Świadczenie rekompensujące dla pracodawcy po powołaniu pracownika

Kiedy pracodawcy przysługuje świadczenie rekompensujące za powołanie pracownika?

Podstawą prawną jest art. 309 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny. Przepis przyznaje pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem rezerwy albo żołnierzem obrony terytorialnej pełniącym terytorialną służbę wojskową rotacyjnie prawo do świadczenia pieniężnego za dni pełnienia służby.

Nie jest to automatyczny zwrot całego kosztu nieobecności pracownika. Mechanizm ma zrekompensować określone wydatki, które pracodawca poniósł, aby zapewnić wykonywanie obowiązków na stanowisku nieobecnego żołnierza.

Jakie formy służby obejmuje rekompensata?

Uprawnienie dotyczy dwóch podstawowych grup:

• Żołnierze rezerwy – pracownicy odbywający ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy albo pełniący służbę wojskową w aktywnej rezerwie.
• Żołnierze Wojsk Obrony Terytorialnej – pracownicy pełniący terytorialną służbę wojskową rotacyjnie.

W przypadku ćwiczeń wojskowych w pasywnej rezerwie znaczenie ma rzeczywisty okres odbywania ćwiczeń, a nie wyłącznie data doręczenia karty powołania. W przypadku aktywnej rezerwy i WOT rozlicza się dni faktycznego pełnienia służby, zgodnie z dokumentacją wojskową.

Nie każde powołanie pracownika do wojska daje zatem pracodawcy prawo do świadczenia z art. 309. Nie należy automatycznie rozszerzać tego uprawnienia na pracowników powołanych do dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej, zawodowej służby wojskowej lub innych form czynnej służby, których przepis ten nie obejmuje.

Jeżeli pracodawca chce ustalić, czy samo powołanie może zostać zakwestionowane, odrębną kwestią jest odwołanie od powołania. Nie należy jednak uzależniać prawa do rekompensaty od tego, czy pracownik próbował zaskarżyć powołanie.

Jakie koszty pracodawca może odzyskać?

Art. 309 ust. 2 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje rekompensatę kosztów poniesionych z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza albo powierzenia tego zastępstwa innemu pracownikowi już zatrudnionemu u pracodawcy.

Ustawodawca wyraźnie wyłączył z rekompensaty kwoty wynagrodzenia poniesione przez pracodawcę z tytułu zatrudnienia nowego pracownika lub powierzenia zastępstwa dotychczasowemu pracownikowi. Nie można więc wykazywać jako kosztu podlegającego zwrotowi całej pensji zastępcy ani dodatkowego wynagrodzenia za pracę innego członka zespołu.

Przykładowe wydatki podlegające rozliczeniu

Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 27 maja 2022 r. W § 5 wymieniono w szczególności:

• koszty przeszkolenia nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo;
• koszty szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
• wydatki na odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, jeżeli ich zapewnienie wynika z przepisów i warunków zatrudnienia;
• opłaty za badania lekarskie lub psychologiczne związane z objęciem stanowiska, a w przypadkach przewidzianych przepisami również z jego opuszczeniem;
• koszty ubezpieczenia pracownika związane ze specyfiką wykonywanego zawodu;
• koszty przedstawienia oferty zatrudnienia i przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego, w tym usług pośrednictwa pracy.

Wydatki muszą wynikać z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej pracodawcy. Samo wskazanie, że zastępstwo spowodowało dodatkowe obciążenie organizacyjne firmy, nie wystarczy do uzyskania rekompensaty.

Czy pracodawca może odzyskać koszty, jeśli nie zatrudnił zastępcy?

Świadczenie z art. 309 jest powiązane z kosztami zatrudnienia nowej osoby w celu zastępstwa albo powierzenia zastępstwa dotychczasowemu pracownikowi. Jeżeli pracodawca nie poniósł takich kosztów, nie ma podstaw do wykazania ich w rozliczeniu. Sama nieobecność żołnierza, konieczność reorganizacji pracy lub spadek wydajności przedsiębiorstwa nie tworzą automatycznie prawa do wypłaty określonej kwoty.

Jak obliczyć wysokość świadczenia dla pracodawcy?

Wysokość rekompensaty nie jest równa sumie wszystkich wydatków wykazanych przez pracodawcę. Obowiązuje ustawowy limit za każdy dzień pełnienia służby. Zgodnie z art. 309 ust. 7 ustawy o obronie Ojczyzny kwota dzienna nie może przekroczyć 1/22 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w kwartale bezpośrednio poprzedzającym termin powołania do służby.

Wysokość przeciętnego wynagrodzenia ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim. Przy obliczaniu limitu trzeba więc uwzględnić datę powołania, a nie datę złożenia wniosku czy jego rozpatrzenia.

Mechanizm obliczania świadczenia określa § 7 rozporządzenia:

1. Ustala się koszty wykazane przez pracodawcę i uznane przez szefa WCR.
2. Uznane koszty dzieli się przez liczbę dni okresu, za który są rozliczane.
3. Jeżeli dzienna wartość kosztów przekracza ustawowy limit, do dalszych obliczeń przyjmuje się limit.
4. Otrzymaną kwotę dzienną mnoży się przez liczbę dni służby potwierdzonych w zaświadczeniu dowódcy jednostki wojskowej.

Jeżeli żołnierz jest zatrudniony u dwóch lub większej liczby pracodawców, świadczenie może przysługiwać wszystkim zatrudniającym go podmiotom. Wysokość wypłaty dla każdego z nich ustala się proporcjonalnie do poniesionych kosztów, z zachowaniem ustawowego limitu dziennego dla danego pracodawcy.

Jak złożyć wniosek o świadczenie do wojskowego centrum rekrutacji?

Wniosek składa pracodawca, a nie pracownik powołany do służby. Adresatem jest szef wojskowego centrum rekrutacji właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy. Nie należy kierować wniosku do dowódcy jednostki wojskowej ani do WCR właściwego wyłącznie ze względu na miejsce zamieszkania żołnierza.

Termin złożenia wniosku – 90 dni

Zgodnie z art. 309 ust. 3 ustawy wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty należy przesłać nie później niż przed upływem 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy albo żołnierza OT z pełnienia służby.

Termin ten należy traktować jako podstawowy warunek proceduralny. Pracodawca nie powinien odkładać rozliczenia do czasu zakończenia wszystkich wewnętrznych rozliczeń finansowych, jeżeli mogłoby to doprowadzić do przekroczenia ustawowego terminu.

W przypadku kolejnych okresów służby trzeba sporządzać odrębne rozliczenia zgodnie z zasadami rozporządzenia. Dla ćwiczeń wojskowych składa się jeden wniosek za dane ćwiczenie, dla służby w aktywnej rezerwie osobny wniosek za każdy okres jej pełnienia, a dla terytorialnej służby wojskowej rotacyjnej osobny wniosek za każdy miesiąc.

Co powinien zawierać wniosek?

Art. 309 ust. 4 ustawy wskazuje wymagane informacje. Wniosek powinien obejmować:

• nazwę pracodawcy i adres siedziby firmy;
• miejsce prowadzenia działalności;
• adres poczty elektronicznej pracodawcy;
• numer identyfikacji podatkowej NIP;
• numer rachunku bankowego albo rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej;
• dane żołnierza: imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, numer karty powołania oraz organ powołujący;
• informację o liczbie dni uwzględnianych przy obliczaniu kosztów;
• rodzaj kosztów uwzględnionych w rozliczeniu.

Wzór wniosku stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 27 maja 2022 r. Nie należy zastępować go przypadkowym pismem, które pomija wymagane dane.

Jakie dokumenty należy dołączyć?

Do wniosku trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające rzeczywiste poniesienie kosztów. Mogą to być w szczególności uwiarygodnione kopie, wypisy lub wydruki z ksiąg rachunkowych. W zależności od rodzaju wydatku warto przygotować:

• fakturę lub rachunek za szkolenie, badania albo wyposażenie;
• dokumentację zatrudnienia osoby zastępującej lub powierzenia zastępstwa;
• potwierdzenie wykonania usługi rekrutacyjnej lub pośrednictwa pracy;
• dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie i ujęcie wydatków w ewidencji finansowej;
• zestawienie kosztów z przypisaniem ich do konkretnego okresu nieobecności żołnierza.

Nie wszystkie wymienione dokumenty będą potrzebne w każdej sprawie. Zakres załączników powinien odpowiadać rodzajowi kosztów, które pracodawca chce rozliczyć.

W jakiej formie można złożyć wniosek?

Rozporządzenie dopuszcza formę pisemną oraz elektroniczną. Wniosek papierowy powinien zawierać własnoręczny i czytelny podpis pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej albo osoby upoważnionej. W przypadku dokumentu elektronicznego wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Do wniosku elektronicznego dołącza się elektroniczne kopie dokumentów potwierdzających koszty.

Po złożeniu wniosku warto zachować potwierdzenie jego doręczenia, kopię wszystkich załączników i zestawienie kwot. Ułatwi to wykazanie dochowania terminu oraz ewentualne wyjaśnianie rozbieżności w rozliczeniu.

Jak ustalany jest okres służby i kto potwierdza liczbę dni?

Pracodawca nie ustala samodzielnie, ile dni służby należy uwzględnić w rozliczeniu. Zgodnie z § 4 rozporządzenia okres ten ustala dowódca właściwej jednostki wojskowej, stwierdza w rozkazie dziennym i potwierdza zaświadczeniem.

Dokument powinien zawierać między innymi dane żołnierza, rodzaj służby, terminy jej rozpoczęcia i zakończenia, liczbę dni uznanych za dni służby oraz dane jednostki wojskowej.

Dowódca wydaje zaświadczenie nie później niż w ciągu 7 dni od zwolnienia żołnierza rezerwy z ćwiczeń albo zakończenia służby w aktywnej rezerwie. W przypadku WOT zaświadczenie powinno zostać wydane do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu pełnienia służby rotacyjnej. Następnie dokument jest niezwłocznie przekazywany szefowi WCR.

Jeżeli pracodawca ma wątpliwości dotyczące terminu służby, powinien zweryfikować dokumentację z jednostką wojskową. Nieobecność pracownika w zakładzie pracy nie zawsze musi pokrywać się z okresem przyjmowanym do obliczenia świadczenia.

Co zrobić, gdy WCR odmawia wypłaty lub przyznaje niższą kwotę?

Właściwy szef wojskowego centrum rekrutacji ustala wysokość świadczenia na podstawie wniosku, dokumentów przedstawionych przez pracodawcę oraz zaświadczenia dotyczącego okresu służby. Może zweryfikować zasadność wykazanych kosztów i ich wysokość.

Jeżeli organ odmawia wypłaty albo ustala świadczenie w kwocie niższej niż wskazana we wniosku, musi wydać decyzję administracyjną. Wynika to wprost z art. 309 ust. 6 ustawy o obronie Ojczyzny.

Jak zakwestionować decyzję?

Od decyzji szefa WCR przysługuje odwołanie na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego. Co do zasady należy je wnieść w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, za pośrednictwem organu, który ją wydał, do organu wyższego stopnia, którym w strukturze wojskowych centrów rekrutacji jest Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji.

W odwołaniu warto wskazać konkretne błędy w rozliczeniu, na przykład:

• pominięcie wydatku, który spełnia warunki określone w ustawie i rozporządzeniu;
• nieprawidłowe ustalenie liczby dni służby;
• błędne obliczenie limitu dziennego;
• nieuzasadnione zakwestionowanie dokumentów księgowych;
• nieprawidłowe przypisanie kosztów do okresu nieobecności pracownika.

Warto dołączyć dokumenty potwierdzające zarzuty, szczegółowe zestawienie kosztów i własne wyliczenie oczekiwanej kwoty świadczenia. Samo stwierdzenie, że przyznana kwota jest zbyt niska, może nie wystarczyć do skutecznego zakwestionowania decyzji.

Jeżeli rozstrzygnięcie organu odwoławczego również jest niekorzystne, możliwe jest wniesienie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na zasadach określonych w przepisach postępowania sądowoadministracyjnego. Co do zasady termin na wniesienie skargi wynosi 30 dni od doręczenia rozstrzygnięcia w sprawie odwołania.

Świadczenie pracodawcy a rekompensata dla żołnierza – dwie różne należności

W sprawach związanych z powołaniem pracownika łatwo pomylić świadczenie przysługujące pracodawcy z rekompensatą utraconego wynagrodzenia przysługującą samemu żołnierzowi.

Świadczenie pracodawcy reguluje art. 309 ustawy o obronie Ojczyzny. Dotyczy ono kosztów związanych z zapewnieniem zastępstwa i jest wypłacane pracodawcy przez właściwy organ wojskowy.

Natomiast art. 312 ustawy reguluje świadczenie pieniężne rekompensujące utracone wynagrodzenie lub dochód żołnierzom OT, żołnierzom aktywnej rezerwy i żołnierzom pasywnej rezerwy, na warunkach określonych w tym przepisie. To uprawnienie żołnierza, a nie przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony.

Nie należy więc składać wniosku pracodawcy na formularzu przeznaczonym do uzyskania rekompensaty przez żołnierza. Są to odrębne świadczenia, mające innych uprawnionych, inne przesłanki i odmienny sposób ustalania wysokości.

Najczęstsze pytania o rekompensatę dla pracodawcy

Czy rekompensata przysługuje za każde powołanie pracownika do wojska?

Nie. Art. 309 obejmuje pracowników będących żołnierzami rezerwy oraz żołnierzami OT pełniącymi terytorialną służbę wojskową rotacyjnie. Nie każde powołanie do czynnej służby wojskowej daje pracodawcy prawo do tego świadczenia.

Czy mała firma również może ubiegać się o rekompensatę?

Tak. Ustawa nie uzależnia prawa do świadczenia od wielkości przedsiębiorstwa, liczby zatrudnionych pracowników ani formy prowadzenia działalności. Znaczenie ma spełnienie przesłanek ustawowych i wykazanie kwalifikujących się kosztów.

Czy można odzyskać wynagrodzenie wypłacone pracownikowi zastępującemu żołnierza?

Nie. Art. 309 ust. 2 wyraźnie wyłącza z rekompensaty kwoty wynagrodzenia poniesione przez pracodawcę z tytułu zatrudnienia nowego pracownika w celu zastępstwa lub powierzenia zastępstwa dotychczasowemu pracownikowi. Możliwe jest natomiast rozliczenie innych kwalifikujących się wydatków związanych z zapewnieniem zastępstwa.

Czy można złożyć wniosek, jeżeli pracownik odbył kilka ćwiczeń wojskowych?

Tak. Rozporządzenie przewiduje odpowiedni sposób rozliczania poszczególnych okresów. W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca składa jeden wniosek za dane ćwiczenie, a przy ćwiczeniach rotacyjnych okres rozliczeniowy uwzględnia sumę dni ćwiczeń w danym roku kalendarzowym.

Czy pracodawca musi czekać na zakończenie służby, zanim złoży wniosek?

Wniosek składa się po zakończeniu danego okresu służby, ponieważ wymagane jest potwierdzenie liczby dni przez dowódcę jednostki wojskowej. Ustawowy termin 90 dni liczy się od dnia zwolnienia żołnierza ze służby, a przy rozliczaniu kolejnych okresów należy uwzględnić zasady określone w rozporządzeniu.

Czy rekompensata przysługuje, gdy żołnierz pracuje jednocześnie u dwóch pracodawców?

Tak. Art. 309 ust. 9 przewiduje możliwość przyznania świadczenia wszystkim pracodawcom zatrudniającym danego żołnierza. Wysokość świadczenia jest wtedy ustalana proporcjonalnie do kosztów poniesionych przez poszczególnych pracodawców, z zachowaniem ustawowego limitu.

Czy złożenie wniosku o rekompensatę jest odpłatne?

Nie. Zgodnie z § 9 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 27 maja 2022 r. postępowanie w sprawie wypłaty świadczenia jest zwolnione z opłat i kosztów administracyjnych.