Żołnierz w uczelni wojskowej a wynagrodzenie z projektu NCBiR

Projekt NCBiR w uczelni wojskowej a status żołnierza

W opisanej sprawie nie wystarczy odpowiedzieć, że projekt jest finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju. Taki projekt może być normalnym elementem działalności naukowej uczelni. Prawnie istotne jest jednak to, czy żołnierz ma wykonywać zadania w ramach zwykłych obowiązków służbowych lub akademickich, czy jako dodatkowo wynagradzany członek zespołu projektowego.

Uczelnia wojskowa jest miejscem szczególnym. Jeżeli problem dotyczy rozliczenia kształcenia po odejściu ze służby, osobno trzeba sprawdzić zwrot kosztów nauki. Ta sama osoba może występować jako żołnierz zawodowy, nauczyciel akademicki, badacz, wykonawca projektu i podwładny w strukturze służbowej. Dlatego przed wypłatą wynagrodzenia trzeba uporządkować zakres obowiązków, źródło finansowania, regulamin projektu, zasady rozliczania czasu pracy oraz to, kto jest właściwy do wyrażenia zgody.

Jeżeli praca projektowa mieści się w normalnych obowiązkach na uczelni, sprawa dotyczy przede wszystkim organizacji pracy i prawidłowego rozliczenia projektu. Jeżeli jednak uczelnia chce zawrzeć dodatkową umowę, wypłacić odrębne honorarium albo rozliczać żołnierza poza zwykłym zakresem stanowiska, trzeba sprawdzić ograniczenia dotyczące pracy zarobkowej żołnierzy zawodowych.

Kiedy zadania w projekcie są pracą zarobkową?

Zgodnie z art. 335 ustawy o obronie Ojczyzny żołnierzowi zawodowemu co do zasady nie wolno podejmować pracy zarobkowej ani prowadzić działalności gospodarczej. Za pracę zarobkową uważa się pracę świadczoną osobiście w ramach stosunku pracy albo na podstawie innego tytułu, jeżeli jest wykonywana przez okres dłuższy niż 1 miesiąc.

Jeżeli żołnierz ma wykonywać w projekcie badawczym czynności osobiście, odpłatnie i przez okres przekraczający 1 miesiąc, należy założyć, że może to być praca zarobkowa w rozumieniu art. 335. Nie przesądza o tym sama nazwa dokumentu. Znaczenie ma realny charakter zadań, odpłatność, czas trwania i to, czy czynności wykraczają poza zwykłe obowiązki na zajmowanym stanowisku.

Odrębnie trzeba ocenić prace odpłatne krótsze niż 1 miesiąc. Ustawa nie traktuje automatycznie każdej takiej pracy jako pracy zarobkowej w rozumieniu definicji z art. 335 ust. 2, ale zabrania wykonywania odpłatnych prac krótszych niż 1 miesiąc, jeżeli naruszałyby one warunki dotyczące kolizji ze służbą, prestiżu żołnierza albo działalności związanej z wyrobami obronnymi i zamówieniami dla jednostek wojskowych. Żołnierz ma też obowiązek przekazać dowódcy informację o nazwie podmiotu, u którego wykonywał takie krótkie odpłatne prace, w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc od dnia ich rozpoczęcia.

Zgoda dowódcy albo rektora-komendanta

Art. 335 ust. 3 ustawy o obronie Ojczyzny pozwala właściwemu dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe, zezwolić na wykonywanie pracy zarobkowej albo prowadzenie działalności gospodarczej. Zezwolenie może zostać udzielone, jeżeli praca nie koliduje z wykonywaniem zadań służbowych, wpływa na podwyższenie kwalifikacji żołnierza, nie narusza prestiżu żołnierza zawodowego oraz nie dotyczy działalności powiązanej z wyrobami obronnymi i zamówieniami przeznaczonymi dla jednostek wojskowych.

W uczelni wojskowej praktyczne znaczenie ma ustalenie, kto pełni funkcję właściwego przełożonego w danej sprawie. Często będzie to rektor-komendant albo organ wskazany w regulaminach uczelni i dokumentach kadrowych. Jeżeli projekt ma charakter międzyjednostkowy albo praca miałaby być wykonywana w innej jednostce wojskowej, może pojawić się dodatkowy wymóg zgody Ministra Obrony Narodowej. Ustawa przewiduje tu wyjątek dotyczący zatrudnienia żołnierza zawodowego w uczelni wojskowej jako wykładowcy prowadzącego zajęcia dydaktyczne, ale nie należy automatycznie rozciągać go na każde odpłatne zadanie badawcze w projekcie.

Wniosek o zgodę powinien być złożony drogą służbową, zanim żołnierz rozpocznie odpłatną część zadań. Wykonywanie pracy najpierw, a dopiero później porządkowanie zgody, zwiększa ryzyko odmowy wypłaty wynagrodzenia, cofnięcia zgody albo zarzutu naruszenia obowiązków służbowych.

Jakie dokumenty powinny być dołączone do wniosku?

Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z 13 czerwca 2023 r. wskazuje, że w przypadku pracy zarobkowej wniosek powinien obejmować m.in. stopień, imię i nazwisko żołnierza, nazwę i adres podmiotu, u którego praca będzie świadczona, podstawę wykonywania pracy, miejsce pracy, okres planowanej umowy, wymiar czasu pracy, rozkład czasu służby w tygodniu, charakter pracy i termin jej rozpoczęcia.

Do wniosku trzeba dołączyć pisemne oświadczenie, że działalność podmiotu, u którego będzie świadczona praca, nie dotyczy wyrobów obronnych oraz dostaw, robót budowlanych i usług przeznaczonych na zamówienie jednostek wojskowych. W projektach NCBiR takie oświadczenie może mieć duże znaczenie, zwłaszcza gdy projekt dotyczy bezpieczeństwa, sprzętu, technologii wojskowych, systemów informatycznych, cyberbezpieczeństwa albo rozwiązań podwójnego zastosowania.

W praktyce warto dołączyć także opis zadań projektowych, harmonogram, projekt umowy, regulamin wynagradzania w projekcie, informację o źródle finansowania i sposób ewidencjonowania czasu pracy. Jeżeli część zadań pokrywa się z obowiązkami naukowo-dydaktycznymi, trzeba wyraźnie rozdzielić, które czynności są wykonywane w ramach stanowiska, a które mają być dodatkowo rozliczane z projektu.

Dlaczego uczelnia wymaga oświadczeń przy projekcie NCBiR?

Przy projektach finansowanych ze środków publicznych uczelnia musi wykazać, że wydatki są celowe, prawidłowo udokumentowane i zgodne z umową o dofinansowanie. Oświadczenia służą zwykle potwierdzeniu braku konfliktu interesów, braku podwójnego finansowania tych samych zadań, zgodności z regulaminem projektu oraz braku kolizji z obowiązkami służbowymi.

Jeżeli rektor-komendant albo inny właściwy organ nie rozpoznaje wniosku z powodu braku oświadczenia, pierwszym krokiem powinno być ustalenie, jakiego dokumentu brakuje. Warto poprosić na piśmie o wzór oświadczenia, podstawę prawną lub regulaminową oraz termin uzupełnienia. Jeżeli oświadczenie dotyczy faktów, których żołnierz nie może potwierdzić, trzeba wskazać zastrzeżenia zamiast podpisywać dokument niezgodny z rzeczywistością.

Jak odróżnić obowiązki służbowe od dodatkowo płatnych zadań?

Granica między zwykłą pracą naukową a dodatkowo wynagradzanym zadaniem projektowym bywa trudna. Jeżeli żołnierz prowadzi badania, przygotowuje publikacje, opracowuje materiały dydaktyczne albo uczestniczy w pracach uczelni w ramach zajmowanego stanowiska, nie zawsze można za te same czynności wypłacić osobne wynagrodzenie projektowe.

Inaczej może być wtedy, gdy projekt wymaga dodatkowych, mierzalnych czynności wykraczających poza normalny zakres obowiązków, np. przygotowania dokumentacji dla instytucji finansującej, realizacji badań w dodatkowych terminach, wykonania specjalistycznego modułu, udziału w spotkaniach poza zwykłym planem służby albo opracowania odrębnych rezultatów projektu. Takie zadania powinny być opisane konkretnie, z podaniem czasu, efektu i sposobu rozliczenia.

Dobrą praktyką jest dołączenie do wniosku zakresu obowiązków na stanowisku i porównanie go z zadaniami projektowymi. Im lepiej dokument pokazuje, które czynności są dodatkowe, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania wynagrodzenia podczas kontroli projektu.

Co zrobić, gdy wniosek nie został rozpatrzony?

Jeżeli wniosek utknął z powodu braku oświadczenia lub niejasności proceduralnych, warto złożyć pismo porządkujące sprawę. Należy wskazać datę złożenia pierwotnego wniosku, poprosić o informację, jakich dokumentów brakuje, i uzupełnić te dokumenty, które nie budzą wątpliwości. Dobrze jest również poprosić o potwierdzenie, czy zgoda rektora-komendanta jest wystarczająca, czy potrzebne jest stanowisko innego organu.

Nie warto rozpoczynać od konfrontacyjnego zarzutu bezczynności. W sprawach służbowych i uczelnianych bezpieczniejsza jest kolejność: uzupełnienie braków, uzyskanie pisemnej informacji o procedurze, ponowienie wniosku, a dopiero później rozważenie skargi służbowej lub innego formalnego środka. Takie działanie buduje dokumentację, że żołnierz działał jawnie i próbował zachować procedury.

FAQ

Czy żołnierz w uczelni wojskowej może dostać wynagrodzenie z projektu NCBiR?

Może, ale nie automatycznie. Trzeba ustalić, czy wynagrodzenie dotyczy zwykłych obowiązków na uczelni, czy odrębnej pracy zarobkowej wymagającej zgody i właściwej dokumentacji.

Czy sama zgoda kierownika projektu wystarczy?

Zazwyczaj nie. Kierownik projektu może organizować prace projektowe, ale przy żołnierzu zawodowym potrzebna może być zgoda właściwego przełożonego, rektora-komendanta albo innego organu wskazanego w przepisach i regulaminach.

Czy projekt badawczy zawsze jest dodatkową pracą?

Nie. Jeżeli zadania mieszczą się w obowiązkach służbowych lub akademickich, mogą być realizowane w ramach podstawowego stanowiska. Dodatkowa umowa albo dodatkowe honorarium wymagają już osobnej oceny.

Czy krótka odpłatna praca poniżej miesiąca jest bezpieczna?

Nie zawsze. Ustawa zakazuje krótkich odpłatnych prac, jeżeli kolidują ze służbą, naruszają prestiż żołnierza albo dotyczą obszaru związanego z wyrobami obronnymi i zamówieniami wojskowymi. Dodatkowo żołnierz musi poinformować dowódcę o podmiocie, u którego wykonywał taką pracę.

Co powinien zawierać wniosek o zgodę?

Wniosek powinien wskazywać m.in. podmiot, podstawę pracy, miejsce, okres, wymiar czasu, rozkład służby, charakter pracy i termin rozpoczęcia. Warto dołączyć projekt umowy, opis zadań i oświadczenie dotyczące wyrobów obronnych oraz zamówień wojskowych.

Co zrobić, gdy uczelnia żąda oświadczenia o braku konfliktu interesów?

Należy ustalić wzór i podstawę żądania. Jeżeli oświadczenie odpowiada rzeczywistości, warto je złożyć. Jeżeli budzi wątpliwości, lepiej opisać zastrzeżenia na piśmie niż podpisywać dokument niezgodny ze stanem faktycznym.

Jak zabezpieczyć wypłatę wynagrodzenia?

Przed rozpoczęciem pracy powinny istnieć dokumenty potwierdzające podstawę wypłaty. Może to być umowa, decyzja, regulamin wynagradzania w projekcie, harmonogram, karta zadań albo inny dokument zaakceptowany przez uczelnię. Warto sprawdzić, czy nazwisko żołnierza znajduje się w dokumentacji projektu, czy budżet przewiduje wynagrodzenie i czy sposób ewidencji czasu pracy jest zgodny z zasadami finansowania.

Żołnierz powinien również zadbać, aby korespondencja z uczelnią potwierdzała, że działał jawnie i przed rozpoczęciem odpłatnych czynności pytał o zgodę. Taki ślad dowodowy może mieć znaczenie przy kontroli projektu, sporze o wypłatę albo ocenie, czy doszło do naruszenia obowiązków służbowych.

Podstawy prawne i źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 335 i art. 336: tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 825.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 13 czerwca 2023 r. w sprawie wykonywania pracy zarobkowej lub prowadzenia działalności gospodarczej przez żołnierzy zawodowych: Dz.U. 2023 poz. 1217.
• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce: tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1571.
• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju: tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1170.
• Stan prawny zweryfikowany na dzień 7 lipca 2026 r.; w sprawach projektowych należy dodatkowo sprawdzić aktualną umowę o dofinansowanie, regulamin konkursu i wewnętrzne procedury uczelni.