Odmowa urlopu wypoczynkowego żołnierza – jak ją zaskarżyć?

Zasada i ustawowe wyjątki – kiedy dowódca może odmówić urlopu?

Podstawowe zasady dotyczące urlopów żołnierzy zawodowych wynikają z art. 280 i 282 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny. Zgodnie z art. 280 ust. 1 żołnierz zawodowy otrzymuje corocznie urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni roboczych. W roku powołania do zawodowej służby wojskowej wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie, a w niektórych sytuacjach obowiązują przepisy szczególne.

Prawo do urlopu nie jest jednak równoznaczne z prawem do wykorzystania go w dowolnie wybranym terminie. Termin wypoczynku musi zostać ustalony z uwzględnieniem organizacji służby. Samo złożenie wniosku nie oznacza jeszcze, że żołnierz został zwolniony z obowiązku stawienia się do służby.

Trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Pierwsza dotyczy wniosku o urlop w terminie innym niż wynikający z zatwierdzonego planu. Zgodnie z § 2 ust. 4 rozporządzenia MON z 2 marca 2023 r. dowódca może uwzględnić taki wniosek, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku służby. Druga sytuacja występuje wtedy, gdy wcześniej udzielony urlop zostaje wstrzymany albo żołnierz zostaje z niego odwołany. Wówczas zastosowanie znajduje art. 282 ustawy, który wymaga ważnych względów służbowych.

Takimi względami mogą być rzeczywiste potrzeby operacyjne, konieczność wykonania pilnych zadań lub inne istotne okoliczności dotyczące funkcjonowania jednostki. Nie oznacza to jednak, że każde ogólne powołanie się na potrzeby służby automatycznie uzasadnia wstrzymanie urlopu. Znaczenie mają konkretne okoliczności, termin planowanych zadań i możliwość zapewnienia zastępstwa.

Jeżeli ważne względy służbowe uniemożliwiają udzielenie urlopu w danym roku, art. 280 ust. 4 nakazuje udzielić go w ciągu następnego roku kalendarzowego. Dowódca ma obowiązek skierować żołnierza na przesunięty urlop w tym terminie. Nie może traktować przesunięcia jako sposobu trwałego pozbawienia żołnierza wypoczynku.

Szersze zagadnienia statusu wojskowego oraz relacji między uprawnieniami i obowiązkami przedstawia artykuł dotyczący obowiązków w służbie zawodowej. Przy odmowie urlopu podstawowe znaczenie mają jednak przepisy regulujące konkretnie udzielanie i wstrzymywanie wypoczynku.

Wniosek urlopowy, plan i ewidencja – co sprawdzić przed zakwestionowaniem odmowy?

Skuteczność wystąpienia zależy przede wszystkim od ustalenia, na jakim etapie znajdowała się procedura udzielania urlopu. Inne argumenty będą właściwe, gdy dowódca nie uwzględnił proponowanego terminu, a inne, gdy zmienił wcześniej udzielony urlop.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia MON w sprawie urlopów żołnierzy zawodowych plan urlopów sporządza się zasadniczo do 10 grudnia na następny rok. Podstawą jego opracowania są wnioski składane do 30 listopada. Plan uwzględnia również urlopy nieudzielone w poprzednich latach, które powinny być wykorzystywane w pierwszej kolejności.

Wpis w planie jest ważnym dowodem planowanego terminu wypoczynku, ale trzeba sprawdzić także rozkaz dotyczący udzielenia urlopu. Zgodnie z § 2 ust. 7 rozporządzenia fakt udzielenia urlopu i dokonywane zmiany ogłasza się w rozkazie dowódcy.

Przed wniesieniem wystąpienia należy zebrać przede wszystkim:

• kopię złożonego wniosku urlopowego wraz z datą jego złożenia lub potwierdzeniem wpływu;
• informację o zatwierdzonym planie urlopów i terminie przewidzianym dla żołnierza;
• odpowiedni rozkaz lub wyciąg z rozkazu dotyczący udzielenia, zmiany albo wstrzymania urlopu;
• informację o liczbie dni urlopu pozostałych do wykorzystania, w tym o ewentualnym urlopie zaległym;
• korespondencję i inne dokumenty potwierdzające przyczynę odmowy lub zmianę wcześniejszych ustaleń.

Jeżeli dowódca uzasadnia odmowę zaplanowanymi ćwiczeniami albo szkoleniem, przydatne mogą być dokumenty potwierdzające ich termin i rzeczywisty zakres obowiązków żołnierza. Sam czas służby podczas szkolenia stanowi jednak odrębne zagadnienie od prawa do wykorzystania urlopu.

Podobnie należy odróżnić urlop wypoczynkowy od czasu wolnego związanego z rozliczaniem służby poza ustalonym rozkładem. Zasady odnoszące się do godzin ponadwymiarowych żołnierza nie zastępują procedury udzielania urlopu wypoczynkowego.

Obowiązki przełożonego przy odmowie lub wstrzymaniu urlopu

Właściwość organu jest ważna, ponieważ nie każda informacja przekazana przez bezpośredniego przełożonego oznacza formalne rozstrzygnięcie dowódcy jednostki. Zgodnie z art. 282 ust. 3 ustawy odwołania żołnierza zawodowego z urlopu lub wstrzymania jego udzielenia może dokonać dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe.

Przy wstrzymaniu urlopu lub odwołaniu z niego zastosowanie ma § 21 rozporządzenia MON. Dowódca informuje żołnierza o zaistniałej okoliczności i potwierdza ją w formie notatki służbowej. Ponadto odnotowuje wstrzymanie albo odwołanie w rozkazie, wskazując jego przyczynę i datę.

Nie należy jednak utożsamiać każdej odmowy przyjęcia proponowanego terminu urlopu z formalnym wstrzymaniem już udzielonego wypoczynku. Obowiązki dotyczące notatki i wpisu w rozkazie odnoszą się do sytuacji przewidzianych w § 21 rozporządzenia. Przy nieuwzględnieniu nowego wniosku urlopowego podstawowe znaczenie mają § 2 tego rozporządzenia i faktyczny przebieg procedury.

Jeżeli odmowę przekazano wyłącznie ustnie, żołnierz powinien wystąpić o potwierdzenie sposobu załatwienia wniosku i wskazanie powodów nieuwzględnienia proponowanego terminu. Pozwala to ustalić, czy chodzi o zwykłą odmowę, zmianę planu, wstrzymanie udzielenia urlopu czy inną czynność służbową.

Przełożony powinien również uwzględniać obowiązek zapewnienia możliwości wykorzystania przysługującego urlopu. Długotrwałe przesuwanie wypoczynku bez wskazania rzeczywistych przeszkód służbowych może stanowić podstawę do zakwestionowania sposobu realizacji tego obowiązku.

Jak zakwestionować odmowę urlopu i uzyskać rekompensatę?

Wystąpienie drogą służbową – podstawowa ścieżka działania

Art. 122 ust. 4 ustawy o obronie Ojczyzny przewiduje, że wystąpienia w sprawach wynikających ze stosunku służbowego, poza sprawami objętymi formalnym trybem decyzyjnym i wyjątkami ustawowymi, żołnierz wnosi drogą służbową.

Pojęcie drogi służbowej zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 6 ustawy. Obejmuje ono wnoszenie wniosków, skarg, próśb, zażaleń i pytań za pośrednictwem kolejnych przełożonych aż do właściwego przełożonego, który ostatecznie rozpatruje sprawę.

Jeżeli żołnierz uważa odmowę za nieuzasadnioną, powinien:

1. Ustalić przedmiot sporu. Wskazać, czy kwestionuje nieuwzględnienie wniosku, przesunięcie terminu, wstrzymanie udzielenia urlopu czy odwołanie z wypoczynku.
2. Przygotować pisemne wystąpienie. Podać daty, liczbę dni urlopu, dotychczasowe ustalenia i konkretne zastrzeżenia dotyczące działania przełożonego.
3. Skierować pismo drogą służbową. Należy zachować właściwą kolejność przełożonych oraz uzyskać potwierdzenie złożenia dokumentu.
4. Wyraźnie określić żądanie. Może nim być ponowne rozpatrzenie wniosku, weryfikacja podstaw wstrzymania urlopu, udzielenie urlopu w proponowanym terminie albo wskazanie innego terminu umożliwiającego wykorzystanie należnego wypoczynku.
5. Zachować odpowiedź i dokumentację. Będą potrzebne, jeżeli spór będzie wymagał dalszej analizy prawnej lub zgłoszenia odrębnego roszczenia.

Przykładowo żołnierz może zażądać ponownego rozpatrzenia odmowy udzielenia urlopu w konkretnym terminie, wskazania przeszkód służbowych uniemożliwiających jego wykorzystanie oraz ustalenia terminu alternatywnego. Jeżeli urlop został wcześniej udzielony, powinien dodatkowo powołać się na art. 282 ustawy i dokumentację wymaganą przez § 21 rozporządzenia.

Przepisy dotyczące zwykłego wystąpienia drogą służbową nie ustanawiają ogólnego, czternastodniowego terminu odwołania od każdej odmowy urlopu. Nie warto jednak odkładać działania, szczególnie gdy planowany termin wypoczynku jeszcze nie upłynął.

Czy odmowę można zaskarżyć do sądu administracyjnego?

Nie każda czynność dowódcy związana z urlopem jest decyzją administracyjną. Z art. 122 ust. 1 ustawy wynika możliwość odwołania od decyzji wydanych w sprawach określonych w ustawie, a następnie zaskarżenia ich do właściwego sądu administracyjnego. Nie oznacza to jednak, że każda odmowa udzielenia urlopu musi zostać wydana w takiej formie.

Znaczenie ma wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2026 r., sygn. III OSK 546/25. NSA uznał, że odmowa przyznania dodatkowego urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 281 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny należy do sfery podległości służbowej i nie wymaga decyzji administracyjnej, jeżeli przepisy nie przewidują takiej formy. Sprawa powinna być wówczas załatwiana drogą służbową.

Wyrok dotyczył konkretnego rodzaju dodatkowego urlopu, dlatego nie należy automatycznie przenosić jego rozstrzygnięcia na wszystkie sprawy urlopowe. Potwierdza jednak konieczność odróżniania rozkazów i czynności wewnętrznych od decyzji podlegających formalnemu zaskarżeniu.

Jeżeli w danej sprawie wydano rzeczywistą decyzję administracyjną, dla której ustawa przewiduje drogę odwoławczą, zasadniczy termin wniesienia odwołania na podstawie art. 129 § 2 KPA wynosi 14 dni od doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał rozstrzygnięcie. Po wyczerpaniu właściwej drogi administracyjnej skarga do sądu administracyjnego jest co do zasady wnoszona w terminie 30 dni od doręczenia rozstrzygnięcia podlegającego zaskarżeniu.

Terminy te nie stanowią automatycznych terminów zaskarżenia zwykłej odmowy urlopu. Przed ich zastosowaniem należy ustalić podstawę prawną, charakter otrzymanego dokumentu i dopuszczalność odwołania. Sam tytuł pisma lub użycie słowa decyzja nie rozstrzyga jeszcze o właściwym trybie.

Zwrot kosztów po wstrzymaniu lub przerwaniu urlopu

Osobnym uprawnieniem żołnierza zawodowego jest zwrot kosztów spowodowanych odwołaniem z urlopu albo wstrzymaniem jego udzielenia. Podstawę stanowi art. 282 ust. 2 i 4 ustawy o obronie Ojczyzny.

Żołnierz powinien złożyć do dowódcy pisemny wniosek i dołączyć dokumenty potwierdzające koszty faktycznie poniesione wskutek odwołania lub wstrzymania urlopu. Mogą to być potwierdzenia opłat za zakwaterowanie, bilety, dokumenty dotyczące kosztów anulowania rezerwacji albo dodatkowych wydatków związanych z koniecznością powrotu.

Przepisy przewidują zwrot kosztów w pełnej wysokości, ale chodzi o koszty rzeczywiście poniesione i pozostające w związku z odwołaniem lub wstrzymaniem urlopu. Nie oznacza to automatycznej zapłaty dowolnej kwoty wskazanej przez żołnierza. Znaczenie mają dowody, możliwość odzyskania pieniędzy od usługodawcy i przyczyna powstania wydatku.

Zgodnie z § 22 rozporządzenia MON zwrot następuje w terminie 14 dni. Jest to termin dotyczący zwrotu kosztów, a nie termin wniesienia wystąpienia kwestionującego odmowę urlopu.

Dowódca wydaje na wniosek żołnierza decyzję w sprawie zwrotu kosztów. W przeciwieństwie do zwykłej odmowy terminu urlopu jest to sprawa, dla której ustawa wyraźnie przewiduje formę decyzji. Negatywne rozstrzygnięcie dotyczące kosztów należy zatem oceniać z uwzględnieniem właściwych zasad odwoławczych z art. 122 ust. 1 ustawy i KPA.

Jeżeli urlop został przerwany albo wstrzymany, żołnierz powinien również złożyć wniosek o udzielenie niewykorzystanej części wypoczynku w nowym terminie. Zgodnie z § 21 ust. 3 rozporządzenia dowódca rozpatruje taki wniosek z uwzględnieniem zapewnienia normalnego toku służby.

Najczęstsze pytania o odmowę urlopu żołnierza

Czy można rozpocząć urlop, jeżeli był wpisany do planu, ale nie został udzielony rozkazem?

Nie należy tego robić. Wpis w planie nie jest równoznaczny z udzieleniem urlopu. Przed wyjazdem należy upewnić się, że urlop został udzielony zgodnie z obowiązującą procedurą. Samowolne niestawienie się do służby może rodzić konsekwencje służbowe i dyscyplinarne.

Czy ogólne powołanie się na braki kadrowe wystarczy do wstrzymania urlopu?

Ocena zależy od rzeczywistej sytuacji jednostki. Ważne względy służbowe mogą wynikać z problemów kadrowych, ale przy wstrzymaniu urlopu znaczenie mają ich konkretne skutki dla wykonywania zadań. Żołnierz może zakwestionować zasadność zastosowanego środka drogą służbową i wskazać, dlaczego przedstawione okoliczności nie uzasadniają ingerencji w wcześniej udzielony urlop.

Czy niewykorzystany urlop można przesuwać przez kolejne lata?

Art. 280 ust. 4 ustawy przewiduje udzielenie urlopu w następnym roku kalendarzowym, gdy ważne względy służbowe uniemożliwiły jego wykorzystanie w roku bieżącym. Nie jest to podstawa do dowolnego, wieloletniego odkładania wypoczynku. Jeżeli żołnierzowi stale odmawia się możliwości wykorzystania zaległych dni, powinien udokumentować kolejne wnioski i podnieść sprawę drogą służbową.

Czy żołnierz może otrzymać zwrot kosztów już za samą odmowę wniosku urlopowego?

Nie automatycznie. Zwrot na podstawie art. 282 dotyczy kosztów spowodowanych odwołaniem z urlopu lub wstrzymaniem jego udzielenia. Jeżeli dowódca nigdy nie udzielił urlopu, a żołnierz wcześniej zarezerwował wyjazd na własne ryzyko, sama odmowa wniosku nie wystarcza do przyznania zwrotu w tym trybie.

Czy identyczne zasady dotyczą żołnierzy WOT, rezerwy i dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej?

Nie. Opisana procedura dotyczy przede wszystkim żołnierzy zawodowych. W pozostałych rodzajach służby zakres uprawnień urlopowych i sposób ich realizacji mogą być inne. Przed przygotowaniem wystąpienia trzeba ustalić status żołnierza i zastosować właściwe przepisy ustawy o obronie Ojczyzny oraz odpowiednie rozporządzenie.