Ćwiczenia wojskowe a jednoosobowa działalność bez pracowników – co zrobić?

Najtrudniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca faktycznie jest jedyną osobą wykonującą usługi, obsługującą klientów i realizującą umowy. Z punktu widzenia firmy kilkanaście dni nieobecności może oznaczać brak przychodu, opóźnienie kontraktu albo utratę klienta. Z punktu widzenia przepisów nie tworzy to jednak automatycznego zwolnienia z ćwiczeń.

Dlatego trzeba rozdzielić trzy kwestie. Po pierwsze, czy istnieje ustawowa przeszkoda do powołania. Po drugie, czy przedstawione okoliczności uzasadniają zmianę wyznaczonego terminu albo zakwestionowanie decyzji. Po trzecie, jak po odbyciu ćwiczeń uzyskać rekompensatę za utracony dochód lub przychód.

Obowiązek stawiennictwa i wyjątki

Zgodnie z art. 248 ustawy o obronie Ojczyzny służba żołnierza pasywnej rezerwy polega na odbywaniu ćwiczeń wojskowych. Ustawa wymienia także osoby, których na takie ćwiczenia się nie powołuje. Wśród tych wyjątków nie ma jednak kategorii „przedsiębiorca”, „osoba samozatrudniona” ani „właściciel firmy bez pracowników”.

To oznacza, że nawet gdy działalność jest całkowicie zależna od osobistej pracy właściciela, sam wpis w CEIDG i brak zatrudnionych osób nie uchylają decyzji o powołaniu. W praktyce argument o braku zastępstwa może mieć znaczenie przy ocenie indywidualnego wniosku o zmianę terminu, ale nie działa automatycznie.

Ćwiczenia żołnierzy pasywnej rezerwy mogą być jednodniowe, krótkotrwałe do 30 dni, długotrwałe do 90 dni albo rotacyjne – łącznie do 30 dni z przerwami. Co do zasady łączny czas ćwiczeń żołnierza PR nie może przekroczyć 90 dni w roku, z wyjątkami przewidzianymi dla szczególnych działań, np. ratowniczych.

Jeżeli po doręczeniu decyzji pojawi się realna przeszkoda zdrowotna, nie należy ograniczać się do telefonicznego zgłoszenia. Trzeba udokumentować stan zdrowia i niezwłocznie skontaktować się z organem wskazanym w decyzji. Szczegóły tego odrębnego problemu omawia poradnik o tym, co oznacza choroba po otrzymaniu karty powołania.

Wniosek o zmianę terminu

Przedsiębiorca bez pracowników nie ma odrębnego ustawowego prawa do przesunięcia ćwiczeń tylko dlatego, że podczas jego nieobecności firma nie będzie działała. Jeżeli jednak wyznaczony termin powoduje szczególnie dotkliwe, możliwe do wykazania konsekwencje, warto zareagować od razu po doręczeniu decyzji.

Wniosek o zmianę terminu kieruj do szefa WCR, który wydał decyzję o powołaniu. Nie ograniczaj się do stwierdzenia, że „nie ma kto prowadzić firmy”. Organ powinien dostać materiał pozwalający ocenić skalę i nieodwracalność problemu. W piśmie wskaż:

• dane decyzji o powołaniu, termin ćwiczeń i jednostkę, do której masz się stawić;
• że prowadzisz JDG osobiście i nie zatrudniasz pracowników mogących przejąć wykonywanie usług lub obsługę klientów;
• konkretne zobowiązania przypadające na czas ćwiczeń, np. odbiór robót, termin realizacji umowy, osobiste wykonanie zlecenia, wcześniej ustalony dyżur lub czynność wymagającą Twoich kwalifikacji;
• skutki nieobecności, np. udokumentowane kary umowne, ryzyko rozwiązania kontraktu albo niemożność wykonania zobowiązania w późniejszym terminie;
• propozycję innego terminu, jeżeli możesz wskazać okres, w którym odbycie ćwiczeń byłoby możliwe bez podobnych skutków.

Im bardziej argumentacja opiera się na dokumentach, a nie na ogólnym opisie trudności, tym łatwiej organowi ocenić rzeczywisty ciężar sytuacji. Szczególnie ważne są umowy, harmonogramy, korespondencja z klientem, potwierdzone terminy odbiorów i dokumenty pokazujące, że świadczenie musi wykonać osobiście właściciel firmy.

Nie myl takiego wniosku z odwołaniem od decyzji. Jeżeli kwestionujesz samo powołanie albo uważasz, że decyzja została wydana wadliwie, zastosowanie ma tryb odwoławczy opisany w pouczeniu decyzji. Szerzej procedurę omawia artykuł o odwołaniu od ćwiczeń wojskowych.

W przypadku pracownika problemy organizacyjne firmy wyglądają inaczej niż przy JDG, bo po stronie pracodawcy pojawiają się obowiązki związane ze stosunkiem pracy. Jeżeli oprócz działalności jesteś również zatrudniony albo analizujesz sytuację małej firmy zatrudniającej powołaną osobę, pomocne będzie omówienie dotyczące zmiany terminu ćwiczeń pracownika.

Dokumenty pracownika lub przedsiębiorcy

W przypadku właściciela JDG trzeba odróżnić dokumenty przydatne przed ćwiczeniami od dokumentów potrzebnych po ich zakończeniu. Pierwsza grupa ma pokazać, dlaczego konkretny termin jest wyjątkowo problematyczny. Druga służy ustaleniu świadczenia rekompensującego utracony dochód lub przychód.

Do wniosku dotyczącego zmiany terminu warto dołączyć przede wszystkim dokumenty, które łączą okres ćwiczeń z konkretnym zobowiązaniem gospodarczym. Sam wydruk z CEIDG potwierdza prowadzenie firmy, ale nie pokazuje jeszcze, jaka szkoda lub utrata przychodu może powstać. Znacznie większą wartość dowodową mają np. umowa wymagająca osobistego świadczenia, harmonogram prac, podpisane zamówienie, wezwanie do wykonania usługi w konkretnym dniu, korespondencja z klientem albo zapis o karze umownej.

Jeżeli firma nie zatrudnia pracowników, można to wyjaśnić w oświadczeniu i – gdy ma to znaczenie – wesprzeć dokumentacją kadrową lub rozliczeniową. Nie istnieje jednak jeden ustawowy katalog załączników, który automatycznie przesądzałby o zmianie terminu. Organ ocenia konkretny stan faktyczny i dokumenty przedstawione w sprawie.

Przy świadczeniu rekompensującym zasady są bardziej sformalizowane. Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 19 kwietnia 2024 r. przewiduje, że w przypadku żołnierza prowadzącego działalność gospodarczą naczelnik urzędu skarbowego, na jego wniosek zawierający imię, nazwisko i PESEL, wydaje zaświadczenie wskazujące kwotę stanowiącą podstawę ustalenia świadczenia. Zaświadczenie powinno zostać wydane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

Do wniosku do dowódcy jednostki wojskowej o ustalenie i wypłatę świadczenia dołącza się takie zaświadczenie. Sam wniosek powinien zawierać imię, nazwisko, stopień wojskowy i numer PESEL. Jeżeli przedsiębiorca jednocześnie pozostaje w stosunku pracy, może wystąpić także zbieg podstaw do rekompensaty; art. 312 ust. 8 ustawy przewiduje w takim przypadku sumę świadczeń wynikających z poszczególnych tytułów, oczywiście w granicach ustawowych zasad obliczania.

Rekompensata, odwołanie i sankcje

Dla osoby prowadzącej JDG najważniejszym mechanizmem finansowym jest świadczenie z art. 312 ustawy o obronie Ojczyzny. Przepisy ust. 1–9 tego artykułu stosuje się odpowiednio również do żołnierzy pasywnej rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.

Podstawą obliczenia świadczenia dla przedsiębiorcy jest średnia miesięczna kwota dochodu z działalności gospodarczej uzyskanego w roku poprzedzającym okres służby, a w przypadku osoby rozliczającej ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – średnia miesięczna kwota przychodu. Za każdy dzień objęty rekompensatą przyjmuje się 1/22 odpowiedniej miesięcznej podstawy i mnoży przez liczbę dni służby w danym miesiącu.

Ustawa przewiduje limit dzienny: świadczenie za jeden dzień nie może przekroczyć 1/22 dwuipółkrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w roku poprzedzającym służbę. Jeżeli działalność w poprzednim roku nie przynosiła dochodu lub przychodu, przynosiła stratę albo nie można ustalić odpowiedniej kwoty, zastosowanie może mieć ustawowy mechanizm oparty na minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Wniosek o ustalenie i wypłatę świadczenia składa się do dowódcy jednostki wojskowej, w której odbywały się ćwiczenia. Termin jest istotny: udokumentowany wniosek trzeba złożyć nie później niż w ciągu 3 miesięcy po upływie okresu, w którym służba była pełniona. Ustawa przewiduje wypłatę w terminie 30 dni od złożenia wniosku. Świadczenie jest pomniejszane o uposażenie otrzymane za te same dni służby.

Jeżeli chcesz podważyć decyzję o powołaniu, odwołanie wnosi się zgodnie z pouczeniem decyzji. CWCR wskazuje, że decyzję o powołaniu żołnierza pasywnej rezerwy wydaje szef WCR, a od decyzji przysługuje odwołanie na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego. Na gruncie art. 129 KPA termin na odwołanie wynosi co do zasady 14 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Nie należy natomiast traktować zwykłego wniosku o zmianę terminu jako równoznacznego z odwołaniem. Jeżeli termin odwoławczy biegnie, wysłanie innego pisma nie powinno być podstawą do założenia, że odwołanie zostało skutecznie wniesione. W razie wątpliwości trzeba odnieść się do treści pouczenia i charakteru konkretnego pisma.

Największe ryzyko powstaje przy samowolnym niestawieniu się. Art. 682 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje, że osoba, która bez usprawiedliwionej przyczyny nie zgłasza się w określonym terminie i miejscu na ćwiczenia wojskowe, może podlegać karze aresztu albo grzywny. Dlatego prowadzenie firmy, nawet bez pracowników, nie powinno być traktowane jako samodzielna podstawa do zignorowania decyzji.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak te same przepisy mogą działać przy różnych modelach jednoosobowej działalności.

FAQ

Czy JDG bez pracowników zwalnia z ćwiczeń wojskowych?

Nie. Sam fakt prowadzenia jednoosobowej działalności, nawet bez pracowników i zastępcy, nie znajduje się w ustawowym katalogu wyjątków wyłączających powołanie żołnierza pasywnej rezerwy na ćwiczenia.

Czy brak osoby, która poprowadzi firmę, wystarczy do zmiany terminu?

Nie daje automatycznego prawa do zmiany terminu. Może jednak wzmacniać wniosek, jeżeli pokażesz konkretne i udokumentowane skutki nieobecności, których nie da się rozsądnie uniknąć lub przesunąć.

Kiedy najlepiej złożyć wniosek o zmianę terminu?

Niezwłocznie po doręczeniu decyzji, gdy tylko znasz kolizję i możesz ją udokumentować. Czekanie do ostatnich dni utrudnia rozpatrzenie sprawy przed terminem stawiennictwa.

Czy po złożeniu wniosku o zmianę terminu mogę nie stawić się na ćwiczenia?

Nie należy tak zakładać. Samo wysłanie wniosku nie oznacza automatycznie, że termin został zmieniony. Do czasu otrzymania rozstrzygnięcia trzeba kierować się aktualną decyzją i informacją właściwego WCR.

Ile czasu mam na odwołanie od decyzji o powołaniu?

Jeżeli od decyzji przysługuje odwołanie na zasadach KPA, termin wynosi co do zasady 14 dni od jej doręczenia. Sprawdź pouczenie w swojej decyzji, bo ono wskazuje właściwy środek, organ i sposób wniesienia.

Czy przedsiębiorcy przysługuje rekompensata za czas ćwiczeń?

Tak, art. 312 ustawy o obronie Ojczyzny stosuje się odpowiednio także do żołnierzy pasywnej rezerwy. Świadczenie może rekompensować utracony dochód z działalności, a przy ryczałcie – przychód, z uwzględnieniem ustawowego sposobu obliczania, limitu i pomniejszenia o wojskowe uposażenie za te same dni.

Jak udokumentować dochód lub przychód do rekompensaty?

Przedsiębiorca występuje do naczelnika urzędu skarbowego o zaświadczenie zawierające kwotę będącą podstawą ustalenia świadczenia. Rozporządzenie przewiduje wydanie tego zaświadczenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od wniosku żołnierza.

Jaki jest termin na wniosek o rekompensatę?

Udokumentowany wniosek należy złożyć do dowódcy jednostki wojskowej nie później niż w ciągu 3 miesięcy po upływie okresu, w którym była pełniona służba objęta rekompensatą. Ustawa przewiduje ustalenie i wypłatę świadczenia w terminie 30 dni od złożenia wniosku.

Co grozi za niestawienie się bez usprawiedliwionej przyczyny?

W przypadkach określonych w art. 682 ustawy o obronie Ojczyzny niestawienie się na ćwiczenia bez usprawiedliwionej przyczyny jest wykroczeniem zagrożonym karą aresztu albo grzywny. Ocena, czy przyczyna była usprawiedliwiona, zależy od konkretnych okoliczności i dokumentów.

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz JDG bez pracowników i otrzymałeś decyzję o powołaniu na ćwiczenia, nie traktuj braku zastępcy jako automatycznego zwolnienia. Najpierw sprawdź pouczenie i terminy w decyzji. Jeżeli ćwiczenia kolidują z obowiązkami, których rzeczywiście nie da się przesunąć, od razu przygotuj udokumentowany wniosek do właściwego WCR i – gdy są ku temu podstawy – rozważ odwołanie w terminie.

Po odbyciu ćwiczeń pamiętaj o osobnej procedurze rekompensaty. W JDG kluczowe będzie zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego oraz zachowanie trzymiesięcznego terminu na złożenie wniosku do dowódcy jednostki wojskowej. Przy istotnych kontraktach, skomplikowanym zbiegu etatu i działalności albo sporze co do decyzji warto ocenić dokumenty przed podjęciem działania.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny – tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 825 ze zmianami, w szczególności art. 248–252, art. 312 oraz art. 682–684.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 kwietnia 2024 r. w sprawie świadczenia pieniężnego dla żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową, żołnierzy aktywnej rezerwy i żołnierzy pasywnej rezerwy – Dz.U. z 2024 r. poz. 616, w szczególności § 1–6.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1691, w szczególności art. 127–130.
• Centralne Wojskowe Centrum Rekrutacji, informacja „Powoływanie żołnierzy rezerwy na szkolenia to naturalne działanie związane z utrzymywaniem ich gotowości bojowej”, 14 czerwca 2024 r.