Studia wojskowe a obowiązek pozostawania w służbie i zwrot kosztów

Kiedy powstaje obowiązek zwrotu kosztów studiów wojskowych

Nie istnieje jedna zasada, zgodnie z którą każdy absolwent uczelni wojskowej ma obowiązek pozostać w zawodowej służbie wojskowej przez określoną liczbę lat. Najpierw trzeba ustalić, w jakim statusie odbywało się kształcenie i jaka umowa została podpisana.

Obecnie kandydat do zawodowej służby wojskowej rozpoczynający kształcenie na zasadach określonych w art. 95 ust. 4 ustawy o obronie Ojczyzny odbywa najpierw dobrowolną zasadniczą służbę wojskową. W przypadkach określonych w art. 95 ust. 5 powołanie do zawodowej służby wojskowej następuje na jego wniosek po podpisaniu umowy określającej warunki zwrotu kosztów poniesionych na utrzymanie i naukę.

Aktualny wzór tej umowy znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 5 kwietnia 2024 r. Przewiduje on trzy podstawowe sytuacje, w których może powstać obowiązek rozliczenia kosztów:

• przerwanie nauki – co do zasady zwrot kosztów w całości;
• zwolnienie z zawodowej służby wojskowej jeszcze podczas kształcenia z jednej z podstaw wymienionych w umowie – co do zasady zwrot w całości;
• zwolnienie z zawodowej służby wojskowej po zakończeniu nauki, ale przed upływem wymaganego okresu służby z jednej z podstaw wskazanych w umowie – zwrot proporcjonalny do czasu służby liczonego w dniach po zakończeniu nauki.

W praktyce oznacza to, że umowa nie odbiera żołnierzowi możliwości zakończenia zawodowej służby wojskowej. Może jednak wiązać wcześniejsze odejście z konsekwencją finansową. Przykładowo art. 226 pkt 9 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje zwolnienie po upływie terminu wypowiedzenia stosunku służbowego dokonanego przez żołnierza zawodowego. Ta podstawa znajduje się w katalogu wskazanym w aktualnym wzorze umowy, dlatego dobrowolne odejście przed wymaganym terminem może uruchomić obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów.

Nie każda podstawa zwolnienia wywołuje jednak taki skutek. Art. 95 ust. 5 ustawy wyraźnie stanowi, że koszty nie podlegają zwrotowi w przypadku orzeczenia o niezdolności do służby wojskowej albo orzeczenia psychologicznego stwierdzającego przeciwwskazania do jej pełnienia. Również aktualny wzór umowy nie obejmuje art. 226 pkt 3, czyli zwolnienia wskutek ustalenia przez wojskową komisję lekarską niezdolności do służby. Z kolei wśród podstaw z art. 228 wzór umowy pomija art. 228 ust. 1 pkt 5, dotyczący zwolnienia z powodu potrzeb Sił Zbrojnych za pisemną zgodą żołnierza. Dlatego dokładna podstawa prawna zwolnienia ma bezpośrednie znaczenie dla obowiązku zapłaty.

Osobno trzeba traktować żołnierza, który był już żołnierzem zawodowym i dopiero w trakcie służby został skierowany na studia, kurs lub inną formę kształcenia. Art. 95 ust. 9 wyłącza wobec takiej osoby część zasad dotyczących kandydatów, a zwrot kosztów może wynikać między innymi z umowy zawieranej na podstawie art. 106 ustawy. Nie należy wtedy mechanicznie stosować reguł z umowy kandydackiej.

Jeżeli problem dotyczy dopiero wejścia na ścieżkę oficerską, rekrutacji i zmiany statusu służbowego, odrębnie omawiamy studia oficerskie.

Jak liczyć okres służby i nauki

W aktualnym modelu umowy kandydackiej okres wymaganej służby nie powinien być ustalany przez proste przyjęcie pełnych lat kalendarzowych. Wzór umowy posługuje się liczbą dni.

Zgodnie z § 64 rozporządzenia z 5 kwietnia 2024 r. okres, za który nalicza się koszty kształcenia, trwa od dnia rozpoczęcia kształcenia do dnia jego ukończenia albo przerwania. Do tego okresu wlicza się również urlopy i inne okresy nieobecności. Dokumentacja uczelni i umowa powinny zatem pozwalać ustalić konkretne daty graniczne.

Po zakończeniu nauki aktualny wzór umowy przewiduje obowiązek związany z okresem dwa razy dłuższym, liczonym w dniach, od czasu trwania kształcenia. Jeżeli żołnierz zostanie zwolniony wcześniej z przyczyny objętej umową, zwrot powinien być ustalany proporcjonalnie z uwzględnieniem czasu służby odbytego po zakończeniu nauki.

Istotne jest również to, co może zostać zaliczone po zakończeniu zawodowej służby wojskowej. § 6 aktualnego wzoru umowy pozwala uwzględniać zawodową służbę wojskową, terytorialną służbę wojskową oraz służbę w aktywnej rezerwie. Okresy tych form czynnej służby mogą być łączone, ale muszą następować bezpośrednio po sobie. Kandydat ma również obowiązek poinformowania na piśmie przyjmującego na naukę o powołaniu do czynnej służby lub zwolnieniu z niej, a zwolnienie z obowiązku zwrotu wymaga przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia.

Jeżeli po zawodowej służbie rozważana jest terytorialna służba wojskowa, więcej o tej szczególnej sytuacji wyjaśnia materiał dotyczący WOT po służbie zawodowej. Dla rozliczenia kosztów studiów szczególne znaczenie mają data powołania, ciągłość między poszczególnymi okresami czynnej służby i dokument potwierdzający jej pełnienie.

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę poza wojskiem nie jest natomiast jedną z form czynnej służby wymienionych w § 6 wzoru umowy, dlatego samo w sobie nie wypełnia kontraktowego okresu potrzebnego do rozliczenia kosztów nauki. Odrębną kwestią, zależną od innych przepisów i celu ustalania wysługi, jest praca cywilna do stażu.

Jakie dokumenty i decyzje sprawdzić

Oceny obowiązku zapłaty nie powinno się opierać wyłącznie na informacji o dacie ukończenia studiów i dacie odejścia z wojska. W pierwszej kolejności trzeba odtworzyć podstawę prawną kształcenia oraz dokładny przebieg służby.

Duże znaczenie ma również data rozpoczęcia kształcenia. Ustawa o obronie Ojczyzny weszła w życie 23 kwietnia 2022 r. i zawiera przepisy przejściowe dotyczące osób, które wcześniej pełniły służbę kandydacką. Art. 793 przewiduje między innymi przypadki dalszego stosowania przepisów dotychczasowych, a wobec części dawnych kandydatów przewidziano podpisanie nowej umowy z art. 95 ust. 5 i jednoczesne rozwiązanie wcześniejszej umowy dotyczącej kosztów utrzymania i nauki.

Dlatego osoba, która rozpoczęła studia przed wejściem w życie ustawy o obronie Ojczyzny, nie powinna zakładać, że aktualny wzór umowy z 2024 r. automatycznie określa jej sytuację. Trzeba ustalić, czy zachowała się stara umowa, czy została rozwiązana, czy podpisano nową oraz jakie przepisy przejściowe odnoszą się do konkretnego rocznika i statusu kandydata.

Tak samo odrębnej analizy wymaga sytuacja żołnierza zawodowego skierowanego na studia lub szkolenie już w trakcie zawodowej służby wojskowej. W takim przypadku znaczenie może mieć art. 106 ustawy o obronie Ojczyzny i treść zawartej na tej podstawie umowy. Reguła z załącznika nr 2 do rozporządzenia dotyczącego kandydatów nie powinna być wtedy stosowana bez sprawdzenia właściwego reżimu prawnego.

Jak odwołać się od żądania zapłaty

Przy aktualnej umowie zawieranej na podstawie art. 95 ust. 5 trzeba odróżnić wezwanie do zapłaty kosztów od decyzji lub rozkazu dotyczącego samego stosunku służbowego. Są to różne kwestie i mogą podlegać różnym trybom kontroli.

Wezwanie do zapłaty nie jest typowym odwołaniem administracyjnym

Załącznik nr 2 do rozporządzenia z 5 kwietnia 2024 r. stanowi, że po wystąpieniu okoliczności powodującej zwrot kandydat ma zapłacić należność w terminie 14 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Wezwanie powinno wskazywać kwotę podlegającą zwrotowi oraz numer rachunku bankowego.

W tym modelu nie przewidziano klasycznego administracyjnego odwołania od samego wezwania do zapłaty. Wzór umowy wskazuje natomiast, że spory mogące wyniknąć z realizacji umowy poddaje się rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby podmiotu przyjmującego na naukę.

Nie oznacza to, że trzeba zapłacić każdą wskazaną kwotę bez jej sprawdzenia. Jeżeli wyliczenie jest błędne, można niezwłocznie przedstawić pisemne zastrzeżenia i dokumenty. Takie pismo powinno wskazywać w szczególności:

• umowę oraz wezwanie, których dotyczy sprawa;
• kwestionowaną podstawę obowiązku zwrotu;
• dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia nauki;
• datę i podstawę prawną zwolnienia ze służby;
• okresy czynnej służby, które powinny zostać uwzględnione;
• konkretny błąd w wyliczeniu kosztów albo liczby dni;
• żądanie przedstawienia kalkulacji, ponownego wyliczenia kwoty, zawieszenia obowiązku lub zwolnienia z niego, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w umowie.

Samo wysłanie zastrzeżeń nie powinno być traktowane jako automatyczne zawieszenie 14-dniowego terminu wynikającego z umowy. Jeżeli potrzebne jest wstrzymanie żądania do czasu wyjaśnienia sporu, warto wystąpić o wyraźne potwierdzenie takiego wstrzymania albo o odpowiednią zmianę rozliczenia.

Sprawdź podstawę zwolnienia ze służby

Częstym błędem jest analizowanie wyłącznie daty zwolnienia. Tymczasem aktualna umowa odwołuje się do konkretnych punktów art. 226 i art. 228 ustawy o obronie Ojczyzny. Dwie osoby, które zakończyły służbę po takim samym okresie, mogą więc znaleźć się w odmiennej sytuacji, jeżeli zostały zwolnione na innych podstawach prawnych.

Jeżeli sporna jest sama decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, trzeba sprawdzić jej pouczenie oraz właściwy dla niej tryb kontroli. Art. 229 ustawy rozróżnia przypadki, w których zwolnienie następuje decyzją, oraz przypadki zwolnienia z mocy prawa, dla których rozkaz personalny może mieć charakter ewidencyjny. Nie można zakładać, że każde zwolnienie ze służby zaskarża się w identyczny sposób.

Przy WOT lub aktywnej rezerwie sprawdź także aneks do umowy

Aktualny wzór umowy przewiduje, że powołanie do zawodowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej albo służby w aktywnej rezerwie może prowadzić do zawieszenia obowiązku zwrotu. Kandydat powinien jednak poinformować na piśmie o powołaniu lub zwolnieniu z czynnej służby. Zawieszenie, ponowne uruchomienie obowiązku oraz ostateczne zwolnienie z niego są dokumentowane aneksem do umowy.

Jeżeli mimo udokumentowanych zastrzeżeń podmiot przyjmujący na naukę podtrzymuje roszczenie, dalszy spór dotyczący obowiązku wynikającego z aktualnego wzoru umowy może trafić na drogę sądową. Po otrzymaniu pozwu, nakazu zapłaty albo innego pisma z sądu trzeba kierować się pouczeniem zawartym w konkretnym piśmie i dochować wskazanego tam terminu procesowego.

FAQ

Czy po pięcioletnich studiach wojskowych trzeba służyć 10 lat?

W aktualnym wzorze umowy dla kandydatów objętych art. 95 ust. 5 wymagany okres jest dwa razy dłuższy od okresu kształcenia i liczy się go w dniach. Przy kształceniu trwającym około pięciu lat będzie to więc okres odpowiadający w przybliżeniu dziesięciu latom, ale prawidłowe wyliczenie wymaga użycia dokładnych dat. Zasady tej nie można automatycznie przenosić na stare umowy ani na umowy żołnierzy zawodowych kierowanych na studia w innym trybie.

Czy dobrowolne odejście z zawodowej służby wojskowej powoduje zwrot kosztów?

Może powodować. Upływ terminu wypowiedzenia stosunku służbowego dokonanego przez żołnierza jest podstawą zwolnienia określoną w art. 226 pkt 9 ustawy i jest objęty aktualnym wzorem umowy. Po ukończeniu nauki zwrot przed upływem wymaganego okresu powinien być rozliczany proporcjonalnie. Jeżeli odejście następuje jeszcze w okresie kształcenia, aktualny wzór umowy przewiduje co do zasady zwrot w całości.

Czy WOT albo aktywna rezerwa mogą być uwzględnione zamiast dalszej zawodowej służby wojskowej?

Aktualny wzór umowy pozwala łączyć okresy zawodowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej i służby w aktywnej rezerwie. Warunkiem jest między innymi zachowanie wymaganej ciągłości okresów czynnej służby, poinformowanie podmiotu przyjmującego na naukę oraz późniejsze udokumentowanie służby. Trzeba również sprawdzić, czy obowiązek zwrotu został prawidłowo zawieszony i udokumentowany aneksem.

Czy stwierdzenie niezdolności do służby oznacza konieczność zwrotu kosztów?

Nie w reżimie art. 95 ust. 5. Ustawa wprost wyłącza obowiązek zwrotu w przypadku orzeczenia o niezdolności do służby wojskowej, a aktualny wzór umowy nie obejmuje zwolnienia z art. 226 pkt 3. Trzeba jednak sprawdzić, czy właśnie taka podstawa została rzeczywiście zastosowana w dokumentach dotyczących zwolnienia.

Czy urlop podczas studiów skraca okres kształcenia brany pod uwagę przy rozliczeniu?

Nie należy tego zakładać. § 64 ust. 4 rozporządzenia przewiduje, że okres naliczania kosztów obejmuje czas od rozpoczęcia do ukończenia albo przerwania kształcenia, w tym urlopy i inne okresy nieobecności. Dlatego podstawą obliczeń powinny być konkretne daty z dokumentacji uczelni i umowy.

Czy złożenie zastrzeżeń do wezwania wstrzymuje 14-dniowy termin zapłaty?

Aktualny wzór umowy nie przewiduje automatycznego wstrzymania terminu tylko dlatego, że kandydat zakwestionował wyliczenie. Jeżeli kwota albo podstawa żądania jest sporna, zastrzeżenia należy złożyć możliwie szybko i jednocześnie wystąpić o korektę, ponowne wyliczenie lub wyraźne wstrzymanie żądania do czasu rozpatrzenia sprawy.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 825 ze zm.), w szczególności art. 95, art. 106, art. 226, art. 228, art. 229 i art. 793.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 5 kwietnia 2024 r. w sprawie kształcenia kandydatów do zawodowej służby wojskowej w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej w uczelniach wojskowych, szkołach podoficerskich, centrach szkolenia lub ośrodkach szkolenia (Dz.U. z 2024 r. poz. 584), w szczególności § 61, § 64 oraz załącznik nr 2 określający wzór umowy dotyczącej zwrotu kosztów utrzymania i nauki.