Urlop wypoczynkowy podczas DZSW – wymiar, wniosek i odmowa

Kiedy problem z urlopem powstaje podczas DZSW

Dobrowolna zasadnicza służba wojskowa jest czynną służbą wojskową, dlatego urlopu podczas DZSW nie należy utożsamiać z urlopem wypoczynkowym pracownika udzielanym na podstawie Kodeksu pracy. Podstawą są przepisy ustawy o obronie Ojczyzny oraz rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej dotyczącego urlopów żołnierzy niebędących żołnierzami zawodowymi.

Jeżeli potrzebujesz szerszych informacji o czasie trwania służby, jej etapach i statusie żołnierza, zobacz poradnik dotyczący dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej. Tutaj koncentrujemy się wyłącznie na urlopie wypoczynkowym.

Najczęściej wątpliwości pojawiają się w jednej z kilku sytuacji:

• żołnierz chce wiedzieć, ile dni urlopu już nabył;
• złożył wniosek na konkretny termin, ale przełożony nie zaakceptował tej daty;
• otrzymał informację, że urlop będzie udzielony w terminie wynikającym z planu urlopów;
• kończy służbę i obawia się, że nie zdąży wykorzystać należnego urlopu;
• w trakcie rozpoczętego urlopu zachorował;
• został odwołany z urlopu i chce ustalić, co dzieje się z niewykorzystanymi dniami.

Trzeba również odróżnić zwykłą DZSW od sytuacji kandydatów do zawodowej służby wojskowej odbywających DZSW w trakcie kształcenia w uczelni wojskowej, szkole podoficerskiej, centrum szkolenia albo ośrodku szkolenia. Ich sytuacja jest częściowo regulowana odrębnie i nie należy automatycznie przenosić na nich wszystkich zasad dotyczących typowej, maksymalnie dwunastomiesięcznej DZSW.

Prawa i obowiązki żołnierza – ile urlopu przysługuje i kiedy można go wykorzystać

2 dni kalendarzowe za każde 30 dni DZSW

Zgodnie z art. 331 ust. 3 ustawy o obronie Ojczyzny żołnierzowi odbywającemu dobrowolną zasadniczą służbę wojskową udziela się urlopu wypoczynkowego w wymiarze 2 dni kalendarzowych za każdy okres pełnienia służby wynoszący łącznie 30 dni.

Rozporządzenie urlopowe przewiduje dla żołnierza zasadniczej służby wojskowej – z wyjątkiem wskazanej wyżej szczególnej kategorii kandydatów kształcących się do zawodowej służby – wymiar do 24 dni kalendarzowych w danym roku. Przy pełnej dwunastomiesięcznej DZSW odpowiada to ustawowej zasadzie 2 dni za każde 30 dni służby.

Łączny okres DZSW	Urlop wynikający z zasady ustawowej
30 dni	2 dni kalendarzowe
60 dni	4 dni kalendarzowe
90 dni	6 dni kalendarzowych
180 dni	12 dni kalendarzowych
360 dni	24 dni kalendarzowe

Chodzi o dni kalendarzowe, a więc nie tylko o dni robocze. Jeżeli urlop obejmuje sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny od pracy, dzień ten pozostaje częścią urlopu.

Czy cały urlop trzeba wykorzystać dopiero pod koniec służby?

Nie wynika to z przepisów. Ustawowe sformułowanie, że urlopu udziela się w jednym nieprzerwanym okresie, nie oznacza, że wszystkie dni należne za cały przewidywany okres DZSW muszą być skumulowane i wykorzystane dopiero bezpośrednio przed zakończeniem służby.

Uprawnienie powstaje wraz z kolejnymi okresami służby uwzględnianymi według reguły 2 dni za każde 30 dni. Terminy urlopu są następnie organizowane w jednostce. Dowódca pododdziału opracowuje plan urlopów i powinien w miarę możliwości uwzględniać wnioski żołnierzy.

Wniosek o termin nie jest jeszcze zgodą na urlop

To rozróżnienie ma podstawowe znaczenie. Przepisy pozwalają udzielić urlopu wypoczynkowego na pisemny wniosek żołnierza albo z urzędu. Złożenie wniosku nie jest jednak równoznaczne z udzieleniem urlopu.

Udzielenie urlopu jest ogłaszane w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej. W rozkazie wskazuje się m.in. rodzaj urlopu, jego wymiar, datę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pobytu żołnierza podczas urlopu. Dopiero prawidłowo udzielony urlop daje podstawę do nieobecności w jednostce w określonym terminie.

Dokumenty i droga służbowa – jak złożyć wniosek o urlop

Przepisy wymagają pisemnego wniosku, jeżeli urlop ma zostać udzielony na wniosek żołnierza. W praktyce należy zachować drogę służbową obowiązującą w danej jednostce. Nie należy kierować się zasadami właściwymi dla wniosku urlopowego pracownika cywilnego, ponieważ żołnierz DZSW pozostaje w stosunku służbowym.

Wniosek powinien pozwalać jednoznacznie ustalić:

• kto występuje o urlop;
• że chodzi o urlop wypoczynkowy;
• proponowaną datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu;
• liczbę dni, o które żołnierz wnosi;
• miejsce pobytu podczas urlopu, jeżeli jest wymagane do ujęcia w dokumentacji;
• datę sporządzenia i podpis żołnierza.

Jeżeli jednostka stosuje własny wzór lub ustaloną ścieżkę obiegu wniosku, należy z niej korzystać. Dobrze jest zachować możliwość wykazania, kiedy wniosek został złożony, zwłaszcza jeżeli problem dotyczy powtarzających się odmów albo zbliżającego się terminu zakończenia DZSW.

Co zrobić, gdy dowódca nie zgadza się na wskazany termin

Prawo do odpowiedniego wymiaru urlopu i prawo do wybrania dowolnej daty jego wykorzystania to dwie różne kwestie. Przepisy przewidują planowanie urlopów przez dowódcę pododdziału i uwzględnianie wniosków żołnierzy w miarę możliwości. Oznacza to, że wskazana przez żołnierza data nie wiąże bezwzględnie dowódcy.

Jeżeli żołnierz otrzymuje odmowę dotyczącą proponowanego terminu, rozsądne jest ustalenie przede wszystkim:

1. czy zakwestionowano samo prawo do urlopu, czy tylko konkretną datę;
2. ile dni urlopu wynika z rzeczywiście odbytego okresu DZSW;
3. czy zaproponowano inny termin;
4. czy plan urlopów przewiduje wykorzystanie tych dni później;
5. czy przed zakończeniem DZSW pozostaje realna możliwość wykorzystania należnego urlopu.

Jeżeli problem dotyczy wyłącznie daty, można ponownie złożyć pisemny wniosek z innym terminem albo zwrócić się drogą służbową o wskazanie terminu, w którym należny urlop będzie mógł zostać wykorzystany.

Jeżeli natomiast przełożeni kwestionują sam wymiar albo twierdzą, że mimo odpowiedniego okresu służby urlop w ogóle nie przysługuje, należy powołać się na art. 331 ust. 3 ustawy o obronie Ojczyzny i zażądać zweryfikowania sposobu naliczenia.

Czy od odmowy urlopu przysługuje odwołanie jak od decyzji administracyjnej?

Nie należy automatycznie traktować odmowy proponowanego terminu urlopu jako decyzji administracyjnej wydawanej w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepisy urlopowe przewidują udzielanie urlopu w ramach stosunku służbowego i ogłoszenie jego udzielenia w rozkazie dziennym. Nie ustanawiają dla zwykłej odmowy wniosku urlopowego szczególnego odwołania administracyjnego odpowiadającego odwołaniu od decyzji.

Dlatego pierwszym działaniem powinno być wykorzystanie drogi służbowej: pisemne wyjaśnienie problemu, ponowienie wniosku, żądanie prawidłowego naliczenia urlopu albo przedstawienie sprawy właściwemu przełożonemu. Jeżeli jednak w konkretnej sprawie wydano odrębny akt lub rozstrzygnięcie mające określony charakter prawny, możliwość jego kwestionowania trzeba oceniać na podstawie jego treści i podstawy prawnej, a nie wyłącznie nazwy dokumentu.

Choroba w czasie urlopu

Rozporządzenie przewiduje szczególną ochronę w sytuacji, gdy żołnierz nie może korzystać z urlopu wypoczynkowego z powodu zwolnienia lekarskiego. Dowódca jednostki wojskowej przedłuża wówczas urlop z urzędu bezpośrednio po zakończeniu choroby, o czas odpowiadający liczbie dni pozostawania na zwolnieniu lekarskim. Przedłużenie stwierdza się w rozkazie dziennym.

Szczegółowe zagadnienia dotyczące choroby, zwolnienia i wpływu stanu zdrowia na dalsze odbywanie służby zostały omówione osobno w materiale o L4 podczas dobrowolnej służby.

Odwołanie żołnierza z już rozpoczętego urlopu

Odwołanie z urlopu ma zgodnie z rozporządzeniem charakter wyjątkowy i wymaga uzasadnienia. Może nastąpić m.in. przez pisemne zawiadomienie, powiadomienie osobiste, telefoniczne albo w inny dostępny sposób.

Odwołanie stwierdza się w rozkazie dziennym. Niewykorzystana część urlopu nie przepada – po ustaniu przyczyny odwołania żołnierzowi udziela się ponownie urlopu w pozostałym wymiarze.

Skutki finansowe i dyscyplinarne

Czy podczas prawidłowo udzielonego urlopu żołnierz traci uposażenie?

Prawidłowo udzielony urlop wypoczynkowy jest elementem odbywania służby i sam w sobie nie stanowi nieusprawiedliwionej nieobecności. Żołnierz DZSW zachowuje status osoby odbywającej służbę, a przysługujące mu uposażenie wynika z art. 150 ustawy o obronie Ojczyzny.

Urlopu nie należy więc traktować tak, jakby żołnierz na ten okres przerywał DZSW. Inne zagadnienia dotyczące wypłat, wysokości uposażenia i poszczególnych należności omawia materiał o wynagrodzeniu i świadczeniach w DZSW.

Największe ryzyko: wyjazd bez udzielonego urlopu

Żołnierz nie powinien uznawać, że skoro złożył wniosek i ma wystarczającą liczbę naliczonych dni, może rozpocząć urlop bez dalszej zgody. Dopóki urlop nie został udzielony, żołnierz ma obowiązek pełnić służbę zgodnie z rozkazami i ustalonym porządkiem.

Samowolna nieobecność może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków służbowych i prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej. W zależności od długości nieobecności, sposobu działania i innych okoliczności mogą pojawić się także dalej idące konsekwencje przewidziane dla nieusprawiedliwionej nieobecności żołnierza. Nie należy więc próbować rozwiązywać sporu o urlop poprzez samowolne opuszczenie miejsca służby.

Jeżeli przełożony ustnie mówi, że urlopu nie będzie, a żołnierz uważa, że jego należne dni nie są prawidłowo rozliczane, bezpieczniejszą drogą jest utrwalenie sprawy na piśmie i dochodzenie wyjaśnienia drogą służbową.

Jak przepisy działają w typowych sytuacjach

Żołnierz odbył 30 dni DZSW i chce dwa dni wolnego. Powstała podstawa do 2 dni kalendarzowych urlopu. Żołnierz może złożyć pisemny wniosek, ale nie powinien rozpoczynać urlopu przed jego udzieleniem.

Żołnierz ma naliczone 8 dni, lecz dowódca nie zgadza się na termin wskazany we wniosku. Sama odmowa konkretnej daty nie oznacza jeszcze pozbawienia prawa do urlopu. Trzeba ustalić, kiedy jednostka planuje jego wykorzystanie i czy odmowa dotyczy terminu, czy również samego wymiaru.

Żołnierz uważa, że należy mu się 10 dni, a jednostka naliczyła 8. W pierwszej kolejności należy porównać datę rozpoczęcia służby, faktyczny okres jej pełnienia oraz dotychczas wykorzystane dni. Jeżeli z pełnych okresów trzydziestodniowych wynika większy wymiar, warto zwrócić się pisemnie o korektę naliczenia.

Żołnierz rozpoczął urlop, a następnie otrzymał wezwanie do powrotu. Odwołanie z urlopu jest dopuszczalne wyjątkowo i wymaga uzasadnienia. Po ustaniu jego przyczyny niewykorzystany wymiar powinien zostać udzielony ponownie.

FAQ – urlop wypoczynkowy podczas DZSW

Czy podczas 28-dniowego szkolenia podstawowego przysługują już 2 dni urlopu?

Ustawowa zasada naliczania urlopu w DZSW odnosi się do każdego okresu pełnienia służby wynoszącego łącznie 30 dni. Sam okres 28 dni nie stanowi jeszcze pełnego okresu trzydziestodniowego dającego 2 dni urlopu na podstawie tej reguły. Ocena może wyglądać inaczej, jeżeli służba jest następnie kontynuowana i łączny okres osiąga 30 dni.

Czy dowódca musi zaakceptować dokładnie ten termin, który wpiszę we wniosku?

Nie. Żołnierz może zaproponować termin, natomiast plan urlopów jest organizowany w jednostce, a wnioski żołnierzy mają być uwzględniane w miarę możliwości. Prawo do należnego wymiaru urlopu nie jest tym samym co bezwarunkowe prawo do samodzielnego wskazania daty.

Czy wniosek urlopowy może być ustny?

Rozporządzenie stanowi, że urlopu wypoczynkowego udziela się na pisemny wniosek żołnierza albo z urzędu. Jeżeli żołnierz sam inicjuje udzielenie urlopu, powinien więc zachować formę pisemną i obowiązującą w jednostce drogę służbową.

Czy sobota i niedziela liczą się do urlopu?

Tak. Wymiar urlopu DZSW określony jest w dniach kalendarzowych, a nie w dniach roboczych. Weekend przypadający wewnątrz okresu urlopu jest zatem częścią wykorzystanego urlopu.

Czy można wyjechać, gdy przełożony ustnie powiedział, że wniosek „raczej przejdzie”?

Nie należy na tej podstawie opuszczać jednostki. Złożony albo nieformalnie zaakceptowany wniosek nie powinien być utożsamiany z udzieleniem urlopu. Udzielenie urlopu ogłasza się w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej.

Co zrobić, gdy kończę DZSW, a nadal mam niewykorzystany urlop?

Należy możliwie wcześnie złożyć pisemny wniosek i ustalić z przełożonym sposób rozliczenia należnego wymiaru przed zakończeniem służby. Jeżeli jednostka kwestionuje prawo do tych dni albo kolejne wnioski są odrzucane bez wskazania realnego terminu wykorzystania, warto zabezpieczyć wnioski, odpowiedzi i dane dotyczące okresu służby, ponieważ dalsza ocena będzie zależała od konkretnych dokumentów i przebiegu służby.

Źródła

• ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 130, art. 143, art. 150 i art. 331 – tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 825 z późniejszymi zmianami;
• rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 marca 2024 r. w sprawie urlopów żołnierzy niebędących żołnierzami zawodowymi w służbie wojskowej, Dz.U. z 2024 r. poz. 318, w szczególności § 3 i § 10.