Zwrot kosztów podróży na ćwiczenia wojskowe – zasady i wniosek

Ćwiczenia wojskowe żołnierza pasywnej rezerwy są formą czynnej służby wojskowej. Jeżeli powołanie ma charakter obowiązkowy, art. 309a ustawy o obronie Ojczyzny daje osobie powołanej i osobie zwalnianej ze służby prawo do zwrotu kosztów przejazdu. Uprawnienie dotyczy samej podróży, a nie kosztów noclegu, wyżywienia, parkingu czy utraconego zarobku.

W praktyce najważniejsze są trzy kwestie: potwierdzenie trasy i terminu podróży, wykazanie wysokości kosztu zgodnego z ustawowym sposobem rozliczenia oraz złożenie dokumentów do właściwego dowódcy jednostki wojskowej. Jeżeli sytuacja materialna nie pozwala na wcześniejsze opłacenie przejazdu, można jeszcze przed wyjazdem zwrócić się do szefa wojskowego centrum rekrutacji o ekwiwalent na pokrycie kosztów dotarcia do służby.

Obowiązek stawiennictwa i wyjątki

Karta powołania wskazuje termin i miejsce stawienia się. Dopóki właściwy organ nie zmieni albo nie uchyli powołania, należy traktować je jako wiążące. Samo złożenie pisma, rozmowa telefoniczna z jednostką lub poinformowanie pracodawcy nie zwalnia z obowiązku przyjazdu. Szersze zasady dotyczące tego, czym jest powołanie na ćwiczenia wojskowe i jakie działania można podjąć po otrzymaniu karty, omawia osobny poradnik.

Kiedy przysługuje zwrot kosztów przejazdu?

Zwrot przysługuje za podróż do miejsca stawienia się oraz za powrót po zwolnieniu ze służby do miejsca pobytu stałego albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Ustawa przyjmuje jako podstawę koszt przejazdu publicznym transportem zbiorowym:

• pociągiem osobowym lub pospiesznym w drugiej klasie,
• autobusem w komunikacji zwykłej lub pospiesznej,
• a gdy takich połączeń nie ma – najtańszym dostępnym środkiem transportu zbiorowego.

Dowódca jednostki może zwrócić udokumentowany koszt albo wypłacić ekwiwalent odpowiadający zasadom ustawowym. Dlatego nawet wtedy, gdy żołnierz nie dysponuje klasycznym biletem papierowym, powinien przedstawić możliwie pełne dowody: bilet elektroniczny, potwierdzenie płatności, wydruk połączenia, rachunek przewoźnika oraz oświadczenie wskazujące trasę, datę i środek transportu.

Kiedy zwrot nie przysługuje?

Zwrotu nie otrzyma osoba, której zapewniono bezpłatny transport. Należność nie przysługuje również wtedy, gdy przejazd odbywa się wyłącznie w granicach miejscowości, w której znajduje się miejsce odbywania służby. Przykładowo koszt autobusu miejskiego z domu do koszar położonych w tej samej miejscowości nie jest objęty art. 309a.

Przejazd prywatnym samochodem nie daje automatycznie prawa do kilometrówki, zwrotu paliwa, opłat drogowych i parkingowych. Ustawowym punktem odniesienia jest koszt wskazanego transportu zbiorowego. Jeżeli dojazd komunikacją publiczną jest niemożliwy, przed podróżą warto uzgodnić z jednostką sposób udokumentowania najtańszego dostępnego wariantu i wysokość możliwego ekwiwalentu.

Wniosek o zmianę terminu

Problemy z dojazdem, obowiązki zawodowe albo trudna sytuacja rodzinna nie powodują automatycznego przesunięcia ćwiczeń. Wniosek należy skierować do organu wskazanego w karcie powołania lub pozostającego w kontakcie ze sprawą wojskowego centrum rekrutacji, opisać konkretną przeszkodę i dołączyć dokumenty. Do czasu otrzymania skutecznej zmiany terminu trzeba liczyć się z obowiązkiem stawienia się w pierwotnie wyznaczonym dniu.

W sprawach związanych z zatrudnieniem lub funkcjonowaniem małej firmy pomocne jest odrębne omówienie dotyczące przesunięcia terminu ćwiczeń wojskowych. Jeżeli przeszkodą jest stan zdrowia, dokumentację medyczną należy przekazać niezwłocznie, a zasady postępowania opisuje poradnik o zmianie terminu z powodu choroby.

Zmiana terminu nie pozbawia prawa do zwrotu kosztów podróży. Rozliczeniu podlega jednak przejazd rzeczywiście odbyty w związku z terminem, w którym osoba ostatecznie stawiła się do służby i została z niej zwolniona. Koszt niewykorzystanego biletu kupionego na wcześniejszy termin nie jest wprost objęty art. 309a, dlatego należy możliwie szybko zmienić lub anulować rezerwację u przewoźnika.

Dokumenty pracownika lub przedsiębiorcy

Dokumenty do zwrotu kosztów przejazdu

Ustawa nie wprowadza jednego ogólnopolskiego formularza rozliczenia przejazdu. Jednostka może posługiwać się własnym wzorem oświadczenia. Niezależnie od formularza warto przygotować:

• kartę powołania lub dane pozwalające zidentyfikować powołanie,
• potwierdzenie odbycia ćwiczeń i datę zwolnienia, jeżeli jednostka nie ma tych informacji w aktach,
• bilety kolejowe lub autobusowe, faktury, rachunki albo potwierdzenia zakupu biletu elektronicznego,
• oświadczenie z datą, trasą, środkiem transportu i wysokością poniesionego kosztu,
• informację o miejscu pobytu stałego albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące,
• numer rachunku bankowego, jeżeli wypłata ma nastąpić przelewem.

W przypadku dojazdu samochodem należy wyraźnie opisać, dlaczego wybrano taki środek, oraz przedstawić dane o możliwym połączeniu publicznym albo jego braku. Nie należy zakładać, że paragony za paliwo będą wystarczające. Dowódca rozlicza przejazd według zasad z art. 309a, a nie według reguł dotyczących podróży służbowych pracownika.

Dokumenty do rekompensaty za utracony dochód

Pracownik i przedsiębiorca mogą niezależnie od zwrotu przejazdu ubiegać się o świadczenie rekompensujące utracone wynagrodzenie, dochód albo – przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych – przychód. Jest to osobne postępowanie na podstawie art. 312 ustawy o obronie Ojczyzny.

Pracownik powinien uzyskać od pracodawcy dokument potwierdzający wysokość utraconego wynagrodzenia. Przedsiębiorca przedstawia dokumenty pozwalające ustalić dochód albo przychód odpowiednio do formy opodatkowania, przykładowo dokumentację księgową, zeznanie lub informacje wymagane we wzorze stosowanym przez jednostkę. Gdy dochodu nie było, działalność przyniosła stratę albo podstawy nie można ustalić, ustawa przewiduje mechanizm oparty na minimalnym wynagrodzeniu.

Rekompensata, odwołanie i sankcje

Zwrot kosztów podróży i rekompensata za utracony zarobek służą innym celom. Pierwszy pokrywa koszt dotarcia do służby i powrotu. Druga rekompensuje skutki nieobecności w pracy albo przerwy w prowadzeniu działalności. Można dochodzić obu świadczeń, jeżeli spełniono warunki każdego z nich.

Wniosek o rekompensatę składa się do dowódcy jednostki wojskowej nie później niż w ciągu 3 miesięcy po upływie okresu służby. Dowódca powinien ustalić i wypłacić świadczenie w terminie 30 dni od złożenia udokumentowanego wniosku. Kwota jest pomniejszana o uposażenie otrzymane za dni objęte rekompensatą. Termin trzymiesięczny wynika z art. 312 i nie powinien być automatycznie przenoszony na zwrot kosztów przejazdu, ponieważ art. 309a takiego terminu nie wskazuje. Dokumenty podróży najlepiej jednak złożyć od razu po zakończeniu ćwiczeń.

Co zrobić po odmowie zwrotu?

Najpierw należy ustalić, czy jednostka odmówiła wypłaty, czy jedynie wezwała do uzupełnienia dokumentów. W piśmie warto poprosić o:

• wskazanie brakujących dowodów albo danych,
• podanie sposobu obliczenia ekwiwalentu,
• wyjaśnienie, dlaczego dany przejazd uznano za nieobjęty ustawą,
• wydanie pisemnego rozstrzygnięcia wraz z podstawą prawną i pouczeniem o środku zaskarżenia.

Art. 309a nie ustanawia osobnego, szczegółowego trybu odwoławczego dla rozliczenia przejazdu. Jeżeli organ wyda formalną decyzję administracyjną, należy postępować zgodnie z pouczeniem zawartym w decyzji. Gdy przekazano jedynie nieformalne stanowisko lub nie wypłacono należności bez wyjaśnienia, zasadne jest ponowienie pisemnego żądania do dowódcy jednostki i domaganie się formalnego załatwienia sprawy. Dalsza droga zależy od rodzaju wydanego dokumentu i wymaga oceny jego treści.

Niestawienie się a prawo do świadczeń

Wniosek o zmianę terminu nie zawiesza sam przez się obowiązku stawiennictwa. Nieusprawiedliwione niestawienie się lub uchylanie się od służby może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w ustawie o obronie Ojczyzny, a jego dokładna kwalifikacja zależy od rodzaju wezwania i okoliczności. Może też wpłynąć na rekompensatę, ponieważ do okresu objętego tym świadczeniem nie wlicza się między innymi dni niepełnienia służby z powodu niestawienia się w terminie albo nieusprawiedliwionego spóźnienia.

FAQ

Czy zwrot obejmuje przejazd w obie strony?

Tak. Art. 309a obejmuje dojazd do miejsca stawienia się oraz powrót po zwolnieniu ze służby do miejsca pobytu stałego albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące.

Czy do zwrotu zawsze potrzebny jest papierowy bilet?

Nie musi to być bilet papierowy, ale oświadczenie ma być udokumentowane. Można przedstawić bilet elektroniczny, potwierdzenie płatności, rachunek przewoźnika lub inne dowody pozwalające potwierdzić trasę, datę i koszt.

Czy za dojazd prywatnym samochodem przysługuje kilometrówka?

Nie wynika to z art. 309a. Przepis określa koszty przez odniesienie do transportu zbiorowego. Przed wyjazdem samochodem warto ustalić z jednostką sposób rozliczenia ekwiwalentu, szczególnie gdy nie istnieje odpowiednie połączenie publiczne.

Do kogo złożyć dokumenty o zwrot kosztów?

Zwrotu dokonuje dowódca jednostki wojskowej, w której osoba stawiła się do służby. W praktyce dokumenty przyjmuje komórka wskazana przez jednostkę, na przykład sekcja finansowa lub osoba prowadząca rozliczenia żołnierzy.

Jaki jest termin na złożenie rozliczenia podróży?

Art. 309a nie wskazuje szczególnego terminu na złożenie oświadczenia o kosztach przejazdu. Dokumenty należy jednak przekazać bez zbędnej zwłoki, najlepiej w dniu zwolnienia albo niezwłocznie po powrocie, ponieważ późniejsze wykazanie trasy i kosztu może być trudniejsze.

Czy można otrzymać pieniądze na bilet przed ćwiczeniami?

Tak, ale nie jest to świadczenie automatyczne. Szef wojskowego centrum rekrutacji może na udokumentowany wniosek, uzasadniony trudną sytuacją materialną, wypłacić ekwiwalent na pokrycie kosztu dotarcia do służby.

Czy pracownik lub przedsiębiorca może dostać także rekompensatę?

Tak, jeżeli spełnia warunki z art. 312. Jest to świadczenie odrębne od zwrotu przejazdu. Udokumentowany wniosek o rekompensatę składa się do dowódcy jednostki w ciągu 3 miesięcy po zakończeniu okresu służby.

Czy bezpłatny transport wojskowy wyklucza zwrot?

Tak. Jeżeli zapewniono bezpłatny przejazd, nie można ponownie żądać zwrotu kosztu alternatywnego transportu za tę samą podróż.

Podsumowanie

Osoba powołana na obowiązkowe ćwiczenia wojskowe ma prawo rozliczyć dojazd do jednostki i powrót według zasad określonych w art. 309a ustawy o obronie Ojczyzny. Powinna zachować bilety i inne dowody, opisać trasę oraz przekazać udokumentowane oświadczenie dowódcy jednostki. Koszt samochodu nie jest automatycznie rozliczany jako kilometrówka, a bezpłatny transport lub przejazd w granicach miejscowości służby wyłącza zwrot. Osobno można dochodzić rekompensaty za utracony zarobek, pamiętając o trzymiesięcznym terminie właściwym dla tego świadczenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 825 z późniejszymi zmianami, w szczególności art. 130 ust. 1 pkt 3, art. 248–251, art. 305, art. 309a i art. 312.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.