę terminu ćwiczeń.
Jeżeli przeszkoda ma charakter opiekuńczy, warto odrębnie sprawdzić, jak organ ocenia opiekę nad ciężko chorym rodzicem oraz jakie dokumenty potwierdzają faktyczny zakres opieki i brak realnego zastępstwa.
Inaczej wygląda sytuacja osoby, która sama prowadzi firmę i nie ma pracowników — szerzej opisujemy ćwiczenia wojskowe a jednoosobową działalność bez pracowników.
Zmiana terminu z powodów organizacyjnych nie jest tym samym co sprzeciw sumienia. Jeżeli problem wynika z przekonań religijnych lub moralnych, właściwy może być odrębny wniosek o służbę zastępczą.
Warto unikać sformułowań sugerujących, że firma nie akceptuje obowiązków wojskowych pracownika. Lepiej podkreślić, że pracownik chce odbyć ćwiczenia, ale prosi o inny termin, bo obecny powoduje nadzwyczajną kolizję z pracą zakładu. Wniosek powinien mieć ton rzeczowy, administracyjny i dowodowy.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje Jeżeli problem pracownika nie dotyczy terminu, lecz samego obowiązku wojskowego, odrębnie należy ocenić, jakie skutki może wywołać odmowa złożenia przysięgi wojskowej.
Jak przygotować stanowisko pracodawcy dla WCR?
Pismo pracodawcy powinno opisywać wyłącznie fakty, które firma może udokumentować: stanowisko pracownika, termin projektu lub zamówienia, brak zastępstwa, wcześniejsze urlopy innych osób oraz możliwe skutki nieobecności. Warto wskazać również realny termin alternatywny.
Gotową strukturę pisma składanego przez pracownika przedstawia materiał: wniosek o zmianę terminu ćwiczeń.
Jakie dokumenty warto dołączyć?
Do wniosku warto dołączyć tylko takie dokumenty, które rzeczywiście potwierdzają opisywane okoliczności. Mogą to być: harmonogram przetargu lub zamówienia, potwierdzenie terminu złożenia oferty, zakres obowiązków pracownika, informacja o liczbie osób w dziale, potwierdzenie wcześniej zatwierdzonego urlopu innej osoby, wykaz wymaganych uprawnień lub certyfikatów, korespondencja z kontrahentem oraz propozycja alternatywnego terminu ćwiczeń.
Nie należy przesyłać nadmiernej liczby nieistotnych załączników. Organ powinien szybko zobaczyć, na czym polega kolizja i dlaczego nie da się jej rozwiązać zwykłą organizacją pracy. Warto też zadbać o potwierdzenie złożenia wniosku, szczególnie jeżeli termin stawiennictwa jest bliski.
Co zrobić, gdy termin ćwiczeń jest bardzo bliski?
Jeżeli do ćwiczeń zostało kilka dni, trzeba działać równolegle. Pracownik powinien złożyć pismo w sposób pozwalający potwierdzić datę wpływu, a pracodawca powinien niezwłocznie przekazać swoje stanowisko i załączniki. Warto też skontaktować się z właściwym WCR telefonicznie, aby upewnić się, że dokumenty dotarły i że sprawa została zauważona. Taki kontakt nie zastępuje jednak formalnego pisma.
Pracodawca powinien równolegle przygotować plan awaryjny. Może spróbować przesunąć urlop innego pracownika za jego zgodą, zmienić harmonogram pracy, skorzystać z pomocy zewnętrznego specjalisty albo poprosić kontrahenta o zmianę terminu. Wniosek o przesunięcie ćwiczeń może zostać rozpatrzony negatywnie albo zbyt późno, dlatego nie powinien być jedynym rozwiązaniem problemu.
Jeżeli przeszkodą nie jest sytuacja firmy, lecz stan zdrowia pracownika, zastosowanie ma odrębny tryb — warto sprawdzić, jak dokumentowana jest niezdolność do pracy potwierdzona L4 i czy zwolnienie rzeczywiście uniemożliwia udział w ćwiczeniach.
Jak rozliczyć nieobecność pracownika na ćwiczeniach?
Jeżeli terminu nie uda się zmienić, nieobecność pracownika należy rozliczyć jako związaną z pełnieniem służby w rezerwie, a nie jako zwykłą nieusprawiedliwioną absencję. Przepisy ustawy o obronie Ojczyzny przewidują odpowiednie stosowanie zasad urlopu bezpłatnego do żołnierza rezerwy. W czasie takiego urlopu pracownik zachowuje uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia za ten okres.
Pracownik pełniący służbę w rezerwie może też wystąpić o dodatkowe zwolnienie od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia na 2 dni, jeżeli spełnione są warunki z ustawy. Przepis ten nie dotyczy powołania w trybie natychmiastowego stawiennictwa. Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest uporządkowanie dokumentów kadrowych, grafiku pracy i ewentualnych zastępstw.
Po odbyciu ćwiczeń należy odrębnie rozliczyć utracony dochód; zasady złożenia wniosku i zaskarżenia rozstrzygnięcia opisujemy w poradniku o świadczeniu rekompensującym po ćwiczeniach.
Osobnym roszczeniem są należności za dojazd; warto sprawdzić zasady zwrotu kosztów podróży na ćwiczenia wojskowe.
Pracodawca zatrudniający pracownika będącego żołnierzem rezerwy może również sprawdzić możliwość uzyskania świadczenia pieniężnego za dni, w których pracownik pełnił służbę wojskową. Wniosek w tej sprawie składa się do właściwego szefa wojskowego centrum rekrutacji nie później niż przed upływem 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy z pełnienia tej służby. Świadczenie obejmuje rekompensatę określonych kosztów zastępstwa, a nie zwykłe ryzyko utraty kontraktu.
Przy zmianie terminu ćwiczeń ważne jest również to, jak powołanie wpływa na pracę cywilną żołnierza WOT.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, kiedy wniosek o zmianę terminu może być lepiej lub gorzej uzasadniony. Każdą sprawę trzeba jednak oceniać na podstawie konkretnej decyzji, pouczenia i dokumentów.
Firma zatrudnia pięć osób i przygotowuje ofertę techniczną dla zagranicznego kontrahenta. Powołany pracownik jako jedyny zna część kosztorysową i ma dostęp do dokumentacji producenta. Druga osoba z działu ma wcześniej zatwierdzony urlop. Pracownik składa wniosek o zmianę terminu, a pracodawca dołącza harmonogram ofertowania, opis obowiązków i potwierdzenie urlopu. Taki wniosek pokazuje konkretną, udokumentowaną kolizję.
Pracodawca dzwoni do WCR i informuje, że bez pracownika będzie mu trudno prowadzić firmę. Nie składa pisma, nie wskazuje dokumentów i nie proponuje innego terminu. Pracownik uznaje, że rozmowa wystarczy, i nie stawia się na ćwiczenia. To ryzykowne działanie, ponieważ rozmowa telefoniczna nie zastępuje formalnego rozstrzygnięcia.
Pracownik jest powołany na 14 dni. Firma twierdzi, że jest niezastąpiony, ale z dokumentów wynika, że podobne zadania wykonują jeszcze trzy osoby, a termin realizacji zamówienia można przesunąć. W takiej sytuacji organ może uznać, że problem mieści się w zwykłym ryzyku organizacyjnym pracodawcy i odmówić zmiany terminu.
Pracownik nie kwestionuje obowiązku odbycia ćwiczeń, ale prosi o przesunięcie ich na jeden z trzech terminów po zakończeniu przetargu. Pracodawca potwierdza, że po tych terminach obecność pracownika nie będzie już kluczowa. Taki sposób argumentacji jest zwykle rozsądniejszy niż żądanie całkowitego zwolnienia z ćwiczeń.
FAQ
Czy pracodawca może sam odwołać powołanie pracownika na ćwiczenia?
Nie. Pracodawca nie jest organem właściwym do zmiany powołania. Może jedynie przygotować pismo i dowody wspierające wniosek pracownika.
Czy mała firma ma większe szanse na przesunięcie ćwiczeń?
Sama wielkość firmy nie wystarczy. Znaczenie ma to, czy nieobecność pracownika powoduje wyjątkową, konkretnie udowodnioną kolizję, której nie da się racjonalnie usunąć innymi sposobami.
Czy samo złożenie wniosku zwalnia pracownika ze stawiennictwa?
Nie należy tego zakładać. Pracownik powinien kierować się pouczeniem w decyzji i informacją od właściwego organu. Samowolne niestawienie się może być dla niego ryzykowne.
Czy urlop innego pracownika jest dobrym argumentem?
Może być, jeżeli był zatwierdzony wcześniej i rzeczywiście powoduje brak zastępstwa. Warto dołączyć potwierdzenie urlopu oraz opis, dlaczego nie da się czasowo przeorganizować pracy.
Czy trzeba proponować inny termin ćwiczeń?
Nie zawsze jest to formalnie konieczne, ale w praktyce bardzo pomaga. Pokazuje, że pracownik nie uchyla się od obowiązku, lecz prosi o rozwiązanie kolizji terminów.
Jak rozliczyć pracownika, który jedzie na ćwiczenia wojskowe?
Nieobecność należy traktować jako związaną z pełnieniem służby w rezerwie. Co do zasady stosuje się odpowiednie przepisy o urlopie bezpłatnym, a pracownik zachowuje uprawnienia ze stosunku pracy poza prawem do wynagrodzenia za ten okres.
Czy pracodawca może dostać rekompensatę za nieobecność pracownika?
Może sprawdzić możliwość uzyskania świadczenia pieniężnego na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny. Wniosek składa się do właściwego szefa WCR nie później niż przed upływem 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza z pełnienia służby.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Podstawy prawne i źródła
- ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 122, art. 248, art. 249, art. 251, art. 305, art. 309 i art. 311,
- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w zakresie ogólnych obowiązków pracodawcy i dokumentacji pracowniczej,
- obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 11 czerwca 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o obronie Ojczyzny, Dz. U. 2025 poz. 825,
- decyzja lub karta powołania doręczona pracownikowi oraz pouczenie zawarte w tym dokumencie.
