Urlop wypoczynkowy żołnierza zawodowego wymiar i odmowa udzielenia

Prawo do wypoczynku żołnierza zawodowego wynika z ustawy o obronie Ojczyzny, jednak sposób korzystania z niego jest podporządkowany organizacji służby i gotowości jednostki. W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje: nieuwzględnienie proponowanego terminu w planie urlopów, odmowę zmiany terminu już ujętego w planie oraz wstrzymanie lub przesunięcie urlopu z ważnych względów służbowych.

Najważniejsze jest to, że żołnierz ma prawo do określonego wymiaru urlopu, ale nie ma bezwzględnego prawa do każdego wskazanego przez siebie terminu. Jednocześnie dowódca nie może doprowadzić do trwawego pozbawienia żołnierza należnego wypoczynku. Jeżeli urlopu nie udzielono z ważnych względów służbowych w danym roku, powinien zostać udzielony w pierwszej kolejności w roku następnym.

Obowiązki służbowe i granice dyspozycyjności

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje żołnierzowi zawodowemu?

Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni roboczych w każdym roku kalendarzowym. W roku powołania do zawodowej służby wojskowej urlop ustala się proporcjonalnie do okresu pozostającego do końca roku. Proporcjonalne ustalenie ma zastosowanie również w niektórych przypadkach powrotu do zwykłego pełnienia służby, na przykład po zakończeniu określonej pracy poza granicami państwa albo po zakończeniu urlopu wychowawczego.

Pojęcie dnia roboczego w przepisach wojskowych nie zawsze odpowiada potocznemu rozumieniu dni od poniedziałku do piątku. Przy urlopie żołnierza zawodowego za dni robocze uważa się zasadniczo wszystkie dni z wyjątkiem niedziel, świąt ustawowo wolnych od pracy oraz dodatkowych dni wolnych od służby określonych na podstawie przepisów o czasie służby. Dlatego przy obliczaniu konkretnego okresu urlopu należy uwzględnić rozkład służby obowiązujący danego żołnierza.

Żołnierz może mieć także prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, między innymi z tytułu odpowiednio długiego stażu czynnej służby wojskowej, służby w warunkach szkodliwych, szczególnych właściwości stanowiska, pracy dydaktycznej lub statusu weterana poszkodowanego. Przy zbiegu kilku tytułów zasadniczo wybiera się urlop najkorzystniejszy, z wyjątkiem dodatkowego urlopu za warunki szkodliwe. Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego i dodatkowych urlopów nie może przekroczyć 50 dni roboczych w roku.

Czy dowódca może odmówić urlopu?

Dowódca może nie zaakceptować terminu zaproponowanego przez żołnierza, jeżeli koliduje on z koniecznością zapewnienia normalnego toku służby. Może również przesunąć lub wstrzymać urlop już planowany, jeżeli wystąpią ważne względy służbowe. Ocena nie powinna być całkowicie dowolna: powód musi pozostawać w realnym związku z zadaniami jednostki, gotowością, obsadą, szkoleniem albo inną konkretną potrzebą służbową.

Jeżeli ważne względy służbowe uniemożliwiają udzielenie urlopu w całości lub części w danym roku, urlop nie przepada. Ustawa nakazuje udzielić go w ciągu następnego roku kalendarzowego, a dowódca ma obowiązek skierować żołnierza na przesunięty urlop najpóźniej w tym terminie. Rozporządzenie dodatkowo wskazuje, że urlopy z lat poprzednich ujmuje się w planie i wykorzystuje w pierwszej kolejności.

Odmowę wybranego terminu należy więc odróżnić od pozbawienia prawa do urlopu. Dowódca może nie zgodzić się na konkretny okres, ale powinien zapewnić realną możliwość wykorzystania należnych dni w terminie wynikającym z przepisów.

Przy ocenie, czy wskazane przez dowódcę przyczyny rzeczywiście uzasadniają zmianę terminu, znaczenie może mieć także sposób organizacji służby. Zagadnienia takie jak czas służby i nadgodziny są odrębnie regulowane i nie powinny być automatycznie utożsamiane z urlopem wypoczynkowym.

Zgody, zakazy i dokumenty

Plan urlopów i wniosek żołnierza

Plan urlopów sporządza się w jednostce wojskowej do 10 grudnia na następny rok. Podstawą jego opracowania są wnioski żołnierzy składane do 30 listopada. W planie należy ująć także urlopy nieudzielone w latach poprzednich, przy czym powinny być one wykorzystywane w pierwszej kolejności.

Jeżeli żołnierz chce wykorzystać urlop w terminie innym niż zatwierdzony w planie, powinien złożyć wniosek do dowódcy jednostki wojskowej. Dowódca może zaakceptować zmianę, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku służby. Sama zmiana terminu nie wymaga formalnej zmiany całego planu urlopów, ale udzielenie urlopu musi zostać ogłoszone w rozkazie.

Czy wpis w planie urlopów wystarcza do wyjazdu?

Nie. Plan urlopów porządkuje przewidywane terminy, lecz formalne udzielenie urlopu i każdą zmianę dotyczącą jego wykorzystania ogłasza się w rozkazie dowódcy. W rozkazie wskazuje się rok, za który udzielono urlopu, jego rodzaj i czas trwania. Dopiero takie udzielenie stanowi bezpieczną podstawę nieobecności w służbie.

Żołnierz nie powinien uznawać milczenia przełożonego, wcześniejszej rozmowy ani samego wpisu w planie za ostateczną zgodę. Przed wyjazdem należy upewnić się, że urlop został formalnie udzielony i nie został następnie wstrzymany.

Co powinien zawierać wniosek o urlop lub zmianę terminu?

Przepisy nie ustanawiają rozbudowanego formularza dla zwykłego urlopu wypoczynkowego. Dla celów dowodowych wniosek powinien jednak jednoznacznie wskazywać żołnierza, rodzaj urlopu, rok, za który urlop ma być wykorzystany, liczbę dni oraz proponowane daty rozpoczęcia i zakończenia. Przy prośbie o zmianę planu warto krótko opisać ważny powód osobisty i zaproponować termin alternatywny, który ograniczy zakłócenia w służbie.

Co zrobić po odmowie albo wstrzymaniu urlopu?

Najpierw należy ustalić, z jaką czynnością mamy do czynienia. Jeżeli dowódca nie zgadza się na termin inny niż ujęty w planie, żołnierz może ponowić wniosek z propozycją alternatywną. Jeżeli natomiast urlop ujęty w planie został wstrzymany z ważnych względów służbowych, fakt ten powinien zostać odnotowany w rozkazie wraz z przyczyną i datą wstrzymania, a żołnierz powinien otrzymać informację o tej decyzji.

Przepisy urlopowe nie przewidują osobnego, klasycznego odwołania administracyjnego od samej odmowy wybranego terminu urlopu. W praktyce warto złożyć pisemny raport albo wniosek drogą służbową, żądając wyznaczenia innego terminu i wskazując liczbę dni zaległych. Jeżeli problem ma charakter powtarzalny lub prowadzi do ryzyka niewykorzystania urlopu do końca następnego roku, można wnieść skargę do właściwego przełożonego lub organu wojskowego. Złożenie raportu lub skargi nie zwalnia jednak z obowiązku stawienia się do służby.

Do pisma warto dołączyć kopię wniosku urlopowego, informację o planie urlopów, dokument potwierdzający wstrzymanie lub zmianę terminu, zestawienie niewykorzystanych dni oraz dokumenty dotyczące poniesionych kosztów. Im dokładniejsza dokumentacja, tym łatwiej odróżnić uzasadnioną potrzebę służbową od długotrwałego i nieprawidłowego odkładania urlopu.

Uposażenie, czas wolny i rozliczenia

Czy urlop wypoczynkowy obniża uposażenie?

Prawidłowo udzielony urlop wypoczynkowy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności i nie stanowi podstawy do pomniejszenia miesięcznego uposażenia. Inaczej może być przy samowolnej nieobecności, która nie została objęta formalnie udzielonym urlopem albo inną podstawą zwolnienia od zajęć służbowych.

Nie należy również mieszać urlopu wypoczynkowego z czasem wolnym udzielanym w związku z rozkładem służby lub rekompensatą za wykonywanie zadań ponad normę. Są to różne instytucje, mające odrębne podstawy i zasady ewidencjonowania.

Zwrot kosztów po odwołaniu lub wstrzymaniu urlopu

Jeżeli żołnierz został odwołany z urlopu albo udzielenie urlopu zostało wstrzymane, przysługuje mu zwrot kosztów spowodowanych tą zmianą w pełnej wysokości. Chodzi o koszty faktycznie poniesione i pozostające w związku z odwołaniem lub wstrzymaniem, na przykład bezzwrotne opłaty za nocleg, bilety, zmianę rezerwacji albo wcześniejszy powrót.

Zwrot nie następuje automatycznie. Żołnierz składa pisemny wniosek do dowódcy i dołącza dowody kosztów, takie jak faktury, rachunki, bilety, potwierdzenia płatności, regulaminy rezerwacji i potwierdzenia odmowy zwrotu przez usługodawcę. Zgodnie z rozporządzeniem zwrot powinien nastąpić w terminie 14 dni. W sprawie zwrotu kosztów dowódca wydaje na wniosek żołnierza decyzję, dlatego w razie sporu o wysokość lub odmowę zwrotu należy analizować pouczenie i właściwy środek zaskarżenia zawarty w tej decyzji.

Choroba przed urlopem albo w czasie planowanego urlopu

Urlopu wypoczynkowego nie udziela się na okres, w którym żołnierz przebywa na zwolnieniu lekarskim, jest zwolniony od zajęć z powodu osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny albo korzysta z innego urlopu. Jeżeli usprawiedliwiona nieobecność uniemożliwi wykorzystanie urlopu w ustalonym terminie, dowódca udziela go później, co do zasady nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania przeszkody.

Gdy zwolnienie lekarskie obejmuje okres zaplanowanego urlopu, urlop jest przesuwany i udzielany bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia, chyba że na wniosek żołnierza albo z inicjatywy dowódcy zostanie wyznaczony późniejszy termin, również nieprzekraczający zasadniczo 3 miesięcy od zakończenia zwolnienia. Podstawą przesunięcia jest zaświadczenie lekarskie.

Sprawy dotyczące urlopu nie powinny być łączone z ograniczeniami odnoszącymi się do dodatkowej aktywności żołnierza. Przykładowo zasady udziału żołnierza w działalności gospodarczej omawia osobno artykuł żołnierz w spółce komandytowej.

Ryzyka dyscyplinarne

Wyjazd bez formalnej zgody

Najpoważniejszym błędem jest rozpoczęcie urlopu wyłącznie na podstawie przekonania, że termin był uzgodniony. Jeżeli urlop nie został formalnie udzielony w rozkazie albo został skutecznie wstrzymany, nieobecność może zostać zakwalifikowana jako nieusprawiedliwiona.

Za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności żołnierz zawodowy może utracić prawo do 1/30 miesięcznego uposażenia. Niezależnie od skutku finansowego zachowanie może prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej, a w poważniejszych przypadkach także do dalej idących konsekwencji służbowych. Ustawa przewiduje zwolnienie z zawodowej służby wojskowej w razie jednorazowej nieusprawiedliwionej nieobecności przez 3 dni robocze.

Brak powrotu po odwołaniu z urlopu

Odwołanie z urlopu może nastąpić z ważnych względów służbowych. Informacja może zostać przekazana w sposób umożliwiający skuteczne powiadomienie żołnierza, a dowódca sporządza notatkę i odnotowuje odwołanie w rozkazie. Po otrzymaniu polecenia żołnierz powinien podjąć działania zmierzające do niezwłocznego powrotu zgodnie z otrzymanymi instrukcjami.

Jeżeli obiektywne okoliczności uniemożliwiają natychmiastowy powrót, na przykład brak połączenia, nagłe zdarzenie losowe lub stan zdrowia, należy bezzwłocznie poinformować przełożonego, udokumentować przeszkodę i uzgodnić sposób dalszego postępowania. Sam spór co do zasadności odwołania nie uprawnia do zignorowania polecenia.

Jak ograniczyć ryzyko sporu?

W sprawach urlopowych najważniejsza jest dokumentacja i szybka reakcja. Wnioski należy składać w formie pozwalającej ustalić datę wpływu, a po odmowie warto od razu wystąpić o termin zastępczy. Jeżeli urlop zostaje wielokrotnie przesuwany, trzeba prowadzić własne zestawienie niewykorzystanych dni i porównywać je z ewidencją jednostki.

W piśmie nie należy ograniczać się do żądania udzielenia urlopu w konkretnym terminie. Skuteczniejsze jest wskazanie podstawy prawa do urlopu, liczby dni bieżących i zaległych, dotychczasowych odmów, końcowego terminu ustawowego oraz dwóch lub trzech możliwych okresów wykorzystania urlopu. Taki sposób ułatwia wykazanie, że żołnierz dążył do pogodzenia prawa do wypoczynku z potrzebami służby.

FAQ

Ile urlopu ma żołnierz zawodowy?

Co do zasady 26 dni roboczych urlopu wypoczynkowego w roku. W roku powołania do zawodowej służby wojskowej wymiar ustala się proporcjonalnie. Dodatkowe dni mogą wynikać ze stażu, warunków służby, rodzaju stanowiska lub szczególnego statusu.

Czy dowódca musi zgodzić się na termin wskazany przez żołnierza?

Nie. Dowódca może uwzględnić potrzeby jednostki i odmówić konkretnego terminu albo zaproponować inny. Nie może jednak bezterminowo pozbawiać żołnierza możliwości wykorzystania należnego urlopu.

Czy sam wpis w planie urlopów oznacza zgodę na wyjazd?

Nie. Udzielenie urlopu oraz zmiany dotyczące jego terminu ogłasza się w rozkazie dowódcy. Przed opuszczeniem jednostki trzeba upewnić się, że urlop został formalnie udzielony.

Do kiedy trzeba wykorzystać urlop przesunięty z powodów służbowych?

Jeżeli urlopu nie udzielono w danym roku z ważnych względów służbowych, powinien zostać udzielony w ciągu następnego roku kalendarzowego. Urlopy z lat poprzednich wykorzystuje się w pierwszej kolejności.

Czy od odmowy urlopu przysługuje odwołanie?

Przepisy nie ustanawiają odrębnego odwołania administracyjnego od samej odmowy wybranego terminu. Żołnierz może złożyć pisemny raport lub wniosek drogą służbową, zażądać wyznaczenia terminu zastępczego, a w razie naruszenia uprawnień wnieść skargę do właściwego przełożonego lub organu wojskowego.

Czy po wstrzymaniu urlopu można odzyskać pieniądze za wyjazd?

Tak, jeżeli koszty zostały faktycznie poniesione i wynikają z wstrzymania lub odwołania z urlopu. Trzeba złożyć pisemny wniosek do dowódcy i dołączyć dowody wydatków oraz dokumenty potwierdzające, że nie można ich odzyskać od usługodawcy.

Co dzieje się z urlopem, gdy żołnierz zachoruje?

Urlopu nie udziela się na okres zwolnienia lekarskiego. Jeżeli choroba obejmuje planowany urlop, termin jest przesuwany, a urlop udzielany po ustaniu przeszkody albo w innym terminie ustalonym zgodnie z przepisami, zasadniczo nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Czy można wyjechać, gdy dowódca nie odpowiedział na wniosek?

Nie. Brak odpowiedzi nie jest równoznaczny z udzieleniem urlopu. Wyjazd bez formalnej podstawy może zostać potraktowany jako nieusprawiedliwiona nieobecność i wywołać skutki finansowe, dyscyplinarne oraz służbowe.

Podsumowanie

Żołnierz zawodowy ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, lecz termin jego wykorzystania musi być pogodzony z potrzebami służby i formalnie potwierdzony w rozkazie. Po odmowie konkretnego terminu należy złożyć propozycję alternatywną i zadbać o pisemne potwierdzenie liczby dni zaległych. Jeżeli urlop został wstrzymany albo żołnierz został z niego odwołany, powinien zabezpieczyć dokumenty dotyczące poniesionych kosztów i złożyć wniosek o ich zwrot. W żadnym przypadku spór z dowódcą nie uprawnia do samowolnego rozpoczęcia urlopu.

Źródła

• ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w szczególności art. 226 pkt 16 oraz art. 280–283;
• rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 2 marca 2023 r. w sprawie urlopów żołnierzy zawodowych, w szczególności § 2–5, § 10 oraz § 21–22.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.