Odwołanie żołnierza zawodowego z urlopu – zwrot kosztów i dokumenty

Odwołanie z urlopu nie oznacza, że żołnierz traci niewykorzystane dni ani że musi sam ponieść finansowe skutki nagłej zmiany planów służbowych. Ustawa o obronie Ojczyzny przewiduje zarówno ponowne udzielenie niewykorzystanej części urlopu, jak i zwrot kosztów wywołanych odwołaniem albo wstrzymaniem urlopu.

Kluczowe znaczenie ma jednak ustalenie, czy chodziło rzeczywiście o urlop wypoczynkowy lub dodatkowy urlop wypoczynkowy, kto podjął decyzję o odwołaniu, jakie wydatki zostały poniesione i czy istnieją dokumenty pozwalające powiązać je z wcześniejszym powrotem do służby.

Zasada i ustawowe wyjątki

Kiedy dowódca może odwołać żołnierza z urlopu?

Zgodnie z art. 282 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny żołnierza zawodowego można odwołać z urlopu wypoczynkowego lub dodatkowego urlopu wypoczynkowego, a także wstrzymać udzielenie takiego urlopu w całości albo w części, z ważnych względów służbowych. Uprawnienie to przysługuje dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe.

Przepisy nie tworzą zamkniętej listy ważnych względów służbowych. Powód powinien być jednak rzeczywisty, konkretny i związany z potrzebą zapewnienia wykonania zadań jednostki, bezpieczeństwa, gotowości lub ciągłości służby. Rozporządzenie wykonawcze nakazuje traktować odwołanie i wstrzymanie urlopu jako środki wyjątkowe. Rutynowe braki kadrowe, które można było przewidzieć i rozwiązać organizacyjnie, nie powinny automatycznie uzasadniać przerywania urlopu.

Żołnierz powinien wykonać polecenie powrotu i stawić się w terminie wskazanym przez dowódcę. Spór co do zasadności odwołania lub kosztów należy prowadzić odrębnie, bez samowolnego ignorowania polecenia. Szersze omówienie statusu służbowego zawiera artykuł o prawach żołnierza zawodowego.

Jakich urlopów dotyczy zwrot kosztów?

Mechanizm z art. 282 dotyczy urlopu wypoczynkowego oraz dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Nie należy automatycznie przenosić go na urlop zdrowotny, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, opiekuńczy, wychowawczy lub okolicznościowy. Każdy z tych urlopów ma odrębną podstawę i zasady zakończenia albo przerwania.

Osobny reżim obowiązuje także po ogłoszeniu mobilizacji, stanu wojennego i w czasie wojny. Wówczas stosuje się art. 300 ustawy o obronie Ojczyzny i przepisy wykonawcze dotyczące urlopów w tych szczególnych warunkach. Niniejszy artykuł opisuje zwykły tok pełnienia zawodowej służby wojskowej.

Odwołanie a wstrzymanie urlopu

• Odwołanie z urlopu występuje wtedy, gdy urlop już się rozpoczął, a żołnierz ma go przerwać i wrócić do służby.
• Wstrzymanie udzielenia urlopu występuje wtedy, gdy zatwierdzony urlop miał się rozpocząć, lecz przed jego rozpoczęciem dowódca cofa lub ogranicza możliwość skorzystania z niego.

W obu przypadkach ustawa przewiduje zwrot kosztów spowodowanych decyzją służbową. Nie jest więc konieczne, aby żołnierz zdążył wyjechać. Jeżeli przed rozpoczęciem urlopu opłacił bezzwrotny nocleg, bilet albo imprezę turystyczną, koszt może podlegać rozliczeniu, o ile nie dało się go odzyskać i pozostaje on bezpośrednim skutkiem wstrzymania urlopu.

Ewidencja czasu lub wniosek urlopowy

Plan urlopów nie jest jedynym dokumentem

Plan urlopów porządkuje terminy wypoczynku w jednostce, ale dla konkretnego przypadku szczególne znaczenie ma udzielenie urlopu i ogłoszenie tego faktu w rozkazie dowódcy. Zgodnie z rozporządzeniem w rozkazie wskazuje się rok, za który udzielono urlopu, jego rodzaj i czas trwania. Dowódcy prowadzą również bieżącą ewidencję urlopów wypoczynkowych w ewidencji wojskowej.

W praktyce materiał dowodowy może obejmować kilka dokumentów jednocześnie: wniosek urlopowy, plan urlopów, rozkaz lub wyciąg z rozkazu, zapis w ewidencji wojskowej, kartę ewidencji czasu służby, wiadomość przełożonego i notatkę służbową o odwołaniu. Najsilniejszym dowodem formalnego udzielenia urlopu jest rozkaz albo jego urzędowy wyciąg.

Czy sam wpis w ewidencji czasu wystarczy?

Sam wpis oznaczający nieobecność, dzień wolny lub planowany urlop może być ważnym dowodem, ale nie zawsze przesądza, że urlop został formalnie udzielony. Trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczył wpis. Dzień wolny udzielony za służbę ponad normę nie jest urlopem wypoczynkowym. W takim przypadku zasady zwrotu kosztów z art. 282 mogą nie mieć zastosowania, a istotne będzie rozliczenie dodatkowych godzin służby.

Jeżeli jednostka nie dochowała formalności, lecz żołnierz otrzymał zgodę na urlop, został ujęty w rozkazie lub ewidencji, dokonał rezerwacji i następnie został wezwany do powrotu, powinien zebrać wszystkie dostępne dowody. Brak jednego dokumentu nie powinien być zastępowany domysłami, ale może zostać wyjaśniony w postępowaniu dowodowym. Organ powinien ocenić całość materiału, a nie tylko jeden formularz.

Co zrobić, gdy nie ma kopii wniosku lub rozkazu?

1. Złożyć drogą służbową wniosek o wydanie kopii albo wyciągu z rozkazu dotyczącego udzielenia i odwołania urlopu.
2. Wskazać datę złożenia wniosku urlopowego, planowany okres urlopu oraz osobę, która przekazała zgodę.
3. Dołączyć wydruki wiadomości, korespondencję elektroniczną, potwierdzenia z systemu kadrowego i kopię ewidencji czasu służby, jeżeli są dostępne zgodnie z zasadami ochrony informacji.
4. Wymienić świadków, którzy wiedzą o udzieleniu urlopu lub o wezwaniu do powrotu.
5. Poprosić o dołączenie do akt notatki służbowej sporządzonej przez dowódcę na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Obowiązki przełożonego

Informacja, notatka i rozkaz

Dowódca powinien poinformować żołnierza o odwołaniu z całości lub części urlopu albo o wstrzymaniu urlopu przed jego udzieleniem. Wystąpienie tej okoliczności potwierdza w notatce służbowej. Następnie odnotowuje odwołanie lub wstrzymanie w rozkazie, podając przyczynę oraz datę.

Dla żołnierza istotne jest, aby informacja o powrocie była jednoznaczna: kto ją wydał, kiedy została przekazana, w jakim terminie należy się stawić i gdzie ma nastąpić powrót. Pozwala to nie tylko prawidłowo wykonać polecenie, lecz także udokumentować związek między decyzją dowódcy a wydatkami na zmianę podróży, skrócenie pobytu lub anulowanie rezerwacji.

Ponowne udzielenie niewykorzystanego urlopu

Niewykorzystany urlop nie przepada. Żołnierz składa do dowódcy wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu. Dowódca wyznacza termin, uwzględniając konieczność zapewnienia normalnego toku służby. Samo rozliczenie kosztów nie zastępuje wniosku o ponowne udzielenie dni urlopowych, dlatego najlepiej złożyć dwa odrębne pisma albo wyraźnie rozdzielić oba żądania.

Powrót do jednostki a czas służby i podróż

Odwołanie z urlopu nie rozstrzyga automatycznie, jak zakwalifikować czas przejazdu, czas wykonywania zadań po powrocie ani ewentualne należności za przejazd. Zależy to od treści polecenia, miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz formalnego skierowania. Jeżeli żołnierz otrzymał polecenie wyjazdu poza stałe miejsce służby, pomocne może być odrębne omówienie zasad dotyczących podróży służbowej żołnierza.

Rekompensata, odwołanie i dowody

Jakie koszty mogą zostać zwrócone?

Art. 282 ust. 2 ustawy przyznaje zwrot w pełnej wysokości kosztów spowodowanych odwołaniem lub wstrzymaniem urlopu. Rozporządzenie nakazuje ustalać kwotę na podstawie dowodów potwierdzających koszty faktycznie poniesione przez żołnierza. Nie chodzi zatem o ryczałt ani o odszkodowanie za sam dyskomfort, lecz o konkretne wydatki pozostające w związku przyczynowym z decyzją służbową.

W zależności od okoliczności mogą to być w szczególności:

• bezzwrotna część ceny noclegu, wycieczki, biletu lub rezerwacji;
• opłata za zmianę terminu albo anulowanie biletu;
• koszt wcześniejszego powrotu do miejsca pełnienia służby;
• różnica między ceną pierwotnego biletu a ceną biletu kupionego na wcześniejszy powrót;
• opłata za wcześniejsze zakończenie najmu samochodu lub inne uzasadnione opłaty kontraktowe;
• inne nieuniknione wydatki poniesione bezpośrednio wskutek odwołania lub wstrzymania urlopu.

Od żądanej kwoty należy odjąć zwroty otrzymane od hotelu, przewoźnika, organizatora turystyki, ubezpieczyciela albo operatora płatności. Voucher nie zawsze jest równoważny zwrotowi pieniędzy, ale organ może badać jego rzeczywistą wartość i możliwość wykorzystania. Wniosek powinien uczciwie wykazywać kwotę pierwotną, kwotę odzyskaną i kwotę ostatecznie utraconą.

Koszty dotyczące małżonka lub dzieci nie są automatycznie wyłączone, ale wymagają szczególnie dokładnego wykazania. Żołnierz powinien udowodnić, że sam je poniósł, że odwołanie wymusiło zmianę planów całej rodziny oraz że wydatek nie został zwrócony. Organ może odmówić rozliczenia kosztu, który nie był konieczny albo nie pozostawał w bezpośrednim związku z powrotem żołnierza.

Co powinien zawierać wniosek?

Wniosek kieruje się do dowódcy, który odwołał żołnierza z urlopu lub wstrzymał jego udzielenie. Powinien on zawierać:

1. dane żołnierza, stopień, stanowisko i jednostkę;
2. wskazanie okresu oraz rodzaju urlopu;
3. datę i sposób przekazania informacji o odwołaniu lub wstrzymaniu urlopu;
4. żądanie wydania decyzji na podstawie art. 282 ust. 4 ustawy o obronie Ojczyzny;
5. zestawienie każdej pozycji kosztowej z kwotą i krótkim wyjaśnieniem;
6. łączną kwotę żądanego zwrotu;
7. informację o zwrotach, voucherach i świadczeniach z ubezpieczenia;
8. numer rachunku bankowego, jeżeli jest wymagany do wypłaty;
9. spis załączników i podpis.

Termin zwrotu i termin złożenia wniosku

Zgodnie z § 22 ust. 3 rozporządzenia zwrot kosztów następuje w terminie 14 dni. Dla sprawnego rozliczenia wniosek powinien być kompletny i umożliwiać obliczenie należnej kwoty. Jeżeli organ żąda uzupełnienia dokumentów, należy odpowiedzieć niezwłocznie i zachować potwierdzenie złożenia uzupełnienia.

Rozporządzenie nie wyznacza odrębnego krótkiego terminu na samo złożenie wniosku. Roszczenia wynikające z ustawy o obronie Ojczyzny co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Nie warto jednak czekać: z czasem trudniej uzyskać dokumentację od przewoźnika, hotelu lub organizatora, a także odtworzyć przebieg odwołania z urlopu.

Decyzja i odwołanie

Dowódca, który odwołał żołnierza z urlopu lub wstrzymał jego udzielenie, wydaje na wniosek żołnierza decyzję o zwrocie kosztów. Decyzja powinna rozstrzygać o kwocie, wskazywać podstawę prawną i zawierać uzasadnienie oraz pouczenie o środku zaskarżenia.

Jeżeli dowódca odmówi zwrotu, uzna tylko część wydatków albo nieprawidłowo potrąci kwoty, żołnierz może wnieść odwołanie do organu wyższego stopnia. Co do zasady termin wynosi 14 dni od doręczenia decyzji, a odwołanie składa się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. W odwołaniu należy wskazać, które ustalenia są błędne, jakiej kwoty żołnierz żąda i jakie dowody pominięto lub oceniono nieprawidłowo.

Po wyczerpaniu toku instancji możliwa jest skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Co do zasady wnosi się ją w terminie 30 dni od doręczenia decyzji ostatecznej, za pośrednictwem organu, który ją wydał. Przed skierowaniem sprawy do sądu trzeba sprawdzić pouczenie w decyzji i właściwość organu w konkretnej strukturze służbowej.

FAQ

Czy żołnierz musi wrócić z urlopu, jeżeli uważa decyzję za nieuzasadnioną?

Tak, co do zasady powinien wykonać polecenie i stawić się w terminie wskazanym przez dowódcę. Zastrzeżenia dotyczące przyczyny odwołania, formalności lub kosztów należy zgłaszać drogą służbową i w postępowaniu dotyczącym zwrotu, a nie przez samowolne pozostanie na urlopie.

Czy zwrot kosztów następuje automatycznie?

Nie. Żołnierz powinien złożyć pisemny wniosek do dowódcy i dołączyć dowody rzeczywiście poniesionych kosztów. Na tej podstawie dowódca wydaje decyzję o zwrocie.

Czy można żądać zwrotu całej ceny wycieczki?

Tylko wtedy, gdy cała cena została rzeczywiście utracona wskutek odwołania lub wstrzymania urlopu. Jeżeli część świadczeń wykorzystano albo organizator zwrócił część pieniędzy, żądanie trzeba odpowiednio pomniejszyć.

Czy paragon wystarczy jako dowód?

Paragon może potwierdzać wydatek, ale nie zawsze pokazuje, kto zapłacił i czego dotyczyła płatność. Najlepiej dołączyć także potwierdzenie płatności, rezerwację, umowę, bilet lub korespondencję z usługodawcą.

Czy można rozliczyć koszty rodziny?

Można je zgłosić, jeżeli żołnierz faktycznie je poniósł i potrafi wykazać, że zostały utracone bezpośrednio wskutek odwołania. Zwrot nie jest jednak automatyczny; organ oceni konieczność wydatku, związek z odwołaniem oraz możliwość odzyskania pieniędzy.

Co zrobić, gdy dowódca nie wydał decyzji?

Należy złożyć pisemne żądanie wydania decyzji na podstawie art. 282 ust. 4 ustawy, z potwierdzeniem wpływu. Jeżeli sprawa pozostaje bez rozpoznania, można rozważyć środki przewidziane w Kodeksie postępowania administracyjnego, w tym ponaglenie, po ustaleniu właściwego organu wyższego stopnia.

Czy niewykorzystane dni urlopu przepadają?

Nie. Żołnierz powinien wystąpić do dowódcy z wnioskiem o udzielenie urlopu niewykorzystanego wskutek odwołania lub wstrzymania. Termin zostanie ustalony z uwzględnieniem normalnego toku służby.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji o zwrocie kosztów?

Co do zasady 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, do organu wyższego stopnia wskazanego w pouczeniu.

Podsumowanie

Po otrzymaniu polecenia powrotu żołnierz powinien zabezpieczyć dowód wezwania, wykonać polecenie i od razu wystąpić o dokumenty z jednostki. Następnie należy zebrać rachunki, bilety, umowy i korespondencję potwierdzającą, jaka część wydatków nie została zwrócona, oraz złożyć pisemny wniosek o decyzję i wypłatę.

Najczęstsze spory dotyczą nie samego faktu wyjazdu, lecz formalnego charakteru wolnego, związku wydatku z odwołaniem oraz wysokości kwoty rzeczywiście utraconej. Dlatego wniosek powinien zawierać czytelną chronologię, tabelę kosztów i komplet dowodów. Ocena konkretnej sprawy zależy od treści rozkazów, dokumentacji urlopowej i warunków zawartych umów.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 122, art. 124, art. 280, art. 282, art. 283 i art. 300.
• Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 2 marca 2023 r. w sprawie urlopów żołnierzy zawodowych, w szczególności § 2, § 10 oraz § 21–22.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 129.
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności art. 53 i art. 54.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.