Dojazd do miejsca służby a czas służby i zwrot kosztów

Dojazd do miejsca służby – zasada i ustawowe wyjątki

Przy rozliczaniu czasu żołnierza trzeba odróżnić zwykły dojazd do miejsca pełnienia służby od przejazdu odbywanego w ramach realizacji zadania służbowego. Sam fakt, że żołnierz musi pokonać znaczną odległość, nie przesądza o zaliczeniu podróży do czasu służby.

Codzienny przejazd z domu do jednostki

Żołnierz zawodowy, który samodzielnie dojeżdża z miejsca zamieszkania do jednostki, zasadniczo organizuje ten przejazd we własnym czasie. Dotyczy to zarówno podróży samochodem, jak i pociągiem lub autobusem. Czas spędzony w drodze nie staje się czasem wykonywania zadań służbowych wyłącznie dlatego, że dojazd jest niezbędny do stawienia się na służbę.

Zgodnie z art. 275 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny wymiar czasu służby żołnierzy zawodowych określają ich zadania. Przełożeni powinni organizować je zasadniczo w ramach 40 godzin służby tygodniowo. Przepisy przewidują również przeciętny limit 48 godzin w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym oraz szczególne wyjątki dotyczące określonych stanowisk i zadań.

Podstawowy rozkład służby określony w § 4 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 18 października 2023 r. obejmuje pięć dni tygodnia, od poniedziałku do piątku, w godzinach 7.30–15.30. Nie oznacza to jednak, że każda jednostka musi stosować taki rozkład bez wyjątków.

Przejazd wykonywany w ramach zadania służbowego

Inaczej należy analizować sytuację, w której żołnierz otrzymuje polecenie wykonania czynności poza jednostką. Może to dotyczyć przejazdu na poligon, do innej jednostki, na kontrolę lub do miejsca realizacji określonego zadania.

Rozporządzenie dotyczące czasu służby przewiduje zaliczanie czasu wykonywania zadań służbowych poza jednostką, również w ramach podróży służbowej, kursu, szkolenia lub kontroli. Nie jest to jednak równoznaczne z automatycznym zaliczaniem każdej godziny przemieszczania się. Należy ustalić, czy w danym okresie żołnierz rzeczywiście wykonywał powierzone zadania, czy jedynie przemieszczał się do miejsca ich rozpoczęcia.

Znaczenie mają treść rozkazu, miejsce rozpoczęcia zadania, organizacja transportu, obowiązki podczas przejazdu oraz rzeczywiste godziny wykonywania czynności. Jeżeli żołnierz transportuje sprzęt wojskowy, wykonuje zadania konwojowe albo odpowiada za przewóz osób lub wyposażenia, charakter tego przejazdu może być odmienny od zwykłego dojazdu do jednostki.

Szersze zasady dotyczące podróży i zadań poza jednostką omawia artykuł czas służby podczas szkolenia.

Ewidencja czasu służby czy wniosek urlopowy?

Jeżeli żołnierz uważa, że przejazd powinien zostać uwzględniony jako wykonywanie obowiązków, powinien najpierw ustalić, na jakiej podstawie odbywał podróż. Nie należy automatycznie składać wniosku urlopowego, jeżeli sporny okres dotyczył realizacji polecenia służbowego.

W przypadku rzeczywistego wykonywania zadań ponad obowiązującą normę właściwym działaniem jest zgłoszenie przełożonemu potrzeby sprawdzenia ewidencji czasu służby. Zgodnie z art. 275 ust. 6 ustawy ewidencję potwierdzającą wykonywanie zadań ponad normę prowadzi dowódca jednostki wojskowej. Szczegóły określa § 10 rozporządzenia w sprawie czasu służby żołnierzy zawodowych.

Ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczne wykonywanie zadań przekraczających normę, termin wykorzystania czasu wolnego oraz numer odpowiedniego rozkazu lub decyzji dotyczących udzielenia czasu wolnego.

Żołnierz kwestionujący rozliczenie powinien przygotować pisemne wystąpienie, w którym wskaże:

• konkretne daty i godziny wykonywania zadań;
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia obowiązków;
• polecenie lub rozkaz będący podstawą wyjazdu;
• czynności wykonywane podczas podróży i po przybyciu na miejsce;
• liczbę godzin, które jego zdaniem pominięto w ewidencji.

Jeżeli natomiast żołnierz potrzebuje późniejszego rozpoczęcia służby z przyczyn prywatnych, samo wydłużenie dojazdu nie uzasadnia wpisania tych godzin do ewidencji. W takim przypadku należy uzgodnić zmianę rozkładu służby albo wystąpić o odpowiedni urlop lub zwolnienie, jeżeli istnieją ku temu podstawy. Bez zgody przełożonego nie wolno samodzielnie przesuwać godziny stawiennictwa.

Odrębne zasady rozliczania czasu ponad normę oraz rekompensaty za dodatkowe zadania opisuje artykuł godziny ponadwymiarowe żołnierza.

Obowiązki przełożonego przy organizacji dojazdów

Przełożony odpowiada za właściwą organizację zadań służbowych. Powinien ustalać je w sposób uwzględniający normy czasu służby i obowiązujące przepisy dotyczące odpoczynku, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.

Istotne uprawnienie wynika z § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie czasu służby żołnierzy zawodowych. W indywidualnie uzasadnionych przypadkach dowódca jednostki może ustalić inne godziny służby, w szczególności ze względu na dojazd do miejsca jej pełnienia lub sprawy rodzinne.

Nie jest to bezwzględne roszczenie żołnierza o dowolne godziny stawiennictwa. Warunkiem jest możliwość pogodzenia proponowanego rozwiązania z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Przykładowo żołnierz, którego jedyne dogodne połączenie kolejowe pozwala dotrzeć do jednostki o 8.00, może zwrócić się o ustalenie służby w godzinach 8.00–16.00. Dowódca może zaakceptować taki rozkład, jeśli charakter stanowiska i potrzeby jednostki na to pozwalają.

Wniosek powinien wskazywać proponowane godziny, przyczynę zmiany i okres jej obowiązywania. Pomocne będą rozkłady jazdy, potwierdzenie miejsca zamieszkania oraz wyjaśnienie, dlaczego zmiana nie utrudni realizacji zadań.

Jeżeli przejazd jest organizowany jako element zadania służbowego, przełożony powinien również jasno określić miejsce i termin stawiennictwa, charakter zadania oraz sposób jego rozliczenia. Pozwala to uniknąć późniejszych sporów o to, czy dana godzina była czasem prywatnego dojazdu, czy wykonywania obowiązków.

Podstawowe kwestie dotyczące organizacji stosunku służbowego i relacji z przełożonym zostały szerzej opisane w poradniku obowiązki w służbie zawodowej.

Kiedy żołnierz zawodowy może otrzymać zwrot kosztów codziennych dojazdów?

Prawo do zwrotu kosztów codziennych dojazdów reguluje art. 291 ustawy o obronie Ojczyzny. Jest to odrębne uprawnienie finansowe, niezależne od tego, czy sam czas przejazdu zaliczany jest do czasu służby.

Warunki przyznania ryczałtu

Zgodnie z art. 291 ust. 2 zwrot kosztów przysługuje żołnierzowi zawodowemu, który nie korzysta z prawa do dodatku za rozłąkę oraz zamieszkuje poza miejscowością pełnienia służby, w miejscowości niebędącej miejscowością pobliską w rozumieniu przepisów o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych RP. Konieczne jest również uwzględnienie ustawowych wyłączeń prawa do świadczenia.

Pojęcie miejscowości pobliskiej ma ścisłe znaczenie prawne. Zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 7 ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych RP chodzi o miejscowość, do której najkrótszy czas dojazdu lądowym publicznym transportem zbiorowym, wraz z przesiadkami, nie przekracza według rozkładu jazdy dwóch godzin w obie strony. Czas liczy się między odpowiednimi stacjami lub przystankami, bez uwzględniania określonych w przepisie dojazdów lokalnych do tych punktów.

Sama odległość w kilometrach nie rozstrzyga o prawie do ryczałtu. Miejscowość oddalona o 60 km może być uznana za pobliską, jeżeli odpowiednie połączenie kolejowe zapewnia dostatecznie krótki dojazd w obie strony. Z kolei krótsza odległość drogowa nie przesądza o takim statusie, jeżeli rozkład transportu publicznego nie pozwala spełnić ustawowego kryterium.

Jak oblicza się wysokość zwrotu?

Art. 291 ust. 8 określa zwrot kosztów codziennych dojazdów jako miesięczny ryczałt w wysokości 75% ceny imiennego biletu miesięcznego na właściwej trasie.

Podstawą jest cena przejazdu publicznym transportem zbiorowym, zasadniczo koleją w drugiej klasie pociągu osobowego, a w przypadku braku połączenia kolejowego – odpowiednim transportem autobusowym. Nie uwzględnia się ceny biletów komunikacji miejskiej i metropolitalnej. Jeśli na trasie działa kilku przewoźników, znaczenie ma najniższa właściwa cena biletu. Uwzględnia się również przysługujące żołnierzowi ulgi i uprawnienia do bezpłatnych przejazdów.

W przypadku braku możliwości przejazdu transportem publicznym na całej trasie lub jej części ustawa przewiduje szczególny sposób określania ryczałtu – według 75% ceny odpowiedniego imiennego biletu miesięcznego na trasie kolejowej o długości 30 km.

Oznacza to, że użytkowanie własnego samochodu nie daje automatycznie prawa do zwrotu kosztów paliwa według liczby przejechanych kilometrów. Ryczałt oblicza się według ustawowych reguł, a nie rzeczywistych wydatków na paliwo, naprawy lub parkowanie.

Kiedy ryczałt nie przysługuje?

Art. 291 ust. 13 przewiduje sytuacje wyłączające prawo do świadczeń. Szczególne znaczenie mają miesiące, w których żołnierz otrzymał świadczenie mieszkaniowe, pełnił służbę poza granicami państwa albo przez cały miesiąc nie wykonywał zadań z powodu określonych ustawowo nieobecności, w tym choroby lub urlopu.

Wyłączenie może mieć zastosowanie również w związku z wykonywaniem zadań w miejscowości, w której żołnierz lub jego małżonek posiada dom albo samodzielny lokal mieszkalny, lub w której żołnierz jest zameldowany na pobyt stały. Odrębnie ustawa traktuje miesiąc, w którym wystąpiła nieusprawiedliwiona nieobecność określona w art. 487.

Nie należy jednak utożsamiać jednodniowej usprawiedliwionej nieobecności z niewykonywaniem zadań przez cały miesiąc. Przy ocenie prawa do należności trzeba zastosować dokładną przesłankę ustawową odnoszącą się do danego okresu.

Wniosek o zwrot kosztów i wymagane dokumenty

Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 18 września 2023 r. w sprawie świadczeń socjalno-bytowych dla żołnierzy zawodowych określa sposób ubiegania się o zwrot.

Żołnierz składa pisemny wniosek do właściwego dowódcy jednostki wojskowej, o którym mowa w art. 470 ustawy o obronie Ojczyzny. Zwrot przyznaje się decyzją wydaną na czas pełnienia służby w danej jednostce.

Do wniosku należy dołączyć:

1. zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, potwierdzające miejsce stałego pobytu albo pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące;
2. oświadczenie o miejscu zamieszkania;
3. zaświadczenie o niekorzystaniu z uprawnienia do świadczenia mieszkaniowego, wydane przez uprawniony organ;
4. oświadczenie o posiadanych uprawnieniach do przejazdów ulgowych.

Przy sporze o status miejscowości pobliskiej pomocniczo warto przedłożyć rozkłady jazdy i zestawienie połączeń między odpowiednimi przystankami lub stacjami.

Na podstawie § 5 rozporządzenia świadczenie wypłaca się za miesiąc poprzedni, na podstawie zatwierdzonego przez dowódcę wykazu uprawnionych żołnierzy. Przepisy nie przewidują obowiązku ponownego składania całego wniosku w każdym miesiącu, jeżeli decyzja pozostaje aktualna i nadal spełnione są warunki świadczenia.

Żołnierz ma jednak obowiązek pisemnego informowania dowódcy o zmianach miejsca zamieszkania, określonych zmianach sytuacji rodzinnej oraz przyznaniu świadczenia mieszkaniowego, jeżeli okoliczności te wpływają na prawo do należności. Wynika to z art. 291 ust. 14 ustawy.

Rekompensata za czas służby, odmowa zwrotu kosztów i dowody

Czas wolny za rzeczywiście wykonane zadania

Jeżeli żołnierz zawodowy wykonywał zadania służbowe ponad 40 godzin w tygodniu, może powstać prawo do czasu wolnego w takim samym wymiarze, na zasadach określonych w art. 275 ust. 2 ustawy i § 7 rozporządzenia dotyczącego czasu służby.

Warunkiem jest ustalenie, że chodziło rzeczywiście o wykonywanie zadań służbowych, a nie zwykły dojazd. Należy też uwzględnić ustawowe wyjątki dotyczące określonych zadań, dowódców oraz szczególnych warunków pełnienia służby.

Podróż służbowa a koszty przejazdu

Jeżeli przejazd wynika ze skierowania do wykonywania zadań w innym miejscu, należy odróżnić należności z tytułu podróży służbowej od ryczałtu za codzienne dojazdy do jednostki.

W przypadku żołnierza zawodowego podstawę należności za podróż służbową stanowią odpowiednie przepisy art. 445 ustawy o obronie Ojczyzny oraz rozporządzenia MON w sprawie należności pieniężnych za przeniesienia, przesiedlenia i podróże służbowe. Rozliczenie może obejmować przewidziane przepisami koszty przejazdu i inne należności, zależnie od rodzaju wyjazdu i jego warunków.

W tym przypadku ważne są polecenie wyjazdu służbowego oraz dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, jeśli nie są one rozliczane ryczałtem. Sam fakt wyjazdu poza garnizon nie oznacza, że można jednocześnie zastosować wszystkie rodzaje świadczeń przewidziane dla różnych sytuacji.

Co zrobić w razie odmowy?

Jeżeli spór dotyczy ewidencji czasu służby, pierwszym krokiem powinno być pisemne wystąpienie drogą służbową o jej sprawdzenie. Należy wskazać konkretne godziny i zadania oraz przedstawić dokumenty potwierdzające polecenie ich wykonania. Nie każda czynność organizacyjna przełożonego jest decyzją administracyjną podlegającą odwołaniu na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego.

Inaczej jest w przypadku decyzji dotyczącej zwrotu kosztów codziennych dojazdów. Ponieważ świadczenie jest przyznawane decyzją, od decyzji odmownej co do zasady przysługuje odwołanie do właściwego organu wyższego stopnia na zasadach określonych w art. 122 ustawy o obronie Ojczyzny i Kodeksie postępowania administracyjnego.

Termin na wniesienie odwołania wynosi co do zasady 14 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Należy sprawdzić pouczenie zawarte w doręczonym rozstrzygnięciu. Po wyczerpaniu właściwego administracyjnego trybu zaskarżenia możliwa może być skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

W odwołaniu dotyczącym ryczałtu warto skoncentrować się na konkretnym powodzie odmowy: błędnym ustaleniu miejsca zamieszkania, nieprawidłowym uznaniu miejscowości za pobliską, niewłaściwym rozkładzie jazdy, błędnym wyliczeniu ceny biletu albo nieprawidłowym zastosowaniu ustawowego wyłączenia.

Przed wystąpieniem należy zabezpieczyć kopie wniosku i decyzji, rozkazy i polecenia służbowe, korespondencję z przełożonymi, właściwe rozkłady jazdy, dokumenty dotyczące zakwaterowania oraz zestawienie spornych godzin lub miesięcy.

Najczęstsze pytania – najczęstsze pytania o dojazd do służby

Czy żołnierz może otrzymać zwrot kosztów, jeśli dojeżdża własnym samochodem?

Tak, używanie własnego samochodu samo w sobie nie wyklucza prawa do ryczałtu żołnierza zawodowego. Trzeba jednak spełniać ustawowe warunki. Kwota nie jest obliczana według faktycznego spalania ani liczby kilometrów, lecz na zasadach przewidzianych w art. 291 ustawy o obronie Ojczyzny.

Czy czas kontroli przy bramie jednostki zalicza się do służby?

Sam obowiązek przejścia standardowej kontroli wejścia do jednostki nie przesądza o powstaniu dodatkowych godzin służby. Jeżeli jednak żołnierz otrzymał polecenie wcześniejszego stawiennictwa w celu wykonania konkretnych czynności służbowych, należy ustalić ich charakter i rzeczywisty czas realizacji.

Czy można otrzymywać jednocześnie świadczenie mieszkaniowe i ryczałt na codzienne dojazdy?

Nie za ten sam miesiąc objęty ustawowym wyłączeniem. Art. 291 ust. 13 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje brak prawa do należności z tytułu codziennych dojazdów w miesiącu, w którym żołnierz otrzymał świadczenie mieszkaniowe. Zmianę sytuacji mieszkaniowej należy zgłosić właściwemu dowódcy.

Czy żołnierz WOT ma prawo do zwrotu kosztów dojazdu?

Tak, ale na odrębnych zasadach. Art. 319 ustawy o obronie Ojczyzny przyznaje żołnierzom OT zamieszkującym poza miejscem pełnienia terytorialnej służby wojskowej prawo do zwrotu kosztów dojazdu na służbę pełnioną rotacyjnie i z powrotem. Rozliczenia dokonuje dowódca na podstawie udokumentowanego oświadczenia albo w formie ekwiwalentu. Zwrot nie przysługuje między innymi wtedy, gdy zapewniono bezpłatny przejazd albo przejazd odbywa się w granicach miejscowości pełnienia służby.

Czy żołnierz musi brać urlop, jeżeli nie ma dogodnego połączenia do jednostki?

Nie ma automatycznego obowiązku korzystania z urlopu tylko dlatego, że dojazd jest utrudniony. Żołnierz zawodowy może wystąpić o indywidualne ustalenie innych godzin służby. Do czasu uzyskania zgody musi jednak przestrzegać obowiązującego rozkładu i poleceń przełożonych. Jeżeli nie może stawić się o wyznaczonej godzinie, powinien niezwłocznie zgłosić sytuację i uzgodnić sposób usprawiedliwienia nieobecności.