Ćwiczenia wojskowe a kontrakt zagraniczny pracownika – co zrobić?

Poniższe zasady dotyczą przede wszystkim osoby powołanej na ćwiczenia wojskowe jako żołnierz pasywnej rezerwy. Jeżeli otrzymany dokument dotyczy aktywnej rezerwy, terytorialnej służby wojskowej, dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej albo innego rodzaju służby, trzeba zastosować przepisy właściwe dla tego statusu.

Obowiązek stawiennictwa i wyjątki przy kontrakcie zagranicznym

Ustawa o obronie Ojczyzny przewiduje, że pełnienie służby przez żołnierzy pasywnej rezerwy polega na odbywaniu ćwiczeń wojskowych. Art. 248 ust. 5 wskazuje również grupy osób, których na takie ćwiczenia się nie powołuje. Wśród tych przesłanek nie ma zatrudnienia za granicą, delegowania do zagranicznego projektu ani wykonywania ważnego kontraktu dla zagranicznego klienta.

Nie oznacza to, że sytuacja zawodowa jest dla WCR bez znaczenia. Może uzasadniać prośbę o wyznaczenie innego terminu, zwłaszcza gdy kolizja jest konkretna, powstała wcześniej i jej skutków nie można rozsądnie ograniczyć. Nie daje jednak pracownikowi prawa do samodzielnego wyboru, że zamiast ćwiczeń zrealizuje kontrakt.

Przed podjęciem dalszych działań trzeba ustalić, co w konkretnej sprawie oznacza „kontrakt zagraniczny”. Najczęściej występuje jeden z trzech wariantów:

• polska umowa o pracę i wykonywanie pracy za granicą – np. delegowanie pracownika do projektu w Niemczech;
• bezpośredni stosunek pracy z zagranicznym pracodawcą – w takim przypadku skutki nieobecności w pracy mogą zależeć również od prawa właściwego dla tego stosunku pracy;
• kontrakt B2B albo inna umowa cywilnoprawna – tutaj trzeba oddzielić obowiązek wojskowy od zobowiązań przedsiębiorcy wobec klienta.

Jeżeli pracownik pozostaje w stosunku pracy objętym polskimi przepisami, znaczenie ma również art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny, przewidujący urlop bezpłatny na czas odpowiedniej służby i stosowany odpowiednio do żołnierza rezerwy. Nie należy jednak automatycznie zakładać, że identyczne uprawnienie wobec pracodawcy zagranicznego będzie wynikało z prawa obowiązującego w państwie zatrudnienia.

Stałe zamieszkanie za granicą to odrębna kwestia

Szczególna sytuacja występuje u osoby mającej dwa obywatelstwa. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy obywatel polski będący jednocześnie obywatelem innego państwa nie podlega obowiązkowi obrony, jeżeli stale zamieszkuje poza granicami Polski. Sam kilkumiesięczny lub nawet długoterminowy kontrakt zagraniczny nie przesądza jeszcze o stałym zamieszkiwaniu za granicą. Trzeba ocenić rzeczywiste centrum życia i przedstawić dokumenty potwierdzające tę okoliczność.

Ten wyjątek nie może być rozszerzany na każdą osobę pracującą poza Polską. W szczególności samo stałe przebywanie za granicą osoby posiadającej wyłącznie obywatelstwo polskie nie jest tym samym wyłączeniem, które ustawodawca przewidział dla osoby o podwójnym obywatelstwie.

Wniosek o zmianę terminu ćwiczeń wojskowych

Jeżeli problemem nie jest sam obowiązek służby, lecz konkretny termin kolidujący z zagranicznym projektem, praktycznym rozwiązaniem jest jak najszybsze zwrócenie się do szefa WCR, który wydał kartę lub decyzję o powołaniu. Nie wystarczy napisać, że wyjazd jest ważny zawodowo. Trzeba pokazać, dlaczego obecność pracownika za granicą właśnie w tych dniach jest rzeczywiście konieczna.

W piśmie warto wskazać:

• numer i datę karty powołania oraz termin ćwiczeń;
• dokładny okres zagranicznego kontraktu lub projektu;
• państwo i miejsce wykonywania pracy;
• charakter obowiązków wymagających osobistej obecności;
• dlaczego przełożenie wyjazdu, zastępstwo albo praca zdalna nie rozwiązują problemu;
• konkretne skutki kolizji, bez ograniczania się do ogólnych stwierdzeń o „stratach w firmie”;
• prośbę o wyznaczenie ćwiczeń w innym terminie, jeżeli osoba nie kwestionuje samego obowiązku ich odbycia.

Wniosek o zmianę terminu trzeba odróżnić od formalnego odwołania od decyzji. Jeżeli biegnie jeszcze termin odwoławczy i powołany chce podważyć wydaną decyzję, nie powinien zastępować odwołania zwykłym e-mailem z prośbą. Szersze zasady, gdy potrzebna jest zmiana terminu ćwiczeń wojskowych, opisujemy w odrębnym materiale.

Samo wysłanie wniosku nie oznacza, że termin z karty przestał obowiązywać. Dopóki rozstrzygnięcie nie zostanie zmienione albo uchylone, nie należy traktować braku odpowiedzi z WCR jako zgody na niestawiennictwo. Trzeba także dokładnie przeczytać pouczenie zamieszczone w otrzymanej karcie powołania.

Dokumenty pracownika lub przedsiębiorcy

Przepisy nie tworzą zamkniętego katalogu dokumentów, które automatycznie zapewniają zmianę terminu z powodu pracy za granicą. Materiał powinien przede wszystkim potwierdzać rzeczywistą i czasową kolizję między ćwiczeniami a obowiązkami, których nie można przesunąć.

Dokumenty pracownika

W zależności od sytuacji przydatne mogą być:

• umowa o pracę albo aneks wskazujący zagraniczne miejsce wykonywania pracy;
• polecenie delegowania lub dokument potwierdzający skierowanie do projektu;
• zaświadczenie pracodawcy z dokładnymi datami i opisem obowiązków;
• harmonogram odbiorów, wdrożenia, szkolenia lub innych czynności wymagających osobistego udziału;
• potwierdzenie rezerwacji podróży, wizy albo zezwolenia na pracę, jeżeli dokumentuje ono realny termin wyjazdu;
• w przypadku bezpośredniego zatrudnienia za granicą – dokument pozwalający ustalić charakter stosunku prawnego, okres zatrudnienia i miejsce pracy.

Pismo pracodawcy jest bardziej użyteczne, gdy opisuje fakty, a nie tylko zawiera zdanie „pracownik jest niezbędny”. Powinno wskazywać, jaki etap projektu przypada na dni ćwiczeń, czy możliwe jest zastępstwo oraz jakie realne konsekwencje powoduje nieobecność.

Jeżeli zagraniczny dokument sporządzono w języku obcym, dla sprawnego rozpoznania sprawy warto przedstawić jego tłumaczenie na język polski, zwłaszcza gdy z dokumentu mają wynikać daty, charakter zatrudnienia lub wysokość wynagrodzenia.

Dokumenty przedsiębiorcy realizującego zagraniczny kontrakt

Osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna wykazać nie tylko istnienie kontraktu, lecz przede wszystkim jego harmonogram i osobisty charakter zobowiązania. Przydatne są m.in. umowa B2B, zamówienie, statement of work, harmonogram etapów, ustalony termin odbioru oraz korespondencja potwierdzająca brak możliwości zmiany daty.

Jeżeli problem dotyczy pracownika kluczowego dla niewielkiej firmy, dodatkowe uwarunkowania związane z ćwiczeniami wojskowymi pracownika firmy warto analizować oddzielnie. Sam interes pracodawcy lub kontrahenta nie tworzy jednak automatycznego pierwszeństwa przed obowiązkiem wojskowym.

Rekompensata, odwołanie i sankcje

Co można odzyskać po odbyciu ćwiczeń?

Art. 312 ustawy o obronie Ojczyzny, stosowany odpowiednio do żołnierzy pasywnej rezerwy, przewiduje świadczenie rekompensujące utracone wynagrodzenie ze stosunku pracy lub stosunku służbowego albo dochód z prowadzonej działalności gospodarczej lub rolniczej.

Świadczenie nie jest pełnym odszkodowaniem za wszystkie następstwa powołania. Ustawa przewiduje sposób obliczania świadczenia na podstawie 1/22 miesięcznego wynagrodzenia lub dochodu za każdy uwzględniany dzień, ustanawia maksymalną kwotę dzienną i przewiduje pomniejszenie świadczenia o uposażenie otrzymane z tytułu służby za dni objęte rekompensatą.

Dla pracownika szczególne znaczenie ma rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 19 kwietnia 2024 r. Pracodawca, na wniosek żołnierza zawierający imię, nazwisko i PESEL, wystawia zaświadczenie o wymaganych danych i kwocie wynagrodzenia. Zaświadczenie powinno zostać wydane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. W przypadku stosunku pracy świadczenie ustala się za liczbę dni urlopu bezpłatnego potwierdzoną w tym zaświadczeniu.

Przy działalności gospodarczej odpowiednie zaświadczenie wydaje naczelnik urzędu skarbowego. Sam zagraniczny kontrahent nie zastępuje tego dokumentu tylko dlatego, że może potwierdzić wartość utraconego zlecenia.

Udokumentowany wniosek o ustalenie i wypłatę świadczenia składa się do właściwego dowódcy jednostki wojskowej. Przy odpowiednim stosowaniu art. 312 ust. 5 do żołnierza PR trzeba zachować termin 3 miesięcy po upływie okresu, w którym odbywano ćwiczenia. Świadczenie powinno zostać ustalone i wypłacone w terminie 30 dni od złożenia prawidłowego wniosku.

Przy bezpośrednim zatrudnieniu przez pracodawcę zagranicznego może powstać dodatkowy problem dowodowy: trzeba wykazać, że chodzi o stosunek pracy, ustalić wynagrodzenie brutto oraz okres nieodpłatnej nieobecności odpowiadający ćwiczeniom. Sam fakt, że dokumenty i wynagrodzenie pochodzą z zagranicy, wymaga więc starannego przygotowania materiału.

Kara umowna dla klienta, utracony bilet, hotel, koszt znalezienia zastępcy czy utrata przyszłego kontraktu nie stanowią odrębnych składników świadczenia z art. 312. Rekompensata ma ustawowo określony zakres.

Trzeba też odróżnić kontrakt B2B od zwykłej umowy cywilnoprawnej zawartej poza działalnością gospodarczą. Art. 312 wprost wymienia wynagrodzenie ze stosunku pracy lub służbowego oraz dochód z działalności gospodarczej lub rolniczej. Zwykłe wynagrodzenie z umowy zlecenia lub umowy o dzieło wykonywanej poza działalnością nie zostało wskazane jako samodzielna kategoria. Jeżeli jednak nazwa umowy nie odpowiada jej rzeczywistemu charakterowi i stosunek wykazuje cechy stosunku pracy, ocena może wymagać odrębnej analizy.

Odwołanie od powołania na ćwiczenia

Od decyzji w sprawie powołania na ćwiczenia wojskowe przysługuje odwołanie na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego. Co do zasady wnosi się je w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, za pośrednictwem organu, który ją wydał. Ponieważ Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji jest organem wyższego stopnia wobec szefów WCR, to do niego trafia odwołanie od rozstrzygnięcia szefa WCR.

W odwołaniu nie wystarczy napisać, że kontrakt zagraniczny jest ważniejszy od ćwiczeń. Trzeba wskazać żądanie, opisać stan faktyczny i dołączyć dowody. Jeżeli celem jest tylko przesunięcie ćwiczeń, należy to wyraźnie zaznaczyć.

Trzeba również pamiętać o szczególnym ograniczeniu sądowej kontroli takiego rozstrzygnięcia. Art. 122 ust. 3 pkt 2 ustawy o obronie Ojczyzny stanowi, że na decyzję w sprawie powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych nie można wnieść skargi do sądu administracyjnego.

Samo wniesienie pisma nie powinno być traktowane jako zezwolenie na zignorowanie wskazanego terminu stawiennictwa. Należy kierować się treścią obowiązującego rozstrzygnięcia i pouczeniem zawartym w karcie oraz pozostawać w kontakcie z WCR.

Co grozi za niestawienie się?

Ryzyko prawne nie ogranicza się do problemu z pracodawcą. Art. 682 ustawy przewiduje odpowiedzialność osoby, która bez usprawiedliwionej przyczyny nie zgłasza się w określonym terminie i miejscu na ćwiczenia lub szkolenie objęte tym przepisem. Sankcją może być areszt albo grzywna, a zgodnie z art. 684 sprawy o czyny z art. 681–683a są rozpoznawane w trybie przepisów o postępowaniu w sprawach o wykroczenia.

Dlatego zwykłej kolizji zawodowej nie należy samodzielnie uznawać za wystarczające usprawiedliwienie niestawiennictwa. Jeżeli pojawia się nagła, rzeczywiście uniemożliwiająca przyjazd okoliczność, trzeba niezwłocznie zawiadomić właściwy organ i zachować dowody potwierdzające jej wystąpienie.

FAQ – kontrakt zagraniczny i ćwiczenia wojskowe

Czy zagraniczny kontrakt automatycznie zwalnia z ćwiczeń wojskowych?

Nie. Praca za granicą, delegacja ani kontrakt B2B nie znajdują się w katalogu ustawowych przesłanek, które same w sobie wyłączają powołanie żołnierza pasywnej rezerwy na ćwiczenia. Mogą natomiast być argumentem za zmianą konkretnego terminu, jeżeli kolizja zostanie dobrze udokumentowana.

Czy mogę wyjechać za granicę po wysłaniu wniosku o zmianę terminu?

Samo złożenie wniosku nie oznacza, że termin wskazany w karcie został zmieniony. Przed wyjazdem trzeba sprawdzić, czy organ rzeczywiście wydał rozstrzygnięcie zmieniające obowiązek stawiennictwa. Brak odpowiedzi nie powinien być interpretowany jako zgoda.

Czy bilety lotnicze albo wysoka kara umowna wystarczą do przesunięcia ćwiczeń?

Mogą wzmacniać argumentację, ponieważ pokazują realność i ekonomiczne skutki kolizji, ale nie tworzą automatycznego prawa do innego terminu. Dużo większą wartość dowodową ma komplet dokumentów pokazujący datę kontraktu, obowiązek osobistej obecności i brak realnego zastępstwa.

Czy rekompensata pokryje karę nałożoną przez zagranicznego klienta?

Nie w ramach świadczenia z art. 312. Jest ono przeznaczone na rekompensatę określonego w ustawie utraconego wynagrodzenia albo dochodu. Kara umowna, dodatkowy koszt podróży czy utracona przyszła umowa nie są osobnymi składnikami tej rekompensaty.

Co jeśli mam drugie obywatelstwo i od lat mieszkam za granicą?

Może to zasadniczo zmieniać ocenę. Obywatel polski będący jednocześnie obywatelem innego państwa nie podlega obowiązkowi obrony, jeżeli stale zamieszkuje poza Polską. Trzeba jednak wykazać zarówno drugie obywatelstwo, jak i rzeczywiste stałe zamieszkanie za granicą. Sam zagraniczny kontrakt nie przesądza spełnienia tych warunków.

Czy zagraniczna umowa zlecenia daje prawo do rekompensaty?

Nie należy tego zakładać. Ustawa nie wymienia zwykłego dochodu z umowy cywilnoprawnej zawartej poza działalnością gospodarczą jako samodzielnej podstawy rekompensaty. Inaczej może wyglądać sytuacja przedsiębiorcy wykonującego kontrakt w ramach działalności gospodarczej albo osoby, której umowa tylko z nazwy jest cywilnoprawna, lecz w rzeczywistości ma cechy stosunku pracy.

Najbezpieczniejsza kolejność działania jest następująca: najpierw sprawdzić status wojskowy i pouczenie w karcie, następnie niezwłocznie udokumentować kolizję z kontraktem i złożyć właściwe pismo do WCR, a jeśli biegnie termin odwoławczy – nie dopuścić do jego upływu. Po odbyciu ćwiczeń warto od razu rozpocząć gromadzenie dokumentów do świadczenia rekompensującego, aby nie przekroczyć trzymiesięcznego terminu.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2025 r. poz. 825 ze zm.), w szczególności art. 3, art. 34 ust. 2, art. 122, art. 248–251, art. 305, art. 312 oraz art. 682–684.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 kwietnia 2024 r. w sprawie świadczenia pieniężnego dla żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową, żołnierzy aktywnej rezerwy i żołnierzy pasywnej rezerwy (Dz.U. z 2024 r. poz. 616).
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 129 dotyczący terminu i sposobu wniesienia odwołania.