Zwrot kosztów kursu wojskowego po rezygnacji ze służby – kiedy trzeba zapłacić?

Obowiązek zwrotu kosztów kursu wojskowego zależy od podstawy prawnej skierowania na szkolenie i okoliczności zakończenia służby. Szczególnie ważne jest rozróżnienie sytuacji żołnierza zawodowego i żołnierza WOT. W tych dwóch przypadkach przepisy przewidują inne przesłanki rozliczenia kosztów.

Kiedy powstaje obowiązek zwrotu kosztów

Nie istnieje jedna zasada, zgodnie z którą każdy żołnierz odchodzący ze służby przed upływem określonego czasu musi oddać pieniądze za kurs. Obowiązek powinien wynikać z konkretnego przepisu oraz, jeżeli jest wymagana, umowy zawartej z wojskiem.

Żołnierz zawodowy – art. 106 ustawy o obronie Ojczyzny

Podstawowym przepisem dotyczącym finansowanych przez wojsko kursów, szkoleń, specjalizacji i innych form doskonalenia zawodowego żołnierzy zawodowych jest art. 106 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Jeżeli planowane szkolenie odbywa się na koszt wojska, a jego koszt przekracza sześciokrotność najniższego uposażenia zasadniczego żołnierza zawodowego, zawiera się z żołnierzem umowę. Dokument określa między innymi warunki zwrotu kosztów utrzymania i nauki w razie przerwania szkolenia, odwołania z kształcenia lub zwolnienia ze służby przed upływem uzgodnionego okresu.

Art. 106 ust. 1 przewiduje obowiązek zwrotu w przypadku zwolnienia z zawodowej służby wojskowej z określonych przyczyn, wymienionych w art. 226 pkt 1, 4, 6–9 i 11–16 oraz art. 228 ust. 1 pkt 1, 2 i 7–10 ustawy. W takim przypadku rozliczenie jest proporcjonalne do czasu służby odbytego po zakończeniu nauki.

Ważna jest jednak różnica pomiędzy zwolnieniem z przyczyn wymienionych w tych przepisach a dobrowolnym wypowiedzeniem stosunku służbowego przez żołnierza.

Art. 230 ustawy o obronie Ojczyzny pozwala żołnierzowi zawodowemu wypowiedzieć stosunek służbowy bez podawania przyczyny. Samo takie wypowiedzenie nie zostało wymienione w katalogu przyczyn zwolnienia wskazanym w art. 106 ust. 1. Dlatego nie można automatycznie przyjmować, że żołnierz, który ukończył kurs, musi zwrócić jego koszty tylko dlatego, że sam zdecydował się odejść ze służby.

Przerwanie kursu przed jego ukończeniem

Odrębną sytuacją jest rezygnacja z samego szkolenia. Art. 106 ust. 2 ustawy dopuszcza odwołanie żołnierza z kształcenia między innymi na jego wniosek, w przypadku braku postępów w nauce lub naruszenia regulaminu organizatora. Umowa dotycząca skierowania na szkolenie określa zasady rozliczenia kosztów w takich przypadkach.

Nie należy więc utożsamiać dwóch zdarzeń: rezygnacji z kursu i wypowiedzenia stosunku służbowego po ukończeniu kursu. Mogą one wywoływać zupełnie inne konsekwencje finansowe.

Żołnierz Wojsk Obrony Terytorialnej

W przypadku żołnierzy OT trzeba uwzględnić przede wszystkim art. 321 i art. 323 ustawy o obronie Ojczyzny.

Art. 321 ust. 2 przewiduje ponoszenie kosztów związanych ze skierowaniem na kurs lub szkolenie specjalistyczne między innymi wtedy, gdy żołnierz nie ukończy szkolenia albo nie uzyska kwalifikacji przydatnych w Siłach Zbrojnych. Obowiązek może również powstać w przypadku zwolnienia z terytorialnej służby wojskowej z przyczyn niezależnych od organów wojskowych przed ustalonym okresem jej pełnienia, wynoszącym co najmniej trzy lata. Ustawa przewiduje wyjątki dotyczące między innymi niezdolności do czynnej służby, przeciwwskazań psychologicznych oraz powołania do zawodowej służby wojskowej.

Natomiast art. 323 reguluje dofinansowanie kosztów nauki, kursów i specjalizacji żołnierzy OT. Podstawą dofinansowania jest umowa określająca jego wysokość, zasady oraz warunki zwrotu. Zwrot może być wymagany w przypadku przerwania kształcenia lub zakończenia służby przed uzgodnionym okresem, jeżeli zachodzą ustawowe przesłanki.

W przypadku WOT nie można zatem przenosić automatycznie wniosków dotyczących żołnierzy zawodowych.

Jak liczyć okres służby i nauki

Przy rozliczaniu kosztów kursu znaczenie ma nie tylko czas, jaki żołnierz spędził w wojsku po szkoleniu. Trzeba również ustalić datę zakończenia nauki, okres zobowiązania wynikający z umowy oraz sposób obliczenia należności.

W przypadku żołnierza zawodowego objętego art. 106 ust. 1 ustawy wysokość zwrotu w razie zwolnienia z wymienionych tam przyczyn powinna odpowiadać proporcji okresu służby odbytego po zakończeniu nauki do okresu wymaganego umową.

Przykładowo, jeżeli umowa przewiduje trzyletni okres służby po ukończeniu kursu, a żołnierz przepracował w służbie dwa lata, nie powinno się automatycznie żądać całej kwoty. Przy założeniu równomiernego rozliczenia pozostała część okresu wynosi jedną trzecią zobowiązania. Konkretna kwota zależy jednak od kosztów objętych umową i właściwego sposobu obliczenia proporcji.

Datą rozpoczęcia okresu rozliczeniowego nie musi być dzień wystawienia certyfikatu ani data otrzymania wezwania do zapłaty. Rozstrzygające znaczenie ma dzień zakończenia nauki wynikający z dokumentu wystawionego przez organizatora oraz postanowienia właściwej umowy.

W przypadku żołnierza OT zasady rozliczenia należy odczytać z właściwych przepisów i umowy. Nie należy automatycznie stosować trzyletniego okresu z umowy dotyczącej żołnierza zawodowego.

Jakie dokumenty i decyzje sprawdzić

Przed uznaniem roszczenia warto zgromadzić dokumenty pozwalające odtworzyć przebieg skierowania na kurs, jego finansowanie i zakończenie służby. Samo wezwanie do zapłaty nie daje jeszcze odpowiedzi, czy żądana kwota jest prawidłowa.

Najważniejsze dokumenty to:

• umowa o skierowanie na kurs, szkolenie lub specjalizację, wraz z załącznikami i ewentualnymi aneksami;
• decyzja, rozkaz lub inne dokumenty potwierdzające skierowanie na szkolenie;
• program kursu, zaświadczenie o jego ukończeniu, certyfikat lub świadectwo;
• dokument organizatora określający datę rozpoczęcia i zakończenia nauki;
• dokumenty wskazujące rzeczywiste koszty poniesione przez wojsko;
• wypowiedzenie stosunku służbowego, decyzja o zwolnieniu albo rozkaz personalny wskazujący podstawę i datę zakończenia służby;
• wezwanie do zapłaty oraz wcześniejsza korespondencja z jednostką wojskową.

Szczególnej uwagi wymaga treść umowy. Trzeba sprawdzić, czy wskazuje konkretną kwotę lub sposób jej ustalenia, jaki okres służby został uzgodniony, jakie zdarzenia uruchamiają obowiązek zwrotu i czy zastosowany sposób obliczenia odpowiada przepisom obowiązującym w chwili zawarcia umowy.

Znaczenie może mieć również data podpisania dokumentu. Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 12 maja 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie nauki żołnierzy zawodowych (Dz.U. z 2026 r. poz. 672) zmieniło między innymi wzory umów dotyczących kierowania na naukę w kraju i za granicą. Dlatego przy analizie dokumentów nie należy bezrefleksyjnie stosować aktualnego wzoru do umowy zawartej kilka lat wcześniej.

Jak odwołać się od żądania zapłaty

Osoba, która nie zgadza się z żądaniem zwrotu kosztów, powinna przede wszystkim ustalić charakter prawny otrzymanego pisma. Wezwanie do zapłaty nie jest samo w sobie decyzją administracyjną. Nie oznacza to jednak, że żołnierz nie może zakwestionować roszczenia.

Sprzeciw wobec wezwania do zapłaty

W pierwszej kolejności można skierować do jednostki wojskowej pisemne stanowisko, w którym należy:

• zakwestionować istnienie obowiązku zwrotu albo wskazaną wysokość należności;
• przytoczyć odpowiednie postanowienia umowy i przepisy ustawy o obronie Ojczyzny;
• wskazać rzeczywistą podstawę zakończenia służby;
• zażądać przedstawienia szczegółowego zestawienia kosztów i sposobu ich obliczenia;
• wnioskować o udostępnienie dokumentów stanowiących podstawę roszczenia.

Przykładowo, jeżeli żołnierz zawodowy ukończył kurs, a następnie dobrowolnie wypowiedział stosunek służbowy, powinien zwrócić uwagę na różnicę między art. 230 a przyczynami zwolnienia wymienionymi w art. 106 ust. 1. Sam fakt odejścia przed upływem okresu wskazanego w umowie nie rozstrzyga jeszcze o zasadności żądania.

Termin zapłaty i możliwość rozłożenia należności na raty

W przypadku umów dotyczących nauki żołnierzy zawodowych zasady zwrotu określa również rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 7 marca 2024 r. w sprawie nauki żołnierzy zawodowych. Zgodnie z § 21 zwrot następuje w terminie określonym w umowie, liczonym od otrzymania wezwania do zapłaty. Wezwanie powinno wskazywać kwotę podlegającą zwrotowi i numer rachunku bankowego.

Żołnierz zawodowy może wystąpić z wnioskiem o odroczenie terminu zapłaty na łączny okres nieprzekraczający 12 miesięcy albo o rozłożenie należności na raty, maksymalnie na 24 raty. Wymaga to zawarcia odpowiedniej umowy z dowódcą.

Wniosek o raty nie oznacza automatycznego uznania zasadności roszczenia. Jeżeli żołnierz kwestionuje sam obowiązek zwrotu, powinien wyraźnie oddzielić swoje stanowisko dotyczące podstawy roszczenia od ewentualnej prośby o ulgę w spłacie.

Co zrobić, gdy jednostka podtrzymuje żądanie

Jeżeli jednostka nie uwzględnia zastrzeżeń, trzeba ustalić, w jakim trybie dochodzi należności. Roszczenie wynikające z umowy lub przepisów dotyczących rozliczenia kosztów może być dochodzone na drodze cywilnej. Nie należy zakładać, że od każdego wezwania przysługuje odwołanie do wyższego organu wojskowego na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego.

Jeżeli sprawa trafi do sądu i zostanie doręczony nakaz zapłaty lub pozew, trzeba zastosować środek obrony właściwy dla otrzymanego pisma. Termin na wniesienie sprzeciwu, zarzutów lub odpowiedzi na pozew należy odczytać z pouczenia sądu. Jego przekroczenie może istotnie utrudnić obronę przed roszczeniem.

Jeżeli spór dotyczy również okresu zaliczanego do stażu służby, przydatne może być odrębne omówienie zagadnienia pracy cywilnej do stażu. Nie należy jednak utożsamiać zasad zaliczania stażu z przesłankami zwrotu kosztów kursu.

Praktyczne sytuacje związane ze zwrotem kosztów kursu

Odrębnym zagadnieniem pozostaje zwrot kosztów nauki na uczelni wojskowej oraz rozliczenia związane z wynagrodzeniem i zatrudnieniem w takiej jednostce. Nie należy łączyć tych problemów z każdym kursem zawodowym. Szczegółowe zagadnienie przedstawia materiał dotyczący zwrotu kosztów nauki.

Najczęstsze pytania o zwrot kosztów kursu wojskowego

Czy po dobrowolnym odejściu z zawodowej służby wojskowej zawsze trzeba oddać pieniądze za kurs?

Nie. Samo wypowiedzenie stosunku służbowego na podstawie art. 230 ustawy o obronie Ojczyzny nie jest automatycznie przesłanką zwrotu wskazaną w art. 106 ust. 1. Trzeba jednak sprawdzić, czy kurs został ukończony, czy nie wystąpiła inna podstawa obowiązku zwrotu i jakie postanowienia zawiera umowa.

Czy jednostka może żądać zwrotu całego kosztu kursu, jeżeli żołnierz odbył większość wymaganego okresu służby?

Jeżeli chodzi o zwolnienie żołnierza zawodowego z przyczyn objętych art. 106 ust. 1, przepis przewiduje proporcjonalny zwrot kosztów do czasu służby odbytego po zakończeniu nauki. Nie należy zatem automatycznie żądać całej kwoty bez uwzględnienia zrealizowanego okresu. Inne zasady mogą dotyczyć przerwania lub odwołania z kształcenia.

Czy trzeba zwrócić koszty kursu, jeżeli żołnierz nie ukończył szkolenia z przyczyn zdrowotnych?

Nie można udzielić jednej odpowiedzi bez ustalenia statusu żołnierza i przyczyny przerwania szkolenia. Trzeba sprawdzić dokumentację medyczną, okoliczności odwołania z kursu oraz właściwe przepisy i umowę. W przypadku WOT ustawa przewiduje konkretne wyjątki dotyczące niezdolności do czynnej służby i przeciwwskazań psychologicznych przy określonych przesłankach zwolnienia.

Czy brak podpisanej umowy oznacza, że nie trzeba zwracać kosztów kursu?

Nie zawsze. W przypadku żołnierza zawodowego art. 106 ust. 1 przewiduje zawarcie umowy dla szkoleń przekraczających określony próg kosztowy. Trzeba ustalić, czy szkolenie rzeczywiście podlegało temu przepisowi, czy występowała inna podstawa finansowania i jakie dokumenty regulowały skierowanie. W przypadku WOT podstawą rozliczenia mogą być odrębne przepisy i umowa o dofinansowanie.

Czy można poprosić o rozłożenie zwrotu kosztów na raty?

Tak. Żołnierz zawodowy może wystąpić o zawarcie umowy przewidującej rozłożenie należności na maksymalnie 24 raty albo odroczenie terminu zapłaty na łączny okres nieprzekraczający 12 miesięcy. Wynika to z § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie nauki żołnierzy zawodowych. Zawarcie takiej umowy wymaga uzgodnienia z dowódcą.

Czy od wezwania do zwrotu kosztów kursu przysługuje odwołanie?

Nie każde wezwanie do zapłaty jest decyzją administracyjną, dlatego nie można automatycznie stosować administracyjnego trybu odwoławczego. Można natomiast pisemnie zakwestionować roszczenie, zażądać dokumentów i przedstawić argumenty prawne. Jeżeli jednostka skieruje sprawę do sądu, należy skorzystać ze środka procesowego wskazanego w otrzymanym piśmie.