Zwrot kosztów studiów wojskowych po zwolnieniu dyscyplinarnym

Zwolnienie dyscyplinarne nie oznacza automatycznie, że w każdym przypadku trzeba zwrócić identyczną kwotę. Znaczenie ma to, w jakim trybie żołnierz się kształcił i na jakiej podstawie wojsko finansowało jego naukę.

Inne zasady dotyczą kandydata kształconego w uczelni wojskowej na podstawie art. 95 ustawy o obronie Ojczyzny, inne żołnierza samodzielnie pobierającego naukę z pomocą finansową wojska, a jeszcze inne żołnierza skierowanego służbowo na studia, kurs lub specjalizację. W tym artykule koncentrujemy się na zwrocie kosztów studiów wojskowych po zwolnieniu dyscyplinarnym, ze szczególnym uwzględnieniem umów zawieranych z kandydatami do zawodowej służby wojskowej.

Kiedy powstaje obowiązek zwrotu kosztów

W przypadku kandydata kształconego w uczelni wojskowej podstawowe znaczenie ma art. 95 ust. 5 ustawy o obronie Ojczyzny. Powołanie do zawodowej służby wojskowej po pierwszym okresie kształcenia następuje po podpisaniu umowy określającej warunki zwrotu kosztów poniesionych na utrzymanie i naukę.

Samo wszczęcie postępowania dyscyplinarnego nie wystarcza jeszcze do żądania zwrotu kosztów. W omawianym przypadku podstawą zwolnienia jest prawomocne orzeczenie o wymierzeniu kary dyscyplinarnej określonej w art. 362 ust. 1 pkt 7 ustawy. Takie zwolnienie zostało wymienione w art. 226 pkt 12 ustawy o obronie Ojczyzny.

Wzór umowy stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 5 kwietnia 2024 r. przewiduje, że kandydat zwraca koszty:

• w całości – gdy przerwie naukę albo zostanie zwolniony z zawodowej służby wojskowej w trakcie kształcenia z jednej z przyczyn wymienionych w umowie, w tym z powodu prawomocnego orzeczenia kary dyscyplinarnej skutkującej zwolnieniem;
• proporcjonalnie – gdy ukończy kształcenie, ale zostanie zwolniony przed odbyciem wymaganego okresu służby wynoszącego, co do zasady, dwa razy tyle dni, ile trwało kształcenie objęte rozliczeniem kosztów.

Nie należy więc zakładać, że każde zwolnienie dyscyplinarne oznacza obowiązek oddania całej kwoty. Pełny zwrot jest charakterystyczny przede wszystkim dla zwolnienia w trakcie nauki. Jeżeli żołnierz ukończył studia i przez pewien czas pełnił służbę, należność wynikająca z umowy kandydata powinna zostać odpowiednio zmniejszona.

Ustawa przewiduje również, że koszty określone w art. 95 ust. 5 nie podlegają zwrotowi w przypadku orzeczenia niezdolności do służby wojskowej albo orzeczenia psychologicznego stwierdzającego przeciwwskazania do jej pełnienia. Wyjątek ten nie obejmuje automatycznie zwolnienia dyscyplinarnego. Trzeba porównać rzeczywistą podstawę zwolnienia wskazaną w rozkazie personalnym z przesłankami zapisanymi w ustawie i umowie.

W przypadku żołnierza, który nie był kandydatem, lecz otrzymał pomoc na samodzielnie podjętą naukę albo został skierowany na koszt wojska na studia lub szkolenie, podstawą rozliczenia mogą być art. 105 lub art. 106 ustawy. Wówczas warunki zwrotu, wymagany okres służby i sposób ustalenia kwoty należy odczytać z odrębnej umowy.

Jak liczyć okres służby i nauki

W umowie zawieranej z kandydatem do zawodowej służby wojskowej okres kształcenia oraz okres późniejszej służby liczy się w dniach. Punktem wyjścia jest czas nauki, za który ustalono koszty podlegające ewentualnemu zwrotowi.

Rozporządzenie wskazuje, że okres naliczania kosztów rozpoczyna się w dniu rozpoczęcia kształcenia i kończy w dniu jego ukończenia albo przerwania. Do tego okresu zalicza się również urlopy i inne nieobecności w czasie kształcenia. Sam fakt czasowej nieobecności na uczelni nie oznacza więc automatycznego pomniejszenia okresu objętego rozliczeniem.

Przy zwolnieniu po zakończeniu nauki praktyczny sposób wyliczenia można przedstawić następująco:

Jeżeli okres kształcenia objęty umową wynosił 1800 dni, wymagany okres służby może wynosić 3600 dni. Gdy po ukończeniu nauki żołnierz pełnił służbę przez 1200 dni, do rozliczenia pozostaje 2400 z wymaganych 3600 dni. Oznacza to obowiązek zwrotu dwóch trzecich ustalonych kosztów, o ile umowa nie zawiera innych postanowień wynikających z właściwych przepisów.

Do kosztów mogą zostać zaliczone między innymi świadczenia związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem, umundurowaniem i nauką. W części dotyczącej nauki mogą występować wydatki na stypendia, czesne, podręczniki, pomoce dydaktyczne lub przejazdy. Organ powinien jednak wykazać sposób ustalenia kosztu przypadającego na daną osobę, a nie tylko wskazać końcową sumę bez objaśnienia.

Wzorcowa umowa przewiduje możliwość zawieszenia obowiązku zwrotu w razie powołania do zawodowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej albo służby w aktywnej rezerwie. Po odbyciu w tych formach odpowiednio długiego okresu służby obowiązek może wygasnąć. Jeżeli łączone są różne rodzaje służby, poszczególne okresy powinny następować bezpośrednio po sobie.

Osobnym zagadnieniem jest praca cywilna do stażu. Okresu zatrudnienia poza wojskiem nie należy automatycznie traktować jako okresu służby pomniejszającego należność z umowy o zwrot kosztów studiów.

Jeżeli żołnierz został skierowany na naukę na podstawie art. 106 ustawy, okres wymaganej służby wynika bezpośrednio z zawartej umowy i nie musi odpowiadać zasadzie dwukrotności okresu kształcenia. W tym trybie ustawa przewiduje proporcjonalne zmniejszanie należności oraz limit maksymalnej kwoty zwrotu wynoszący sześćdziesięciokrotność najniższego uposażenia zasadniczego żołnierza zawodowego.

Jakie dokumenty i decyzje sprawdzić

Wezwania do zapłaty nie należy oceniać wyłącznie na podstawie podanej w nim kwoty. Roszczenie powinno odpowiadać treści podpisanej umowy, przepisom obowiązującym dla danego rodzaju kształcenia oraz rzeczywistemu przebiegowi służby.

Jeżeli żołnierz nie ma własnego egzemplarza umowy, powinien wystąpić o jej kopię. Brak dokumentu w prywatnych aktach nie oznacza jeszcze, że umowa nie została zawarta. Jednocześnie podmiot żądający zapłaty powinien być w stanie wykazać istnienie zobowiązania, treść umowy oraz sposób obliczenia należności.

Warto zażądać zestawienia pokazującego oddzielnie okres naliczania kosztów, poszczególne kategorie świadczeń, całkowity wymagany okres służby, liczbę zaliczonych dni oraz zastosowany współczynnik proporcjonalnego zmniejszenia kwoty.

Jak odwołać się od żądania zapłaty

Najpierw trzeba ustalić, jaki dokument został doręczony. Wezwanie do zapłaty wystawione na podstawie wzorcowej umowy dotyczącej kosztów kształcenia nie jest co do zasady decyzją administracyjną. Nie przysługuje od niego klasyczne odwołanie w administracyjnym toku instancji. Wzór umowy przewiduje rozstrzyganie sporów przez sąd cywilny właściwy dla siedziby podmiotu przyjmującego na naukę.

Jeżeli jednak doręczony dokument ma formę decyzji, rozkazu personalnego albo innego aktu zawierającego pouczenie o zaskarżeniu, należy zastosować środek i termin wskazane w tym pouczeniu. Złożenie samych zastrzeżeń do wyliczenia nie zastąpi formalnego odwołania, gdy przepisy wymagają jego wniesienia.

Po otrzymaniu wezwania do zapłaty warto podjąć następujące działania:

1. Sprawdź termin. Wzorcowa umowa kandydata przewiduje zapłatę w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania. Jest to termin płatności, a nie termin administracyjnego odwołania.
2. Złóż pisemne zastrzeżenia. Pismo najlepiej doręczyć przed upływem terminu zapłaty podmiotowi, który wystawił wezwanie. Należy podać numer umowy, datę wezwania i kwotę, której dotyczy spór.
3. Zażądaj dokumentów i ponownego obliczenia. Trzeba wskazać, których danych brakuje, jakie okresy służby pominięto albo które koszty budzą zastrzeżenia.
4. Przedstaw własne wyliczenie. Jeżeli błąd dotyczy proporcji, warto podać daty rozpoczęcia i zakończenia nauki, liczbę zaliczonych dni służby oraz wynik własnego obliczenia.
5. Poproś o wstrzymanie dochodzenia należności. Samo wniesienie zastrzeżeń nie musi automatycznie zawieszać terminu płatności, dlatego warto wyraźnie wystąpić o pisemne potwierdzenie wstrzymania czynności do czasu rozpatrzenia pisma.
6. Zareaguj na pozew lub nakaz zapłaty. Jeżeli sprawa trafi do sądu, należy wnieść odpowiedź, sprzeciw albo zarzuty w terminie wskazanym w pouczeniu sądowym i przedstawić wszystkie dowody dotyczące umowy, kosztów oraz okresu służby.

Do najczęstszych zarzutów wobec żądania zapłaty należą:

• brak wykazania, że doszło do zawarcia umowy przewidującej obowiązek zwrotu;
• zastosowanie postanowień lub przepisów dotyczących innego rodzaju kształcenia;
• żądanie pełnej kwoty mimo ukończenia nauki i odbycia części wymaganego okresu służby;
• pominięcie okresów służby, które zgodnie z umową powinny zostać zaliczone;
• błędne daty rozpoczęcia albo zakończenia kształcenia;
• zaliczenie kosztów niewykazanych w zestawieniu lub nieobjętych umową;
• błąd rachunkowy przy ustalaniu proporcji;
• nieuwzględnienie ustawowego wyjątku dotyczącego niezdolności do służby albo przeciwwskazań psychologicznych, jeżeli to ta przesłanka była rzeczywistą podstawą zakończenia służby.

Zakwestionowanie wezwania do zapłaty nie powoduje ponownego rozpoznania sprawy dyscyplinarnej. Orzeczenie o karze i samo roszczenie o zwrot kosztów są odrębnymi zagadnieniami. Środki zaskarżenia orzeczenia dyscyplinarnego trzeba wnosić w terminach wynikających z pouczenia otrzymanego w postępowaniu dyscyplinarnym. Po uprawomocnieniu się orzeczenia spór dotyczący kosztów skupia się najczęściej na istnieniu umowy, zakresie zobowiązania i prawidłowości obliczeń.

Jeżeli żołnierz nie kwestionuje należności, ale nie jest w stanie zapłacić jej jednorazowo, może złożyć umotywowany wniosek o odroczenie płatności, rozłożenie należności na raty albo zawarcie porozumienia. Możliwość i warunki zastosowania ulgi zależą jednak od rodzaju umowy i podstawy prawnej. Samo złożenie wniosku nie daje gwarancji jego uwzględnienia.

FAQ

Czy każde zwolnienie dyscyplinarne powoduje zwrot kosztów studiów?

Nie wystarcza sam fakt prowadzenia postępowania dyscyplinarnego ani wymierzenia dowolnej kary. W omawianym przypadku znaczenie ma prawomocna kara skutkująca zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej, treść podpisanej umowy oraz to, czy wskazana podstawa zwolnienia została objęta obowiązkiem zwrotu.

Czy po zwolnieniu trzeba zawsze oddać całą kwotę?

Nie. Przy umowie kandydata pełna kwota może być należna w razie zwolnienia w trakcie kształcenia. Po ukończeniu nauki koszty powinny być co do zasady zmniejszone proporcjonalnie do okresu służby odbytego po jej zakończeniu.

Czy wojsko może żądać zapłaty bez okazania podpisanej umowy?

Podmiot dochodzący należności powinien wykazać podstawę prawną roszczenia, zawarcie umowy i jej treść. Brak własnego egzemplarza umowy u żołnierza nie przesądza, że umowy nie było, ale uzasadnia wystąpienie o jej kopię wraz z aneksami.

Czy urlop dziekański lub inna nieobecność skraca okres kształcenia?

Nie automatycznie. Przepisy dotyczące ustalania kosztów kandydatów przewidują uwzględnianie w okresie kształcenia także urlopów i innych nieobecności. Decydujące są daty i zasady wynikające z właściwego rozporządzenia oraz umowy.

Czy 14 dni od wezwania to termin na odwołanie?

Wzorcowa umowa określa 14 dni jako termin zapłaty. Nie jest to typowy termin administracyjnego odwołania. Zastrzeżenia do wezwania warto jednak złożyć przed upływem tego okresu, jednocześnie wnosząc o wstrzymanie dochodzenia należności do czasu wyjaśnienia sprawy.

Czy złożenie zastrzeżeń zatrzymuje obowiązek zapłaty?

Nie musi go zatrzymywać. Samo wysłanie pisma nie oznacza automatycznego zawieszenia terminu płatności. Należy wyraźnie wystąpić o wstrzymanie czynności i uzyskać pisemną odpowiedź podmiotu, który wystawił wezwanie.

Czy należność można rozłożyć na raty?

Można złożyć umotywowany wniosek o raty, odroczenie albo porozumienie, ale nie w każdym trybie istnieje bezwarunkowe prawo do takiej ulgi. Trzeba ustalić, jakie przepisy i postanowienia umowy mają zastosowanie do konkretnego rodzaju nauki.

Czy Minister Obrony Narodowej może zwolnić żołnierza z zapłaty?

W szczególnie uzasadnionych przypadkach art. 106 ust. 4 pozwala ministrowi zwolnić z części obowiązku żołnierza skierowanego na kosztowne kształcenie w trybie tego przepisu. Zwolnienie nie może jednak objąć kwoty odpowiadającej dwunastokrotności najniższego uposażenia zasadniczego obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Regulacji tej nie należy automatycznie stosować do każdej umowy kandydata zawartej na podstawie art. 95 ustawy.

Podsumowanie

Po zwolnieniu dyscyplinarnym należy przede wszystkim ustalić rodzaj zawartej umowy, moment zakończenia nauki, podstawę prawną zwolnienia i liczbę dni służby zaliczonych po kształceniu. Dopiero zestawienie tych danych pozwala ocenić, czy należna jest cała kwota, czy jedynie jej proporcjonalna część.

Po otrzymaniu wezwania warto niezwłocznie zażądać umowy i szczegółowego rozliczenia, a następnie przedstawić pisemne zastrzeżenia wraz z własnym wyliczeniem. Nie należy mylić 14-dniowego terminu płatności z terminem odwoławczym ani zakładać, że samo zakwestionowanie wezwania automatycznie wstrzyma dochodzenie należności.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 95, art. 105, art. 106, art. 226 i art. 362.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 5 kwietnia 2024 r. w sprawie szkolenia osób ubiegających się o powołanie do zawodowej służby wojskowej w trakcie kształcenia, w szczególności § 64 oraz załącznik nr 2.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 marca 2024 r. w sprawie nauki żołnierzy zawodowych, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 2026 r.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.